Na czym polegają integracje z programami księgowymi?

SaldeoSMART udostępnia ponad 40 integracji z programami księgowymi i systemami ERP. Zakres integracji, czyli ilość przenoszonych danych jest różna i zależy od konkretnego programu. Ważne jest dla nas, aby Użytkownicy SaldeoSMART rozumieli na czym polega mechanizm integracji oraz jak one działają. Najważniejsze informacje na ten temat zebraliśmy w naszym artykule.

Integracje z programami księgowymi

Integracja to mechanizm, dzięki któremu możliwy jest eksport informacji z SaldeoSMART oraz ich import w danym programie. Z SaldeoSMART eksportujemy dwa rodzaje dokumentów – faktury (sprzedażowe i kosztowe) oraz wyciągi bankowe. Integracje z programami księgowymi to bardzo ważny element działania z SaldeoSMART.

Zakres integracji jest różny w zależności od programu, jednak stała jest jedna zasada – z SaldeoSMART możemy eksportować komplet informacji, jednak to, co zaimportujemy w programie księgowym zależy od programu i tego, jaką ilość informacji można przenieść w pliku wymiany. Stąd różnice pomiędzy integracjami dla różnych programów, na które nie mamy wpływu, a o co często pytają nasi Klienci.

Jakie są rodzaje integracji SaldeoSMART?

Od samego początku istnienia SaldeoSMART wiedzieliśmy, że kluczem do współpracy z księgowymi jest szeroki wachlarz integracji z programami, na których pracują. Obecnie integracji jest ponad 40, dzięki czemu na SaldeoSMART mogą pracować firmy działające na bardzo różnych programach księgowych i systemach ERP, działające zarówno na pełnej księgowości, jak i uproszczonej.

Mechanizmów integracji jest klika i dlatego integracje różnią się między sobą. W SaldeoSMART wyróżniamy następujące integracje z programami księgowymi:

• Integracja plikowa

Czyli pierwszy rodzaj integracji, który przygotowaliśmy. Najstarsza integracja – z Comarch Klasyka powstała w 2010 r. W integracjach plikowych wykorzystywany jest tzw. plik wymiany w formacie określonym przez konkretny program księgowy. Może to być plik xml, txt, epp lub inny. To, jakie dane wysyłamy w tym pliku zależy od tego, jakie dane konkretny program księgowy może zaimportować.

• Moduł synchronizacji SaldeoSMART

W pewnym momencie integracje plikowe zaczęliśmy rozbudowywać o tzw. automatyczną synchronizację. Polega ona na tym, że podczas wdrożenia instalujemy dodatek, który umożliwia synchronizację kontrahentów, kategorii, rejestrów, form płatności oraz automatyczne zakładanie firm w SaldeoSMART na podstawie listy firm w programie księgowym (zakres synchronizacji zależy od programu). To bardzo duże ułatwienie na początku pracy z SaldeoSMART i znaczące przyspieszenie konfiguracji parametrów integracji.

• Dodatek integracyjny Partnera lub Producenta programu księgowego

Ta forma integracji także umożliwia synchronizację danych, różnica jest taka, że dodatek integracyjny przygotował dla nas jeden z naszych Partnerów lub producent programu księgowego (np. KSP Logotech, KPR „bc” czy Ramzes).

• API/ Webservice

Ten mechanizm jest stosowany najczęściej przy indywidualnych integracjach z programami, na których pracują firmy. Na podstawie naszej specyfikacji można przygotować import danych w dowolnym programie i dowolnym zakresie.

„Dlaczego integracja nie działa?”

Z tym pytaniem spotykamy się dość często i nie ma na nie jednej odpowiedzi. Powodów może być kilka, także takich niezwiązanych z samą integracją po stronie SaldeoSMART. Podpowiadamy najczęstsze z nich i mamy nadzieję, że nasze wskazówki będą przydatne:

• Problemy z synchronizacją danych (kontrahenci, kategorie itp.) – mogą wystąpić w przypadku, gdy zmieniły się dane serwera z bazami danych, gdy program księgowy był przeniesiony na inny serwer lub zostało zmienione hasło (serwera lub programu księgowego).
• Brak dostępu do bazy danych – także w przypadku integracji z automatyczną synchronizacją. Najczęściej chodzi o brak uprawnień Użytkownika w zakresie dostępu do bazy danych programu księgowego. Powodem może być zmieniona lokalizacja serwera z bazami danych lub zmiana danych serwera.
• Błędy w konfiguracji ustawień parametrów integracji – np. braki w ustawieniach kont księgowych, błędny identyfikator księgowy w programie Comarch Optima.
• Brak ustawionego szablonu/ schematu importu lub ustawiony niewłaściwy.