Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe służą ewidencjonowaniu działalności firmy. Ich poprawne prowadzenie jest niezwykle ważne z perspektywy księgowej, ponieważ zapewnia transparentność operacji finansowych i zgodność z przepisami polskiego prawa.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych są jasno określone przez prawo i dobre praktyki biznesowe, w związku z czym każdy przedsiębiorca, a także księgowy, musi przestrzegać pewnych norm i procedur. Jak prowadzić księgi rachunkowe, by były rzetelne i kompletne? Podpowiadamy.

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych: od polityki rachunkowości po ochronę danych

Poniższe informacje pochodzą ze strony biznes.gov.pl poświęconej zasadom prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Polityka rachunkowości

Każda jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe, powinna prowadzić szczegółową dokumentację opisującą politykę rachunkowości. Dokumentacja ta musi opisywać kilka istotnych elementów, takich jak:

1. Określenie roku obrotowego i okresów sprawozdawczych — ważne jest ustalenie, w jaki sposób dzieli się czas, w którym jednostka sporządza sprawozdania finansowe (np. miesiące, kwartały).
2. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego — chodzi tu o sposoby, w jakie jednostka wycenia swoje składniki majątkowe, pasywa oraz sposób obliczania zysków i strat.
3. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych — zasady dotyczące zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych oraz opisu systemu przetwarzania danych, zwłaszcza w przypadku korzystania z systemów informatycznych, muszą być jasne i dostępne. To w tym punkcie istotne będzie oprogramowanie do księgowości takie jak SaldeoSMART, które przy okazji ułatwi Ci zarządzanie rachunkowością.

Zobacz cały artykuł na temat tego, co powinna zawierać polityka rachunkowości.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

Przepisy stanowią, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone przez jednostkę, chyba że zostało to powierzone zewnętrznemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. W przypadku prowadzenia ksiąg poza siedzibą firmy, kierownik jednostki ma obowiązek powiadomić urząd skarbowy o nowym miejscu prowadzenia ksiąg w ciągu 15 dni od ich przekazania. Musi też zapewnić dostęp do ksiąg kontrolerom zewnętrznym.

Struktura ksiąg rachunkowych

Jeśli chodzi o zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych związane z ich strukturą, pamiętaj, że w Twojej dokumentacji powinny znaleźć się:

1. Dziennik zawierający chronologiczne zapisy zdarzeń, które miały miejsce w danym okresie sprawozdawczym. Chodzi o to, by możliwe było uzgodnienie obrotów z dziennika z tymi w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej.
2. Księga główna zawiera systematyczne zapisy operacji gospodarczych (co ważne: zgodne z zasadą podwójnego zapisu). To właśnie konta księgi głównej są podstawą do tworzenia sprawozdań finansowych.
3. Księgi pomocnicze — prowadzone w celu uszczegółowienia zapisów księgi głównej. Mogą obejmować ewidencję środków trwałych, operacji sprzedaży, zakupu itp.
4. Zestawienie obrotów i sald — sporządzane na koniec każdego okresu sprawozdawczego.
5. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) — dokument zawiera pełny spis majątku jednostki, który został potwierdzony inwentaryzacją.

Zobacz, jak w Twoim wypadku może wyglądać automatyzacja księgowości z SaldeoSMART.

Rzetelność i poprawność zapisów księgowych

Jedną z najważniejszych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych jest ich rzetelność i poprawność. Wszystkie zapisy muszą odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji finansowych. Dowody księgowe, stanowiące podstawę rachunkowości, muszą być kompletne i prawidłowo sporządzone. W wyeliminowaniu błędów ludzkich i chaosu pomagają takie programy jak SaldeoSMART, które umożliwiają automatyzację działań (np. szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu) czy usprawniają obieg dokumentów w firmie.

Wśród dowodów księgowych wyróżniamy:

• Zewnętrzne obce, czyli otrzymane od kontrahentów.
• Zewnętrzne własne, czyli przekazywane kontrahentom przez Twoją firmę.
• Wewnętrzne, czyli dokumentujące operacje wewnętrzne jednostki.

Pozostałe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zostały nam jeszcze do omówienia dwie najważniejsze kwestie.

Korekty błędów w księgach

Księgi rachunkowe i zasady ich prowadzenia są na tyle skomplikowane, że błędy się zdarzają. Muszą one być jednak poprawiane zgodnie z określonymi zasadami (szczegóły znajdziesz np. w artykule o błędach księgowych). W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera błędy możesz zmieniać elektronicznie, np. z poziomu Twojego programu ERP.

Ochrona danych i dokumentów księgowych

Ochrona danych księgowych to zarówno zabezpieczenie dowodów księgowych, jak i zapisów elektronicznych. W systemach komputerowych, takich jak SaldeoSMART, dane są przechowywane na nośnikach elektronicznych czy w chmurze. Zaletą takich rozwiązań jest np. łatwy dostęp do danych w razie kontroli. Sprawdź też, czy Twoje dane będą bezpieczne w chmurze.

Katarzyna Ptak

Ukończyła studia magisterskie na kierunku Ekonomia Międzynarodowa na Uniwersytecie Jagiellońskim. Obecnie pełniąc rolę Marketing Managera w BrainSHARE IT (producenta SaldeoSMART) z pasją podchodzi do analizy danych i automatyzacji marketingu. W swojej karierze, zdobyła bogate doświadczenie w różnych aspektach marketingu, aktualnie zarządza strategią marketingową SaldeoSMART.