Rok 2025 – co przyniesie biurom rachunkowym?

Stojąc u progu nowego roku, zawsze zastanawiamy się, czego możemy spodziewać się po nadchodzących miesiącach. Wydaje się, że w tym roku branża księgowości nie musi obawiać się wielkich rewolucji. Podobnie jednak i przedsiębiorcy nie mogą liczyć na ułatwienia. Co zatem nas – biura rachunkowe i naszych klientów – czeka w 2025 roku?

Rzeczywiście, wielu zmian, które w znaczący sposób wpłyną na biznes, nie będzie. Natomiast na pewno będziemy coraz częściej i w większym zakresie korzystać z przeróżnych technologii, przede wszystkim ze sztucznej inteligencji. Rok 2025 roku może więc być idealnym czasem na dodatkowe szkolenia i edukację w tym zakresie. Jednak – po kolei.

Wakacje składkowe

Początek roku cały czas będzie upływał pod hasłem wakacji składkowych. Wnioski na zwolnienie za grudzień można było składać już w listopadzie, ale ta procedura dotycząca kolejnych miesięcy będzie się powtarzała regularnie. Myślę więc, że dużo pracy biur rachunkowych będzie koncentrowało się wokół wniosków o wakacje składkowe. To rzeczywiście jest dodatkowy obowiązek dla nas. Tym bardziej że zdarza się, że klienci składają wnioski sami i zwyczajnie nas o tym nie informują – ani o fakcie złożenia wniosku, ani o tym, że dostali pozytywną decyzję. A przecież to wpływa na rozliczenie i naliczenie składek.

W związku z tym na pewno w naszym biurze będziemy wdrażać różne dodatkowe procedury, do których – mam nadzieję – nasi klienci będą się stosować. Wszystko po to, żeby wnioskowanie i rozliczenie wakacji składkowych przebiegało bezproblemowo.

Księgi rachunkowe

Duża zmiana, która nas czeka, to obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych tylko w formie elektronicznej. Obejmie on największe podmioty, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi – roku obrotowym) przekroczyła 50 milionów euro, i podatkowe grupy kapitałowe, które będą musiały przesyłać księgi rachunkowe do Ministerstwa Finansów w postaci w postaci pliku JPK_KR_PD. Czyli nie będzie już opcji prowadzenia ewidencji w Excelu czy ręcznie, a wiem, że są firmy, które wciąż działają na takich zasadach. W związku z tym wiele przedsiębiorstw będzie musiało wprowadzić odpowiednie systemy informatyczne.

Wprowadzono też limit podwyższający prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dzięki nowelizacji ustawy o rachunkowości z 17 grudnia w Dzienniku Ustaw (Dz.U. 2024, poz. 1863) – nowy limit wyniesie 2,5 mln euro, czyli 10’711’500 zł. Ma zastosowanie od 1 stycznia 2025 i będzie dotyczył obrotów za rok 2024. Dzięki czemu część klientów, którzy liczyli się z koniecznością przejścia na pełną księgowość, nie będzie musiała tego robić i będzie mogła dalej korzystać z preferencji rozliczania się na pkpir.

Niemniej firmy, które przechodzą na pełną księgowość, muszą się odpowiednio wyedukować, wdrożyć technologie, oprogramowanie. A klienci, którzy przychodzą na pełną księgowość, bardzo często w ogóle nie wiedzą, jak się w niej poruszać. Dlatego tak ważne są spotkania, rozmowy, tłumaczenie, konsultacje. To jest obowiązek biura rachunkowego. Warto też spotkać się z doradcą podatkowym w takim przypadku i zastanowić, czy nie pomyśleć o przekształceniu.

