Negocjacje na miarę firmy – jak prowadzić skuteczne negocjacje w biznesie

Często można spotkać się z poglądem, że umiejętności negocjacyjne są uwarunkowane genetycznie. Niewiele osób zdaje sobie jednak sprawę, że skutecznym negocjatorem nie tylko można się urodzić. Mając odpowiednią wiedzę i przygotowanie, możemy bez trudu opanować sztukę negocjacji w biznesie.

Istota negocjacji

Negocjacje są rozmową co najmniej dwóch stron (osób, przedsiębiorstw, instytucji), mającą na celu uzgodnienie wspólnego stanowiska w sprawie będącej jej przedmiotem. Elementy charakterystyczne dla negocjacji to: obustronna wymiana korzyści, uczciwość negocjatorów, dążenie do osiągnięcia trwałości rezultatu, efektywność prowadzenia rozmów czy też zbudowanie dobrych relacji. Warunkami sprzyjającymi podjęciu rozmów negocjacyjnych są: gotowość stron do zawarcia umowy oraz odpowiednie przygotowanie. Mając małą siłę przetargową, wykazując zbyt mocne zaangażowanie emocjonalne i widząc na horyzoncie inne, lepsze możliwości osiągnięcia swoich celów, od negocjacji lepiej odstąpić.

Cechy dobrego negocjatora

Aby stać się dobrym i skutecznym negocjatorem, należy wykształcić u siebie pewien bagaż cech, takich jak: pewność siebie, cierpliwość, otwartość, uczciwość, umiejętność obserwowania i przede wszystkim zdolność słuchania. Dobry negocjator mało mówi, więcej słucha, zadaje dużo pytań i wysłuchuje uważnie tego, co ma do powiedzenia druga strona. Jeśli chodzi o pytania, to powinny być one otwarte, tak aby nasz partner w negocjacjach mógł udzielić wyczerpującej odpowiedzi. Dobrze jest utrzymywać stały kontakt wzrokowy z drugą stroną, parafrazować jej wypowiedzi i dawać jej odczuć, że jest się stale zainteresowanym dyskusją z nią. Pamiętaj także o komunikacji niewerbalnej. Aż 50% informacji przekazywanej jest za pomocą mowy ciała, 30% za pomocą tonu głosu, a tylko 20% za pomocą słów. Aby zyskać sympatię drugiej strony, możemy wykorzystać komplementy. Jednak należy przy tym pamiętać, aby były to pochwały ad meritum. Wszystkie osobiste, personalne pochlebstwa mogą urazić naszego partnera, przez co uzyskamy efekt odwrotny od zamierzonego.

Od czego zacząć?

Zanim przystąpimy do negocjacji, musimy się do nich przygotować. Ten etap jest najważniejszy, a zarazem najbardziej pracochłonny. W pierwszej kolejności należy zdobyć wszystkie możliwe informacje na temat drugiej strony, dotyczące zarówno jej słabych, jak i mocnych stron. Następnie określamy swój cel strategiczny, czyli to, co chcemy osiągnąć za pomocą negocjacji. Kolejnym etapem jest odpowiedź na pytania: „Czy mamy jakąś alternatywę dla negocjacji?” oraz „Czy druga strona może osiągnąć swój cel w inny sposób niż poprzez rozmowę z nami?”. Jeśli tak, to w jaki, i czy nie jest on czasem lepszy od podjęcia rozmów. Dzięki temu możemy zdefiniować naszą pozycję w negocjacjach. Następnie ustalamy strefę wspólnego porozumienia, w której możliwe jest przyjęcie warunków korzystnych dla obu stron. Ważną kwestią jest również ustalenie tzw. ścian w negocjacjach, czyli minimum tego, co chcemy osiągnąć, i maksimum tego, co możemy zaoferować. Istotne jest także określenie miejsca prowadzenia negocjacji. Terytorium własne daje nam przewagę negocjacyjną, z kolei rozmowa w siedzibie partnera stawia jego na uprzywilejowanej pozycji. Równe szanse obu stronom daje terytorium neutralne, np. spotkanie w restauracji. Na sam koniec przygotowań ustalamy strategię i argumenty, których użyjemy w negocjacjach.

Przystępując do negocjacji

Przystępując do negocjacji, należy wymienić grzeczności i zaprezentować członków zespołu negocjacyjnego. Warto pozwolić przedstawić drugiej stronie swoją ofertę jako pierwszą. Dzięki temu będziemy mogli zorientować się, na ile mniej więcej możemy sobie pozwolić, a następnie przedstawić własne propozycje wyjściowe. Często zdarza się, że im większa presja czasu, tym lepiej. Dlatego też precyzyjnie określmy, jaką jego ilością dysponujemy, gdyż to właśnie podczas ostatnich minut rozmowy wiele osób jest w stanie pójść na najwięcej ustępstw. Przed zamknięciem negocjacji należy ustalić warunki porozumienia i sformułować kontrakt końcowy. Na sam koniec pogratulujmy drugiej stronie. Dzięki temu utrzymamy dobre relacje i pozostawimy miłe wrażenie, że zawarte z nami porozumienie jest również wynikiem jej pracy.