Współpraca online z biurem rachunkowym – aspekty technicznie

Pomimo tego, że powoli odmrażamy gospodarkę zatrzymaną przez COVID-19, część biur rachunkowych nadal będzie współpracować z klientami w trybie zdalnym. Te, które dotąd pracowały tradycyjnie, widzą korzyści, jakie daje możliwość obsługi klienta online. Chcąc przejść na ten tryb współpracy, trzeba jednak nie tylko przygotować się wewnętrznie w ramach biura, ale również ułatwić taką formę współpracy klientom.

Wspólne ustalenie zasad działania i odpowiednia komunikacja zapewniają skuteczną współpracę online między firmami. Dzięki temu przejście na tę formę współpracy jest płynne. Pozostają jednak kwestie techniczne, które również trzeba z klientem omówić. Tak, aby nowa forma współpracy nie była dla niego uciążliwa. Ważne jest także to, aby współpraca online przynosiła korzyści obu stron.

Zobacz nasze wskazówki, jak przygotować klienta do współpracy zdalnej i na jakie aspekty komunikacji szczególnie zwrócić uwagę

Współpraca online – jak techniczne przygotować do niej klienta

Podstawą we współpracy zdalnej jest przekazywanie dokumentów księgowych elektronicznie. Można to zrobić albo za pomocą platformy (takiej jak SaldeoSMART) lub inną drogą wymiany dokumentów w chmurze czy przesyłając mailem.

Nie można zakładać, że klient bez problemu sam poradzi sobie z obsługą platformy czy wysyłką maili. 32% właścicieli firm w Polsce to osoby powyżej 55 roku życia, 33% z nich mieszka na wsi, a 27% w małych miastach do 100 tys. mieszkańców[i]. W grupie osób powyżej 55 roku życia tylko 30% osób posiada smartfony[ii]. Jeśli taki przedsiębiorca działa w branży budowlanej, przetwórczej czy w niektórych rodzajach usług, to możliwe jest, że nie korzysta z komputera czy Internetu w sposób zaawansowany, bo nie jest mu to potrzebne. Taki klient biura rachunkowego będzie potrzebował wsparcia w tym, by móc płynnie przejść na współpracę online.

Biuro rachunkowe, które zdecydowało się na korzystanie z platformy SaldeoSMART, daje swoim klientom opcję wystawiania faktur bezpośrednio w systemie, dostęp do archiwum dokumentów, a nawet tworzenie w systemie teczek pracowniczych. To dla klienta naprawdę ogromne ułatwienie.

Naucz klienta obsługi systemu

Aby współpraca online przebiegała bez problemów, najważniejsze jest to, by klient poczuł się pewnie z nowymi narzędziami, które otrzyma. Poza samym dostępem do programu trzeba zatem klienta nauczyć z niego korzystać. Najwygodniej zorganizować spotkanie (zdalnie lub osobiste, jeśli jest taka możliwość) podczas którego, księgowy zapozna klienta z programem.

Jeśli biuro rachunkowe nie wdrożyło jeszcze żadnej platformy wspierającej i obsługę klienta zdalnie będzie opierać na mailach, to warto ustalić z klientem sposób komunikacji – np. tytuły maili, jakimi będą przesyłane dokumenty, sposób ich archiwizacji, opisywania faktur.

Dobrym pomysłem może być założenie przez biuro dla każdego z klientów osobnego maila (aliasu), na który klient będzie przesyłał całą korespondencję. Z drugiej strony można klientowi pomóc w lepszej organizacji wiadomości z biura poprzez taką konfigurację jego programu pocztowego, by cała korespondencja z biura rachunkowego trafiała do konkretnego folderu. Jeśli klient z maila korzysta rzadko, warto wdrożyć system powiadomień SMS, który będzie przypominał klientowi, że w skrzynce odbiorczej czeka na niego wiadomość.

Przygotuj klienta, do prawidłowego wykonywania skanów

Coraz częściej w obrocie gospodarczym stosuje się faktury elektroniczne. Nadal jednak wiele firm posługuje się papierowymi odpowiednikami. Taką fakturę kosztową klient musi zeskanować.

Może w tym celu skorzystać ze skanera lub po prostu zrobić fakturze zdjęcie. To drugie rozwiązanie często okazuje się kłopotliwe – zdjęcie jest nieostre, dane nieczytelne, pojawiają się cienie.

• Warto pamiętać, że aparaty fotograficzne niektórych telefonów mają funkcję skanowania. Pozwala ona na wykonywanie lepszej jakości zdjęć dokumentów, a pole fotografii jest ograniczone do dokumentu. Wystarczy zapytać klienta o to, czy ma taką funkcję w telefonie (trzeba być przygotowanym na to, by wyjaśnić mu, jak może to sprawdzić).
• Innym rozwiązaniem jest aplikacja do skanowania dokumentów, którą klient może zainstalować na swoim telefonie.
• Jeśli klient nie chce instalować aplikacji, warto doradzić mu, jak najlepiej wykonywać zdjęcia dokumentów, lub czym może to zrobić, jeśli nie ma smartfona.

Powiedz klientowi, jak ma dbać o archiwum dokumentów

Klient, który do tej pory dostarczał oryginały dokumentów do biura księgowego, przy przesyłaniu skanów zostaje z papierowymi dokumentami, które musi archiwizować we własnym zakresie.

Cześć klientów nie należy do demonów organizacji i porządku i może mieć problem w sprawnej organizacji dokumentów. Księgowi są w tym mistrzami – warto podpowiedzieć klientom swoje własne sprawdzone metody organizacji – jak opisywać segregatory, gdzie je trzymać, jak nie pogubić się w sytuacji posiadania części faktur kosztowych papierowo, a części elektronicznie.

W zdecydowanie lepszej sytuacji są klienci, których biura rachunkowe udostępniają im archiwum dokumentów online (wtedy klient ma wszystko w jednym miejscu), ale również oni muszą przechowywać wszelkie papierowe faktury kosztowe. Może być też tak, że klient co jakiś czas będzie wysyłał dokumenty do biura i tam będą one archiwizowane.

Zadbanie o te trzy aspekty techniczne powoli klientowi poczuć się pewnie, a po kilku miesiącach działania nie będzie już wyobrażał sobie tego, jak mógł dawniej wszystkie księgowe czynności wykonywać „analogowo”. Doceni też to, że nie ponosi już kosztów kuriera i ma dostęp do danych firmowych przez 24 godziny na dobę, zawsze, kiedy tego potrzebuje.

[i] Barometr Przedsiębiorczości badanie wykonane przez Dom Badawczy Maison na zlecenie „Dziennika Gazety Prawnej”, 2015 r.
[ii] Badanie Urzędu Komunikacji Elektronicznej, 2018 r. za trybawaryjny.pl Polacy a smartfony.