Nieefektywny obieg dokumentów to 20% straty wydajności

Na ile ważny jest w firmie sprawny i efektywny obieg dokumentów? Czy błędy w tym zakresie wywołują na tyle duże straty, że warto poświęcić energię i czas na jego usprawnienie?

O tym zadecydować musi każda firma we własnym zakresie, choć twarde dane i analizy biznesowe mówią, że straty związane z niewłaściwym obiegiem dokumentów mogą sięgać nawet setek tysięcy złotych.

Według biuletynu informacyjnego IDC przygotowanego na zlecenie firmy OKI Europe obsługa dokumentów w firmie zajmuje pracownikom zdecydowanie zbyt dużo czasu, przez co przyczynia się do spadku wydajności na poziomie 20%. Oznacza to zmarnowanie jednego dnia pracy w tygodniu, a w wymiarze ekonomicznym – wynagrodzenie za ponad miesiąc pracy, które można było alokować bardziej efektywnie.

Z czego wynikają straty wydajności związane ze złym obiegiem dokumentów? 

Przede wszystkim, trzeba pamiętać o tym, że z roku na rok rośnie ilość gromadzonych przez firmy danych. Według biuletynu IDC, w ciągu pięciu lat w każdej firmie ilość przetwarzanych dokumentów wrosła 6 razy. Te dane trzeba przesyłać, przetwarzać, udostępniać, i to w zmienionej niż dawniej formie.

Nie wystarczą już segregatory i teczki z wydrukami. Coraz więcej osób pracuje zdalnie, w delegacjach, mobilnie – zatem dostęp do informacji i dokumentów musi być nie tylko szybki i ekonomiczny, ale również niezależny od fizycznej lokalizacji dokumentu w jego papierowej formie czy miejsca, w którym znajduje się drukarka. Do tego dochodzi kwestia komunikacji. Czasy małych firm, w których wszyscy pracownicy siedzieli w jednym pomieszczeniu i wszystkie ustalenia były dokonywanie niemalże wspólnie, dawno minęły. Teraz, nawet mała firma część procesów zleca na zewnątrz i pracuje z podmiotami z wielu różnych lokalizacji. Jak widać, bez odpowiednio zaplanowanych procesów związanych z obiegiem dokumentów, żadna mała, średnia i duża firma – a tym bardziej korporacja – nie da sobie rady.

Jak poprawić wydajność pracowników?

W kontekście przeprowadzonych przez IDC analiz widać, że poprawa obiegu dokumentów i usprawnienie procesu wymiany informacji to niezwykle ważny obszar biznesowy, który przekłada się na realne oszczędności w firmie. Warto przy tym przypomnieć, że Polska jest krajem z dość niskim (na tle innych krajów Europy) poziomem wydajności pracy. Nie wynika to przecież z tego, że pracownicy pracują mniej bądź są leniwi, ale ze strat wydajności powodowanych np. tym, że pracownik w Polsce dłużej dojeżdża do klienta przez złe drogi bądź dłużej szuka dokumentu, bo w firmie nie został wdrożony odpowiedni system zarządzania dokumentami.

Co powinien zawierać sprawny system do tworzenia obiegu dokumentów?

Przede wszystkim możliwość tworzenia własnych typów dokumentów, grup użytkowników i nadawania im uprawnień oraz możliwość konfiguracji dowolnego, własnego obiegu dokumentów. Ważna jest również opcja logowania zmian, która pozwala na zachowanie historii związanych z danym dokumentem działań oraz zdalny dostęp, tak by każdy pracownik mógł korzystać z aktualnej wersji danego dokumentu. Wdrożenie oprogramowania, które umożliwia stworzenie takiego obiegu nie jest w tym kontekście wydatkiem a oszczędnością!