Nowe typy dokumentów w Odczytywaniu Dokumentów

Użytkownicy Odczytywania Dokumentów mogą teraz gromadzić kompletne i opisane archiwum dokumentów w jednym miejscu. Aktualizacja programu pozwala dodawać nowe typy dokumentów, takie jak Pismo, Umowa i Proforma. Dodatkowo, Proformy będą odczytywane przy użyciu OCR, podobnie jak obecnie faktury, a w przyszłości mechanizm odczytu zostanie dostosowany także do Umów i Pism.

Korzyści z rozbudowy archiwum dokumentów SaldeoSMART

Do tej pory archiwum dokumentów w SaldeoSMART opierało się głównie na fakturach, a pozostałe typy dokumentów Użytkownicy dodawali jako Inne. Najnowsza aktualizacja zmienia to, dodając do listy dostępnych typów Pismo, Umowę i Proformę. Są to jedne z najczęściej spotykanych typów dokumentów w księgowości, a ich wydzielenie umożliwia uporządkowanie i rozbudowanie dostępnego archiwum. Typ dokumentu to nadrzędna etykieta, która informuje użytkownika o tym, z jakim rodzajem dokumentu ma do czynienia. Archiwizacja wszystkich dokumentów w jednym repozytorium to dodatkowa korzyść dla firm, gdyż w ten sposób ich przeglądanie jest znacznie wygodniejsze oraz szybsze – dzięki pełnotekstowej wyszukiwarce, dostępnej dla Użytkowników SaldeoSMART.

Jakie nowe typy dokumentów są dostępne?

Użytkownicy Odczytywania Dokumentów mogą dodawać Pisma, Umowy i Proformy. Dla nowych typów dostępne będą także etapy, tak aby Użytkownicy wiedzieli, czy dany dokument jest nowy, czy został już zaakceptowany przed odpowiedniego Użytkownika.

Dostępne etapy dla poszczególnych nowych typów dokumentów w Odczytywaniu Dokumentów to:

• Proforma – etapy Nowy, Zweryfikowany, Rozliczony
• Umowa – etapy Nowy i Zarchiwizowany
• Pismo – etapy Nowy i Zarchiwizowany

Dodawanie dokumentów przebiega podobnie jak dla faktur. Dokumenty dla nowych typów można dodawać ręcznie z poziomu aplikacji lub przesyłać na dedykowany adres email dla dokumentów. Tych typów nie można dodawać przez aplikację SaldeoPULPIT, ponieważ wtedy zostaną automatycznie odczytane i przypisane do typu faktura.

Typ Proforma, jako typ wydzielony z faktur, może być odczytywany, czyli dzięki OCR i autorskim algorytmom analizy danych, z faktur proforma pobierane są odpowiednie informacje, tak jak jest to obecnie w przypadku faktur. Funkcja odczytywania jest dostępna na Liście Dokumentów. Dla Proform jest także możliwe generowania elektronicznych przelewów. Wydzielenie Proforma z typu Faktur jest odpowiedzią na potrzeby Użytkowników. Proformy nie są fakturami, a jedynie zleceniem płatności, na podstawie którego po opłaceniu jest wystawiana właściwa faktura, stąd dla wygody i uporządkowania archiwum wyodrębniliśmy ten tym dokumentów.

Dokumentacja firmy w jednym miejscu

Do tej pory inne typy dokumentów były dostępne wyłącznie w Obiegu Dokumentów, który pozwala także na stworzenie indywidualnej ścieżki przepływu dokumentów na wielu etapach. Nowe typy dokumentów, dostępne w Odczytywaniu Dokumentów mają domyślny obieg, który ma na celu rozbudowę elektronicznego archiwum dokumentów.

Dzięki nowym typom dokumentów firma tworzy kompleksowe repozytorium – w jednym miejscu zarówno księgowi, jak i pracownicy firmy, którzy mają dostęp do Panelu w SaldeoSMART, będą mogli dodawać, archiwizować i przeglądać firmowe dokumenty. Nowe typy są uwzględnione także w wyszukiwarce dokumentów, więc można je także wyszukiwać po dowolnych parametrach – obecnie dotyczy to Proform, a w przyszłości także Umówi i Pism, które również będą odczytywane pod kątem zastosowania pełnotekstowej wyszukiwarki dokumentów.