SaldeoSMART a praca zdalna – poradnik dla Klientów SaldeoSMART

Każde biuro rachunkowe ma możliwość udostępnienia SaldeoSMART swoim Klientom. W ten sposób mogą oni dodawać do programu swoje dokumenty. Wiemy, że nie wszyscy z Państwa korzystali z tej funkcji, więc przygotowaliśmy krótki przewodnik ze wskazówkami jak uruchomić konto dla klienta. W ten sposób praca zdalna biura rachunkowego będzie łatwiejsza, a co najważniejsze – bezpieczniejsza.

Dostęp do programu dla klientów biura rachunkowego

Zacznijmy od podstaw. Każde biuro może swoim klientom udostępnić konto w SaldeoSMART. Jak? Wystarczy utworzyć Firmie konto lub przypomnieć jej dane dostępowe do programu. Wskazówki znajdziesz w naszym filmie.

Klient ma już utworzone konto, ale nie pamięta danych do logowania

W takim przypadku warto najpierw sprawdzić jaki adres mailowy jest w ustawieniach konta (będzie konieczny do odzyskania hasła). Ta informacja jest widoczna na Liście Firm (w menu głównym: Firmy -> Lista Firm) w kolumnie email/ telefon. W razie potrzeby można wejść w ustawienia i tam ten adres zmienić.

Odzyskanie hasła do konta

• Na tej stronie Firma może samodzielnie zresetować swoje hasło, podając swój login.
• Także Biuro rachunkowe może zresetować hasło Firmy – w kolumnie Akcje na Liście Firm jest ikona kłódki „Odzyskaj hasło”, która powoduje wygenerowanie do konta nowego hasła.

Po odzyskaniu/ wygenerowaniu hasła, Firma otrzyma je na swój email i wtedy może bez przeszkód zalogować się do programu.

Klient nie ma jeszcze konta w SaldeoSMART

W takiej sytuacji Firmę można założyć na dwa sposoby – ręcznie w SaldeoSMART lub importując z programu księgowego.

• Dodawanie nowej firmy w programie

Opcja dodawania jest w menu głównym Dodaj -> Firmę lub poprzez przycisk +Dodaj nad Listą Firm. Ułatwieniem podczas dodawania nowej firmy jest pobieranie danych z GUS po numerze NIP. Ważne jest nadanie loginu oraz wpisanie właściwego adresu mailowego. Wtedy na ten email przyjdzie automatycznie wygenerowane hasło do pierwszego logowania się.

• Import firm z programu księgowego

Biur, które korzystają z integracji poprzez dodatki do integracji, mogą dodawać nowe firmy przez SaldeoPULPIT (konto administratora).

Przekazywanie dokumentów

Obecnie przekazywanie dokumentów online jest chyba najbezpieczniejszą formą.

Jak jest przewaga SaldeoSMART nad przesyłaniem faktur i innych dokumentów mailem? Przede wszystkim taka, że dokumenty dodawane do archiwum są widoczne od razu dla obu strona (firma i księgowy) a księgowość otrzymuje codzienne raporty z powiadomieniami o nowej aktywności i dodanych dokumentach. Bolączką przesyłanie dokumentów mailami jest to, że maile niekiedy się „gubią”. Otrzymując kilkanaście czy kilkadziesiąt maili można jakiś przeoczyć czy usunąć przez chwilową nieuwagę. W SaldeoSMART zarówno dodanie, jak i usuniecie dokumentu jest uwzględniane w powiadomieniach o aktywności.

Nasze wskazówki:

• Jeśli wcześniej te powiadomienia były wyłączone, to warto je jednak włączyć. Dzięki temu żadna aktywność Klienta biura nie zostanie przeoczona.
• Po zakończeniu księgowania zalecamy zamykanie danego miesiąca. Wtedy Klient nie może do tego miesiąca ani dodać ani usunąć żadnych dokumentów/ faktur sprzedażowych. Funkcja zamykania/ otwierania miesiąca jest dostępna nad Listą Faktur/ Dokumentów.

Jakie dokumenty można dodawać do SaldeoSMART?

Firma możne dodawać zarówno faktury kosztowe, jak i inne rodzaje dokumentów.

Jak firma może dodawać dokumenty do SaldeoSMART?

Są trzy sposoby:

• Ręcznie w programie – +Dodaj dokument w menu głównym lub nad listą dokumentów.
• Mailowo na dedykowany adres email do dodawania dokumentów – informacje o tym sposobie dodawanie dokumentów są w Ustawieniach Konta – sekcja „Ustawianie numeru PIN”
• Przez aplikację mobilną SaldeoSMART, którą można bezpłatnie zainstalować w telefonie.

Warto także podpowiedzieć, aby Klient zadbał, w miarę swoich możliwości oczywiście, o jakość skanów dokumentów czy zdjęć faktur (odpowiednia ostrość czy wykadrowanie). Dzięki temu praca z dokumentami będzie wygodniejsza, zarówno dla niego, jak i dla Państwa.

Ułatwienia w organizacji pracy biura

Organizacji działania podczas pracy zdalnej jest kluczowa. Warto więc korzystać z funkcji, które w tym pomagają. W sytuacji, gdy każdy pracuje z innego miejsca ważne jest, aby wiedzieć na jakim etapie są prace. Nie tylko w relacji przełożony – podwładny, ale także pomiędzy pracownikami na tym samym szczeblu. Przydatne są procedury i zasady organizacyjne. Ich wdrożenie często wymaga czasu i dostosowania do zespołu, co obecnie jest trudne w realizacji.

Dlatego też podpowiadamy naszym Klientom, z których funkcji SaldeoSMART warto skorzystać właśnie w zakresie organizacji pracy biura. W tym zakresie dużą rolę odgrywają przede wszystkim Komunikacja z Klientem i Zarządzanie Biurem.

• Czytelny stan prac nad wysyłaniem rozliczeń księgowych

W ramach Komunikacji z Klientem biura mogą przesyłać do swoich klientów rozliczenia księgowe. Ich historia jest dostępna w programie, z punktu widzenia organizacji pracy zdalnej ważne jest jednak podsumowanie zbiorcze, w który widać postęp prac zespołu księgowego. Dzięki temu wiadomo jakie informacje (ZUS, podatki, wynik firmy) Klienci już otrzymali.

• Zarządzanie biurem rachunkowym

Bardzo ważna jest także organizacja pracy wewnątrz biura – delegowanie zadań, przekazywanie informacji, historia wymiany wiadomości z klientami – szczególnie teraz, gdy pytań jest prawdopodobnie więcej, a maile z jednego tematu nie zawsze są w jednym wątku. Znacznie łatwiej także przydzielać konkretne zadania jeśli się wie, nad czym zespół obecnie pracuje.

Praca zdalna w większym zespole nie jest tak prosta, jakby mogło się to wydawać. Jeśli jednak zachowany pewne zasady i skorzystamy z dostępnych narzędzi, bez przeszkód można w tym trybie pracować. Kwestie organizacji pracy i zarządzania są kluczowe, więc zdecydowaliśmy, że do końca maja 2020 r. w promocji będą Pakiety Zarządzanie Biurem i Komunikacja z Klientem, które wpierają biura rachunkowe właśnie w tym obszarze działania.

Naszych Klientów zachęcamy – #ZostańwDomu i pracuj zdalnie z SaldeoSMART!