Kasowy PIT i składka zdrowotna

Od stycznia 2025 wchodzi też PIT kasowy. To miało być takie cudowne rozwiązanie, w efekcie jednak to rozczarowujący mechanizm. Przedsiębiorcy bardzo na to czekali, ale skończyło się głównie na wielkich obietnicach. Kasowy PIT wchodzi z wieloma ograniczeniami i tak naprawdę niewielu przedsiębiorców będzie mogło z niego skorzystać: przychody podatnika nie mogą przekroczyć 1 mln zł w poprzednim roku, podmioty nie mogą prowadzić ksiąg rachunkowych. Aby skorzystać z tej opcji, należy do 20 lutego złożyć oświadczenie do Urzędu Skarbowego o wyborze tej metody. Co ciekawe, z tej preferencji nie mogą skorzystać wspólnicy spółek jawnych i cywilnych.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na tę formę rozliczeń, powinni liczyć się z tym, iż cena usługi księgowej wzrośnie z uwagi na dodatkowy nakład pracy biura związany z obowiązkiem rozliczania wyciągów bankowych czy raportów kasowych klientów. Warto jednak pamiętać, że biura korzystające z SaldeoSMART dzięki możliwościom AI i rozliczaniu wyciągów na pewno zoptymalizują czas pracy.

Tak samo było ze składką zdrowotną. Byliśmy w napięciu do ostatniej chwili – co się wydarzy, jakie składki będą. Ile czasu trzeba będzie poświęcić na dostosowanie się do zmian. Ale rząd nie zdąży ze zmianami. W ogóle, przyznam szczerze, nie liczę na to, żeby w tym zakresie cokolwiek na plus miało się zmienić dla przedsiębiorców nawet w roku 2026. Za duże wpływy są z tej składki zdrowotnej do budżetu państwa.

KSeF

Kolejny projekt, który został przesunięty w czasie, to Krajowy System e-Faktur. Wiadomo, że stworzony kilka lat temu system został wyrzucony do kosza i teraz trwają prace nad nowym. Ja liczę na to, że ten 1 luty 2026 jako data, w której KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podmiotów, jednak już zostanie. Mniejsze podmioty ten obowiązek obejmie od 1 kwietnia 2026. Nie przewiduję kolejnych większych przesunięć tych terminów.

Natomiast – choć obowiązek wejdzie w 2026 roku, już teraz trzeba klientów edukować. W naszym biurze rachunkowym chcemy 2025 rok przeznaczyć na proces przeniesienia klientów, z którymi pracujemy na papierowym obiegu dokumentów, na obieg elektroniczny. Mamy taką grupkę firm i chcemy ich przenieść na SaldeoSMART. Pokazujemy więc, jak to działa, jakie są korzyści. Bardzo mocno akcentujemy to, że to jest i tak ostatni rok papierowych dokumentów.

Jako biura jesteśmy teraz w pewnym zawieszeniu i czekamy na konkrety ze strony Ministerstwa Finansów. Osobiście myślę i mam nadzieję, że taki główny schemat polegający na tym, że osoby upoważnione w biurze będą mogły pobierać dokumenty firmy na przykład do SaldeoSMART i korzystać z miniobiegu – że ten schemat zostanie. Wciąż powtarzam klientom, że mamy rozwiązanie i już jesteśmy gotowi na KSeF. Zatem w 2026 roku to już będzie tylko formalność. W 2025 będziemy musieli jednak rozmawiać z klientami i zmieniać ich nastawienie – tłumaczyć, że pewnych rzeczy już nie będą mogli robić. Cieszę się, że mamy ten rok na takie działania edukacyjne, ale też nie mogę się już doczekać KSeF-u i mam nadzieję, że jak najszybciej zostanie wprowadzony.

Trudny początek roku

Niezależnie od większych zmian w przepisach – początek roku to czas bardzo intensywnej pracy działów księgowych i biur rachunkowych. PIT 11, PIT 4R, wysyłka do urzędów skarbowych do końca lutego, przekazanie pracownikom deklaracji PIT 11, do końca marca standardowo sprawozdania finansowe i CIT, w maju składka zdrowotna, rozliczenie roczne jak zawsze.

