Podsumowanie aktualizacji w Panelu Firmy z pierwszego kwartału 2019 r.

Co znajdziesz we wpisie:

Aby ułatwić zapoznanie się z nowościami w SaldeoSMART, które wprowadziliśmy w Panelu Firmy, przygotowaliśmy zestawienie najważniejszych zmian z I kwartału 2019 r. Przedstawiamy je z podziałem na moduły programu w kolejności od najstarszej do najnowszej funkcji. Na szczególną uwagę zasługują zmiany dotyczące modułu Kadry i e-teczek pracowniczych, wynikające z nowych regulacji.

Ustawienia firmy i Uprawnienia Użytkowników

Ustawienia Konta

Informacje dotyczące firmy rozbudowaliśmy o nowe pola – województwo, powiat, gmina. Te pola są konieczne, jeśli Użytkownik generuje plik JPK_FA. Pola można uzupełniać na etapie tworzenia nowej firmy lub podczas edycji istniejącej.

Powiadomienia o zmianach w module Kadry

Dla firm, które mają dostęp do modułu Kadry w Ustawieniach konta pojawiła się możliwość wydzielenia raportu o zmianach w zakresie dokumentów kadrowych i listy pracowników. Opcje powiadomień są dostępne w Ustawieniach Użytkownika w sekcji Powiadomienia.

Uprawnienia w module Kadry

Uprawnienia są nadawane przez Administratora Konta w Ustawieniach Użytkownika. Aby Administrator Konta po stronie firmy mógł nadawać uprawniania do modułu Kadry, moduł ten musi najpierw zostać firmie włączony przez biuro rachunkowe. Administrator Konta po stronie biura może włączyć prawo do modułu Kadry z uwzględnieniem praw do poszczególnych działań (dodawania, edycji i usuwania) w obrębie Listy Pracowników i/ lub Listy dokumentów kadrowych. To oznacza, że po stronie firmy użytkownicy mają możliwość dokonywania operacji tylko w ramach przydzielonych uprawnień.

Moduł Kadry

E-teczki pracownicze dostosowane do nowych regulacji

Nowa formatka podglądu dokumentów kadrowych

Skan dokumentu znajduje się po prawej stronie z pola z informacjami o dokumencie po lewej stronie ekranu. Dodatkowo dokumenty kadrowe można dodawać zbiorczo, a także pobierać do ZIP.

Podział na Teczki A, B, C i D

Dodaliśmy Teczkę D (kary porządkowe), która nie zawiera żadnych dokumentów.

Rodzaje dokumentów

Rodzaj dokumentu to np. umowa, CV, dyplom itp. Lista rodzajów jest tworzona indywidualnie przez Użytkowników po stronie Panelu Księgowego.

Numeracja dokumentów kadrowych

Dokumenty znajdujące się w Teczkach zostały automatycznie ponumerowane według wzorca [akronim pracownika]/[część teczki]/[kolejny numer] – zgodnie z datą dodania dokumentu do systemu. Kolejny numer dokumentu w Teczkach można jednak samodzielnie edytować. Jeśli dodajemy dokument, który powinien mieć numer niższy niż ostatni dokument w Teczce, można zmienić jego numer, a kolejne dokumenty będą miały numerację zmienioną automatycznie, zgodnie z decyzją Użytkownika (możliwość renumeracji). Podobnie w przypadku usuwania dokumentu – pozostałe dokumenty można przenumerować lub pozostawić numer wolny.

Filtrowanie dokumentów kadrowych

W ramach e-teczki danego pracownika jest możliwe filtrowanie po miesiącu i roku lub po wszystkich miesiącach ze wszystkich lat. To daje dostęp do widoku wszystkich dokumentów kadrowych dotyczących danego pracownika. Listę dokumentów można filtrować także po numerze dokumentu, rodzaju (wg rodzajów dostępnych dla danej firmy), opisie, nazwie i datach dodania w zakresie od – do.

Powiadomienia dotyczące dokumentów kadrowych

Na widoku podglądu dokumentu kadrowego, pod danymi podstawowymi, dodaliśmy opcję ustawienia powiadomień, tak aby można było je otrzymywać nie tylko dla informacji z Listy Pracowników, ale także dla dowolnych dokumentów dotyczących danego Pracownika (np. pozwolenia na pracę, uprawnień, szkoleń czy ważności kar porządkowych w cz. D teczki). W odpowiednich polach należy wskazać datę obowiązywania dokumentu oraz ile dni przed tą datą ma zostać wysłana wiadomość z przypomnieniem.

Zapoznaj się z I częścią przewodnika po rozbudowanym module Kadry. W opisie m.in. zasady numeracji dokumentów kadrowych, rodzaje dokumentów oraz nowy wygląd Kadr i podział teczek na 4 części

Lista pracowników

Nowe pole – akronim

Akronim służy do identyfikacji pracownika. Dla obecnie utworzonych pracowników akronimy zostały utworzone automatycznie jako inicjały (np. Jan Kowalski – akronim JK). W przypadku wielu pracowników o tych samych inicjałach, do liter dodane są kolejne cyfry. Akronim można edytować. Jest także uwzględniony podczas importu pracowników z Excel.

Poszerzona lista rodzajów umów z pracownikami

Obecnie może przyjmować ona wartości: Umowa o pracę (UP), Umowa o pracę tymczasową (UPT), Umowa zlecenie (UZ), Umowa o dzieło (UD), Umowa agencyjna (UA), Kontrakt menedżerski (KM). Dodatkowo, dodaliśmy nowe pole na stanowisko pracownika, jest także pole z datą zakończenia danej umowy w pracownikiem. Umowę z pracownikiem można uzupełnić z poziomu Listy pracowników – ikona z zielonym plusem „Dodaj umowę dla pracownika” w kolumnie Akcje.

Moduł Archiwum Dokumentów

Pobieranie kursów walut z Tabeli B NBP

Pobieranie kursów walut poszerzyliśmy o waluty występujące w Tabeli B Narodowego Banku Polskiego, czyli m.in. dinar serbski, peso kolumbijskie czy rial katarski.

Generowanie elektronicznych przelewów dla City Handlowy

W związku z mechanizmem split payment wydzieliliśmy osobny format przelewów do banku City Handlowy. Format generowania przelewów należy ustawić w Edycji danych firmy.

Nowe typy dokumentów – Pismo, Umowa i Proforma

Archiwum dokumentów SaldeoSMART rozszerza swój zakres. Od teraz można w nim gromadzić nie tylko faktury, ale również inną dokumentację firmy, tworząc kompletne repozytorium. Oprócz dotychczasowych typów dostępne są teraz nowe: Pismo, Umowa i Faktura proforma. Nowy typ można wybrać na etapie dodawania dokumentu lub podczas edycji dodanego już wcześniej dokumentu.

Moduł Panel Pracownika

Funkcja wymaga dostępu do Pakietów Panel Pracownika oraz Komunikacja z Klientem.

Administrator Konta po stronie firmy może włączyć Użytkownikowi podglądu do jego własnej teczki pracowniczej. Służy do tego nowe ustawienie „Podgląd własnej teczki pracowniczej” w Ustawieniach Użytkownika. Po jego zaznaczeniu, rozwija się menu, w którym należy wybrać z listy pracownika – jest to lista z pracownikami, którzy są zdefiniowani dla firmy w module Kadry.

W ten sposób tworzy się powiązanie pomiędzy pracownikiem firmy a Użytkownikiem. Ważne – każdego pracownika można przydzielić tylko jednemu Użytkownikowi. Przydzielenie dostępu do podglądu własnej teczki pracowniczej oznacza, że pracownik, po zalogowaniu się do SaldeoSMART, będzie widział zakładkę kadry, a w niej wyłącznie swoje dokumenty kadrowe w trybie „do podglądu”.