Nowoczesna księgowość – od 2016 roku w standardzie XML

Już od 1 stycznia 2016 roku księgi podatkowe i dowody księgowe będą musiały być prowadzone w postaci elektronicznej Jednolitego Pliku Kontrolnego w standardzie XML. Rozwiązanie to znacznie ułatwi pracę organom kontroli podatkowej.

Informatyzacja kontroli ksiąg podatkowych

Ministerstwo Finansów w projekcie nowej ordynacji podatkowej oraz niektórych innych ustaw zdecydowało, że od przyszłego roku księgi podatkowe i dowody księgowe będą musiały być przekazywane organom kontroli podatkowej w ujednoliconej formie elektronicznej. Przekazany w formacie XML plik będzie można edytować, co ułatwi tym organom wyszukiwanie w nim konkretnych danych. Obowiązek ten na początku ma dotyczyć jedynie dużych przedsiębiorców. Małe i średnie firmy będą miały dwa lata na przygotowanie się do wprowadzenia zmian.

Dlaczego XML?

Ciągła informatyzacja wszystkich sfer życia dotyka także księgowych, którzy na każdym kroku muszą zmagać się z pojęciami z zakresu informatyki, takimi jak np. praca w chmurze. Szafy, w których znajdują się sterty dokumentów, odchodzą powoli do lamusa, a w prowadzeniu skomplikowanej księgowości z pomocą przychodzą nam dobre programy komputerowe. Dotychczasowe rozwiązania przestają być efektywne i praktyczne. Organy kontroli podatkowej mają nierzadko problem z rozszyfrowaniem danych w różnego rodzaju formatach przesyłanych im przez przedsiębiorców. Dlatego też zdecydowano się na prowadzenie funkcjonalnej księgowości w jednolitym standardzie XML, który może podlegać ciągłym zmianom i modyfikacjom. Księgi podatkowe i dowody księgowe będą przekazywane na żądanie organów kontroli podatkowej drogą elektroniczną bądź na elektronicznym nośniku danych, co oznacza brak konieczności drukowania dokumentów, a także ma znacznie ułatwić i usprawnić komunikację między podatnikami a organami kontroli podatkowej oraz ograniczyć koszty działania urzędów. Nowe rozwiązanie jest zgodne z ideą Jednolitego Pliku Kontrolnego, przygotowaną przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju. Ministerstwo Finansów w Biuletynie Informacji Publicznej udostępni jednolitą strukturę, w jakiej należy zapisać dokument księgowy. Koszt wprowadzenia zmian, szkolenia pracowników urzędów i stworzenia odpowiednich programów szacuje się na ok. 55 milionów złotych. Takie rozwiązania obowiązują już w innych krajach Unii Europejskiej: w Austrii, Luksemburgu, Holandii, Estonii, Słowenii czy Portugalii.