Dodatkowo – wiadomo – zmiana minimalnego wynagrodzenia, w związku z tym i zmiana wynagrodzenia pracowników etatowych, zmiana stawki godzinowej na umowach zlecenia. Przygotowywanie aneksów do umów. Do tego oczywiście bieżące rzeczy. Przyjmowanie nowych klientów i układanie z nimi współpracy. Po tych kilku intensywnych miesiącach będzie dobry czas na to, aby pomyśleć o urlopach.

Wsparcie technologii

Myślę, że 2025 rok będzie przełomowym rokiem, jeśli chodzi o różne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, które można zastosować w biurach rachunkowych. Coraz częściej szukamy różnych narzędzi, które usprawnią codzienną pracę naszych zespołów, ale też szukamy rozwiązań, które pomogą klientom zaoszczędzić czas. Różne systemy, z których korzystamy, dają naprawdę niesamowite możliwości. Na przykład w SaldeoSMART jest automatyzacja rozliczeń – to nie tylko niesamowita moc, ale i wartość dla klientów w postaci bieżącego podglądu finansów.

Te technologie ciągle ewoluują i używamy ich coraz więcej. Warto jednak zwrócić uwagę na to, żeby się odpowiednio przygotować do ich wdrożenia, stworzyć odpowiednie procedury, przejść szkolenia. Pracownicy powinni przejść szkolenia w zakresie bezpieczeństwa danych, informacji i cyberbezpieczeństwa. Technologie są z jednej strony niesamowitą szansą, z drugiej jednak niosą pewnego rodzaju zagrożenia, których musimy być świadomi. My w Krakowie będziemy w marcu organizować takie szkolenie z cyberbezpieczeństwa, które poprowadzi dla nas firma specjalizująca się w obsłudze biur rachunkowych.

Dodatkowo oczywiście trzeba też pokazywać pracownikom, jaką siłę ma sztuczna inteligencja. Może nas wspierać w pisaniu e-maili, komunikacji z klientami, w obsłudze Excela. Bez szkoleń nie będziemy tego wiedzieć. A technologie naprawdę ułatwiają pracę.

Nieustający rozwój

Biura rachunkowe na pewno będą się też bardzo mocno koncentrowały cały czas na nieustannym rozwoju. Na rynku jest coraz więcej naprawdę wartościowych szkoleń i konferencji czy warsztatów. Nie tylko z obszarów podatkowych, ale także z tak ważnych kompetencji miękkich. Z kompetencji liderskich dla właścicieli biur rachunkowych. To wspaniałe spotkania, podczas których można się zainspirować. Są konferencje w Kielcach, Warszawie, Janowie Podlaskim, Gdańsku. W październiku jest konferencja Fundacji Wspierania Właścicieli Biur Rachunkowych i Rozwoju. Sporo się pod tym względem dzieje i warto już teraz zaplanować obecność na merytorycznych wydarzeniach. A one naprawdę cieszą się z roku na rok większą popularnością.

Mnie to bardzo cieszy, bo pokazuje, że właściciele biur rachunkowych nie są już tylko księgowymi. Teraz dbają o zespoły, o ich rozwój, o własny rozwój. I ciągle się uczą i dokształcają. I zdobywają nową wiedzę – choćby z zakresu technologii – którą mogą się podzielić ze swoimi klientami.

Bycie w kontakcie z ludźmi, którzy prowadzą podobny biznes, wymiana doświadczeń, regularne spotkania i dyskusje – to jest wartość sama w sobie. Zaplanujmy więc sobie takie aktywności na nowy rok, sprawdźmy lokalne inicjatywy, np. organizowane przez oddziały Krajowej Izby Biur Rachunkowych. I łączmy się z innymi.

I w tym całym szaleństwie – pamiętajmy o sobie i zespole. To kluczowe, by znaleźć chwilę wytchnienia, odpocząć, docenić współpracowników. I właśnie jak najwięcej takich chwil wytchnienia i odpoczynku – także w gronie osób, z którymi na co dzień pracujemy – życzę wszystkim na 2025 rok 😊

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy