Wystawianie faktur w SaldeoSMART

Wystawianie faktur w SaldeoSMART

Udostępnij:
2
(8)

Na pewno każdy przedsiębiorca przynajmniej raz w miesiącu wystawia faktury. Jako dokument księgowy potwierdzają one bowiem dokonanie sprzedaży. Wystawianie faktur VAT dotyczy tylko podatników VAT, jednak od 2014 faktura jest dokumentem dostępnym także dla nie-vatowców. Jak wystawić fakturę w SaldeoSMART i co powinno się na niej znaleźć?

Jak wystawić fakturę w SaldeoSMART

Wystawianie faktur w SaldeoSMART jest proste i szybkie. Ma kilka znaczących ułatwień – na samym początku biuro rachunkowe może zaimportować swojemu klientowi bazę jego kontrahentów z programu księgowego, dodatkowo klient może rozpocząć pracę od utworzenia bazy towarów/ usług (zwłaszcza jeśli są one stałe).

Aby wystawić fakturę należy wybrać opcję “Dodaj → Fakturę VAT” w menu głównym lub bezpośrednio na liście faktur. Zaczynamy oczywiście od informacji w nagłówku, czyli dat (program podpowiada bieżące), a numer dokumentu podpowiada się automatycznie (co uniemożliwia popełnienie błędu w numeracji). Następnie należy wybrać kontrahenta z bazy lub dodać nowego – w tym przypadku najlepiej pobierając jego dane z GUS – czyli kolejne ułatwienie pracy w SaldeoSMART. Ostatni krok to wybór odpowiednich pozycji na fakturze oraz informacje o zapłacie. Na koniec możemy jeszcze dodać uwagi do faktury, określić wystawiającego fakturę… i gotowe. Tak naprawdę opisanie jak wystawić fakturę w SaldeoSMART zajmuje więcej czasu niż jej rzeczywiste wystawienie.

Personalizacja faktur

Jednak zanim wystawimy pierwszą fakturę w aplikacji, warto zadbać o jej wygląd. SaldeoSMART umożliwia wybór jednego z kilku wzorów graficznych – takiego, który najbardziej nam się podoba. Zachęcamy także do dodania logo, które będzie później widoczne na wydruku faktury w PDF, który wysyłamy do swojego kontrahenta. W SaldeoSMART można także zamieścić stały dopisek, który będzie widoczny w stopce faktury (dolna część pod uwagami), np. adres strony internetowej czy kanałów social media. Te ustawiania są dostępne w “Ustawieniach faktur/ rachunków”. W razie potrzeby można także wystawioną fakturę wydrukować lub wysłać kontrahentowi w języku angielskim.

Personalizacja faktury w SaldeoSMART Spersonalizowane faktury, zawierające logo, dane firmy czy kontakt, to jeden z elementów komunikacji wizualnej firmy

Jakie faktury wystawisz w SaldeoSMART?

  • Fakturę VAT oraz fakturę dla niewatowca – to jaki rodzaj faktur może wystawiać klient zależy od biura rachunkowego. U ustawieniach firmy należy wybrać odpowiednią opcję.
  • Faktury zaliczkowe i proformy – opcje dostępne w menu głównym.
  • VAT marża – ta opcja jest dostępna podczas wystawiania faktury. Po zaznaczeniu tego parametru firma wybiera z listy jakiej procedury marży to dotyczy.
  • Metoda kasowa – ten parametr także jest dostępny do wyboru podczas wystawiania faktury.
  • Faktury ze stawką ZW – domyślna podstawę zwolnienia dla stawki ZW można wskazać w Ustawieniach Faktur.

Wystawianie faktur – ułatwienia w SaldeoSMART

To przede wszystkim faktury cykliczne, które znacznie przyspieszają wystawianie faktur w przypadku usług abonamentowych czy cyklicznej sprzedaży przy stałych kontrahentach. To mechanizm, który w kilkanaście sekund pozwala wystawiać dowolną ilość ustalonych wcześniej faktur.

Wystawiasz faktury cykliczne? Przeczytaj jak szybko i sprawnie możesz to zrobić.

Warto podkreślić jeszcze jeden aspekt, czyli maile do kontrahentów. Wystawione w SaldeoSMART faktury można szybko wysłać do kontrahenta na jego adres mailowy. W praktyce bardzo często faktura jest wystawiana od razu po wykonaniu usługi czy sprzedaży towarów i nie trzeba mieć drukarki, żeby dostarczyć ją kontrahentowi. Otrzymuje ją bezpośrednio na swoją skrzynkę mailową. To szczególnie ważne jeśli np. usługa wykonywana jest u kontrahenta – wystawiający bardzo rzadko wozi ze sobą drukarkę.

To jednak nie wszystko – w SaldeoSMART przedsiębiorca może także łatwo i szybko wysłać do kontrahenta przypomnieć o płatności, wezwanie do zapłaty, a na na zakończenie podziękować solidnemu kontrahentowi za dokonanie płatności. Podtrzymywanie relacji biznesowych jest ważne, więc warto korzystać z tych form komunikacji z kontrahentem. Dzięki takiemu rozwiązaniu te działania nie wymagają od przedsiębiorcy dodatkowego czasu, a firma pozostaje w stałym kontakcie ze swoimi kontrahentami.

Faktura – co to jest?

Na koniec, w ramach podsumowania w kilku słowach odpowiemy na pytanie “Co to jest faktura„. Faktura to dokument sprzedaży, który jest potwierdzeniem wykonania transakcji. Jest to taki rodzaj rachunku, który zawiera:

  • dane sprzedawcy oraz nabywcy,
  • numer dokumentu (co ważne z zachowaniem ciągłości numeracji faktur),
  • datę wystawienia, datę dostawy/ wykonania usługi,
  • termin płatności,
  • nazwę towaru lub usługi wraz ze stawką VAT,
  • ilość oraz cenę jednostkową towaru lub usługi,
  • szczegółowe podsumowanie, czyli:
    • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
    • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
    • wartość sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi.

Wydaje się dużo, ale tak naprawdę jest to bardzo proste – zwłaszcza w aplikacji SaldeoSMART 🙂

Jak przydatny był ten post?

Kliknij gwiazdkę, aby ocenić!

Średnia ocena 2 / 5. Liczba głosów: 8

Jak dotąd brak głosów! Bądź pierwszym, który oceni ten post.

Poprzedni
Przedsiębiorco, zmieniają się składki ZUS w 2020 r.
Następny
3 sposoby na oszczędności w firmie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów

Komentarze (49)

  1. Adrian

    Chciałbym dopytać, czy przy fakturze wystawionej w ten sposób można normalnie skorzystać z faktoringu online? Wszystko wydaje się jasne, a opis usługi jest bardzo dokładny, ale wolę jednak dopytać. Pozdrawiam.

  2. JOANNA

    czy jest możliwość wystawiania w Saldeo not księgowych? Mój klient wystawia noty na podatek od nieruchomości inne opłaty, nie uwzględnione w fakturze sprzedażowej. Czy jest taka możliwość? nie moge znaleźć

    • SaldeoSMART nie ma funkcji wystawiania not księgowych. Najlepszym i najszybszym sposobem uzyskania odpowiedzi na takie pytania jest kontakt z BOK SaldeoSMART – przez Centrum Pomocy lub maila. Pozdrawiamy!

  3. iwona

    witam,
    czy da sie zmienic numeracje fv z indywidualnej na automatyczna

    • Taka możliwość jest tylko na przełomie roku, gdy w nowym roku nie ma żadnych wystawionych faktur. W trakcie roku, gdy są już jakieś faktury to takiej opcji nie ma. Najlepszym i najszybszym sposobem uzyskania odpowiedzi na takie pytania jest kontakt z BOK SaldeoSMART – przez Centrum Pomocy lub maila. Pozdrawiamy!

  4. Izabela

    Witam czy da się wystawić duplikat faktury ?

  5. Kamila Bator

    Oczywiście – jest możliwość wystawienia duplikatu do faktury wcześniej wystawionej w SaldeoSMART.
    Na liście faktur użytkownik może znaleźć taką opcję w kolumnie Akcje (ikonka z dokumentem i czarną literą D)

  6. Magda

    Witam, czy jest możliwość wystawienia faktury korygującej do faktury zaliczkowej w saldeo?

    • Kamila Bator

      Pani Magdo, obecnie nie mamy takiej funkcjonalności. Ale planujemy, została wpisana na listę rozwojową.

  7. sławek

    jak zmienić numer faktury ? wykasowałem pierwsza fakturę i zostały 2 kolejne. Chce wystawić nową w miejscu wykasowanej ale nie mogę zmienić numeru faktury na 1 bo nadaje mi kolejny czyli 4.

  8. Kamila Bator

    Panie Sławku, niestety w przypadku usunięcia faktury przy zastosowanej numeracji automatycznej (miesięcznej/rocznej) nie da się wrócić do poprzedniego numeru faktury, w tej sytuacji powstanie luka w numeracji faktur. Jedynym rozwiązaniem w tej sytuacji jest zmiana sposobu numerowania dokumentów sprzedażowych w Ustawieniach faktur na numerację Indywidualną.

  9. Rafał

    Czy wystawioną fakturę możemy wydrukować z systemu bez zapisywania jej na dysku komputera? Wybierając opcję drukuj, komputer u mnie najpierw chce zapisywać ją na dysku.

    Pozdrawiam. Rafał

  10. Panie Rafale, tak to działa, że zapisuje plik – nie ma możliwości bezpośredniego wydrukowania, bez uprzedniego zapisania.

  11. ela

    Czy można przywrócić usuniętą fakturę ? Usunięta omyłkowo przez operatora.

  12. Magda

    Czy w saldeo jest możliwość wystawienia faktury zaliczki przed wpłatą, zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT?

    • Pani Magdo, w Saldeo jest przyjęte założenie, że faktury zaliczkowe wystawia się po otrzymaniu płatności. Dlatego zawsze faktura zaliczkowa jest oznaczona jako zapłacona, bo zakładamy, że ona już dokumentuje fakt otrzymania pieniędzy.

  13. Julia

    Czy można rozpocząć numerowanie faktur zaliczkowych od numeru innego niż 1?

    • Dzień dobry Pani Julio,
      numeracja faktur zaliczkowych jest analogiczna jak dla faktur zwykłych i w zależności jaki ma Pani ustawiony rodzaj numeracji, można wystartować od numeru innego niż 1.
      W razie dalszych pytań zachęcam do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: telefonicznie +48 12 350 66 88 lub mailowo obsluga@saldeosmart.pl.

  14. Iwona

    Czy można poprawić w zapłaconej zaliczce kwotę o 1 grosz? Wpisuje ze zaliczka jest np na 1000 zł i tak jest w programie a po wydrukowaniu pokazuje cały czas 1000,1 zł? Nie wiem w czym jest problem.

  15. Karolina

    Dzień dobry. Jeśli nie ma możliwość zrobić korekty do faktury zaliczkowej. To w jaki sposób mogę skorygować taką fakturę?

    • Dzień dobry Pani Karolino, pracujemy nad tym, aby z poziomu SaldeoSMART była możliwość wystawienia korekty do zaliczki, udostępnienie takiej funkcji zaplanowane jest jeszcze w tym tygodniu.

  16. Martyna

    Dzień dobry,
    czy jest możliwośc wystawienia faktury do paragonu?

    • Dzień dobry Pani Martyno, stricte faktury do paragonu jako typ faktury nie mamy, ale jest za to możliwość wystawienia faktury od kwoty brutto, czyli kwoty paragonu. Po więcej szczegółów zapraszam do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: obsluga@saldeosmart.pl lub telefonicznie: +48 12 350 66 88

  17. Anna

    Jak wystawić FV do paragonu dla osoby fizycznej?

  18. Megi

    Dzień dobry, czy wysyłając fakturę na mail kontrahentowi mogę wpisać tytuł maila jaki sobie życzy kontrahent? dziękuję, pozdrawiam .

  19. Magda

    Witam, Czy jest możliwość wystawienia faktury na dwóch nabywców

  20. Dzień dobry Pani Magdo, dziękujemy za pytanie. W SaldeoSMART można wystawić fakturę, na której mamy innego nabywcę, a innego odbiorcę. Więcej informacji znajdzie Pani w Centrum Pomocy: https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/4402589053969-Wskazanie-nabywcy-i-odbiorcy-na-fakturze

  21. Anna

    Czy w saldeo jest możliwość wystawiania faktur dla zagranicznych odbiorców? Jeśli nie to czy jest planowane wprowadzenie takiej możliwości?

    • Dzień dobry Pani Anno, w SaldeoSMART jest możliwość wystawiania faktur na kontrahentów zagranicznych. Nawet na etapie dodawania kontrahenta, można określić „kraj” (lista rozwijalna) oraz „typ kontrahenta” (lista rozwijalna).

  22. Magda

    dzień dobry,
    w jaki sposób można dodać VAT-owski numer konta do wystawionej już faktury, aby poszło split paymentem?
    pozdrawiam,

    • Pani Magdo, dziękujemy za pytanie! Przy wystawianiu faktury jest jedynie możliwość zaznaczenia checka: mechanizm podzielonej płatności, wtedy na pdf/wydruku faktury będzie też informacja o mechanizmie podzielonej płatności. W razie dalszych pytań zapraszam do kontaktu z biurem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl, tel. +48 12 350 66 88.

  23. MONIKA

    Czy jest możliwość na fakturze dodania dodatkowej nowej pozycji ale bez kwot(puste pole) np. na wpisanie części usługi tak aby na fakturze tekst w całości nie był ciągiem ?
    Dlaczego okno do wpisywania tekstu jest tak wąskie, czy nie można go powiększyć?

    • Pani Moniko,
      Niestety nie można dodać do faktury pozycji, która nie będzie zawierała informacji o kwocie. Przekażę sugestię, aby pole do wpisywania pozycji na fakturze było szersze. W razie dalszych pytań zapraszam do kontaktu z biurem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl, tel. +48 12 350 66 88.

  24. Dominik

    dzień dobry,
    w którym miejscu ustawia się nr konta , który pojawią się na fv , do zapłaty.
    w panelu użytkownika nie widzę miejsca na wpisanie nr konta.

    • Panie Dominiku,
      Rachunek bankowy należy ustawić wybierając w konfiguracja -> konto, a następnie w ustawieniach konta są pola, które umożliwiają wprowadzenie rachunku bankowego, który podpowiada się na etapie wystawiania faktury.
      W razie dalszych pytań zapraszam do kontaktu z biurem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl, tel. +48 12 350 66 88.

  25. Anna

    Dzień dobry, czy jest możliwość wystawiania faktur sprzedaży w języku obcym – najlepiej w języku angielskim?

    • Dzień dobry,
      Można zmienić interfejs SaldeoSMART na języka angielski i wystawić fakturę, którą następnie można wysłać do kontrahenta również w języku angielskim. W razie dalszych pytań zapraszam do kontaktu z biurem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl, tel. +48 12 350 66 88.

  26. Mateusz

    Kilka uwag do modułu faktur:
    – aż się prosi o to by faktury w angielskim, lub jeszcze lepiej polskim i angielskim były dostępne normalnie z każdego poziomu bez fiku-miku ze zmianą interfejsu całego saldeo na angielski…
    – fajnie by było, by faktury unijne mogły mieć odrębną numerację, lub wręcz sub-moduł, by klient świadomie wybierał, że wystawia fakturę zagraniczną. Do tego z automatu info o reverse charge itp. Inaczej są pomyłki, np klient zapomni przeklikać VAT ze standardowej stawki 23% za 0% czy np.
    – szkoda, że nie można przypisać % rabatu dla konkretnych klientów..

    • Panie Mateuszu,
      Dziękujemy za przesłane sugestie. W odpowiedzi na pierwszą z nich, nie ma potrzeby zmiany interfejsu aby można była wygenerować fakturę w języku angielskim – szczegóły w podlinkowanym artykule dostępnym w Centrum Pomocy (https://pomoc.saldeosmart.pl/hc/pl/articles/360016273678-Zmiana-faktury-na-inny-j%C4%99zyk) 😉

      Co do rabatu: w polu opis przy danym kontrahencie można wprowadzić indywidualne warunki dla danego kontrahenta. Następnie na etapie wystawiania faktury dla tego kontrahenta – pojawi się informacja, w której będą zawarte te dane. Jeśli jednak chodzi Pan o stałe zastosowanie rabatu, to faktycznie nie ma takiej funkcji.

      Wszelkie sugestie przekażemy naszym deweloperom 😉
      Dziękujemy!

  27. Mateusz

    Chciałbym też zgłosić, że nawet po przestawieniu interfejsu na angielski faktury są nadal po polsku. Co dokładnie należy ustawić, by wygenerowany PDF był po angielsku? I dlaczego nie da się prościej? 🙂

  28. Dorota

    Dzień dobry
    Co z wystawianiem fv jeśli mamy gospodarkę magazynową? Czy do saldeo moglibyśmy importować fv sprzedaży czy może jest inny sposób?

  29. Pani Doroto,
    Jak najbardziej SaldeoSMART posiada funkcję Import faktur sprzedaży z pliku EXCEL, która umożliwia wygodne wystawianie faktur na podstawie przygotowanego pliku EXCEL. W razie dalszych pytań zapraszam do kontaktu z biurem obsługi klienta: obsluga@saldeosmart.pl, tel. +48 12 350 66 88.

  30. Magda

    Czy w saldeo jest możliwość wystawienia faktury zaliczki przed wpłatą, zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT, z uwagi na wprowadzenie od 22.04.24 przez NFOŚIGW wymogu do programu czystego powietrza przedstawienia kopii fry zaliczki?

    CYTAT:
    Od 22 kwietnia 2024 r. wchodzi nowa wersja programu „Czyste Powietrze”. Zmiany w programie obejmują trzy ważne elementy:
    3. W trosce o osoby biorące dotacje zostaną wprowadzone też nowe zapisy umowne dot. dotacji z prefinansowaniem (wypłata zaliczki na konto wykonawcy po złożeniu do wfośigw podpisanej własnoręcznie przez beneficjenta dyspozycji wypłaty zaliczki z kopią faktury zaliczkowej) oraz dot. dotacji przez pełnomocnika (wymóg pełnomocnictwa z podpisem własnoręcznym wnioskodawcy poświadczonym notarialnie).”
    Pozdrawiam

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *