Elektroniczne archiwum dokumentów SaldeoSMART

Dostęp do dokumentów, nie tylko księgowych, jest niezwykle ważny w każdej  firmie. Stąd konieczność tworzenia archiwów dokumentów, które w sposób zorganizowany pozwalają na dotarcie do dokumentu zawsze wtedy, gdy jest on potrzebny. Elektroniczne archiwa dokumentów stają się coraz bardziej popularne ze względu na liczne przewagi, jakie posiadają w stosunku do klasycznych teczek lub segregatorów. E-archiwizacja to przede wszystkich systemowy porządek, szybkość dostępu i łatwość przeszukiwania treści. Jakie jeszcze inne korzyści oferuje skanowanie dokumentów i elektroniczna archiwizacja danych w SaldeoSMART?

Bazowa funkcja – archiwum dokumentów

Archiwum dokumentów w SaldeoSMART to moduł, który był dostępny niemal od samego początku aplikacji, początkowo w znacznie okrojonej formie w stosunku do stanu dzisiejszego. W ramach Pakietu Komunikacja z klientem (dawniej Saldeo) użytkownik dodaje skany dokumentów lub pliki elektroniczne, przekazując je w ten sposób na bieżąco do księgowości. Mimo prostej funkcjonalności, funkcja ta jest chętnie wykorzystywana i bardzo lubiana wśród użytkowników, zarówno po stronie biur rachunkowych, jak i klientów biur. Proste archiwum elektroniczne dało początek zaawansowanym narzędziom do pracy z dokumentami, w szczególności automatycznemu odczytywaniu danych ze skanów.

Skanowanie dokumentów

Rozbudowane możliwości elektronicznego archiwum dokumentów są dostępne dla użytkowników Pakietu Odczytywanie Dokumentów oraz Obieg Dokumentów. Idea powstania tej funkcji była bardzo prosta – chęć ułatwienia i przyspieszenia pracy związanej z ręcznym wprowadzaniem dokumentów. Zeskanowane dokumenty są dodawane do SaldeoSMART, aplikacja odczytuje odpowiednie dane, a następnie Użytkownik weryfikuje je oraz kategoryzuje. Wysoka skuteczność sprawia, że proces weryfikacji jest szybki, a praca na dokumentach elektronicznych jest dodatkowo wygoda i bardzo efektywna. Oczywiście zeskanowanie i odczytanie pojedynczej faktury nie będzie szybsze niż wprowadzenie jej ręcznie do programu księgowego, choć już wtedy zyskujemy dostęp do tego dokumentu w postaci elektronicznej, co procentuje w przyszłości. Jednak przy kilkunastu czy kilkudziesięciu dokumentach, korzyści w postaci oszczędności czasu są odczuwalne, a dodatkowo zwiększają się także zyski na wielu poziomach, związane właśnie z posiadaniem elektronicznego archiwum dokumentów.

Dokumenty na wyciągnięcie ręki

Dosłownie. Aby zobaczyć potrzebny dokument nie trzeba wybierać się do archiwum i przeszukiwać licznych teczek, pudeł lub segregatorów. Wystarczy SaldeoSMART i numer dokumentu z programu księgowego (tak, dzięki SaldeoSMART można łatwo i szybko wywołać podgląd potrzebnego dokumentu). Można także skorzystać z wyszukiwarki. Tu możliwości jest znacznie więcej, gdyż dokumenty odczytywanie w SaldeoSMART można wyszukiwać nie tylko po numerze dokumentu, ale także po dowolnym tekście z tego dokumentu. Służy do tego pełnotekstowa wyszukiwarka dokumentów w SaldeoSMART. Nawet bez szczegółowej kategoryzacji czy wymiarowania dokumentów, można bez problemów bardzo szybko znaleźć wszystkie faktury, które mają w treści np. papier ksero. Bez tej funkcji byłoby to na pewno znacznie trudniejsze.

Analityka i raporty, czyli wiedza kryje się w danych

Wiemy jak ważne dla przedsiębiorców są dane zawarte na fakturach. Dlatego w SaldeoSMART są także funkcje, które pozwalają na prostą analizę danych. Są na to dwa sposoby. Pierwszy to filtrowanie listy dokumentów i pobieranie wyników do pliku Excel. Stąd prosta droga do dalszej analizy (o analizach na podstawie pliku Excel pisaliśmy <tu>). Drugą opcją są gotowe raporty generowanie przez SaldeoSMART. Zestawienie pozwalają np. na szczegółową analizę zakupów wg kategorii przypisanych przez księgowego czy relacji biznesowych ze swoimi kontrahentami. Chodzi m.in. o rozrachunki z kontrahentami, zestawienie wysokości transakcji wg kontrahentów czy zrealizowane płatności. Ten ostatni raport należy do najnowszych i powstał na wniosek firm, które zgłaszały rosnące potrzeby efektywnej kontroli płatności za faktury. Analityce związanej z raportami o kontrahentach był poświęcony osobny wpis.