Rewolucja w KPiR – nowe zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów od 2026 r.

Zmiany w branży księgowej coraz wyraźniej zmierzają ku pełnej cyfryzacji gromadzenia informacji podatkowych i ich obiegu. Kolejnym etapem tej rewolucji jest wprowadzenie od 1 stycznia 2026 r. obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) wyłącznie w formie cyfrowej. Jest to następstwo m.in. nowelizacji ustawy o PIT z 29 października 2021 r. Od nowego roku księga będzie musiała być prowadzona w programie komputerowym zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów, w sposób umożliwiający generowanie pliku JPK_KPiR. Pierwsze raportowanie w tym formacie nastąpi w 2027 roku, po zakończeniu roku podatkowego 2026. 

Z czym zmiana przepisów wiąże się w praktyce? Jakie będą wyzwania dla Twojej firmy i biura rachunkowego?

KPiR w nowej formie

Cyfryzacja ewidencji podatkowej to kolejny krok w kierunku pełnej automatyzacji rozliczeń. Nowe przepisy oznaczają koniec ery księgi przychodów i rozchodów prowadzonej na papierze lub w prostych arkuszach w Excelu. Od 2026 roku wszystkie zapisy w KPiR będą musiały być prowadzone elektronicznie, w ujednoliconym formacie XML. Księga zostanie rozszerzona o dodatkowe kolumny, m.in. numer faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz NIP kontrahenta. 

Obowiązkiem prowadzenia cyfrowej KPiR nie zostaną objęci duchowni oraz osoby działające na podstawie umów agencyjnych lub zleceń (na podstawie odrębnych przepisów), jeśli zrezygnowali z ryczałtu.

Nadchodzące zmiany – wybrane elementy

Nowe przepisy zmienią m.in. sposób wprowadzania danych. W miejsce zestawień dziennych i miesięcznych pojawi się konieczność wprowadzania kompletnych danych dotyczących każdego dokumentu z osobna. Wyjątkiem będzie działalność sezonowa, w przypadku której zostanie zachowana możliwość zapisów zbiorczych.

Wpisy w elektronicznej KPiR będą musiały być dokonywane w sztywnym terminie do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Dotyczyć to będzie zarówno przychodów, jak i kosztów. 

Obowiązek prowadzenia oddzielnej KPiR dla każdej lokalizacji działalności zostanie zniesiony. Wspólna ewidencja w skali całej firmy będzie wystarczająca, niezależnie od liczby oddziałów.

Nowe przepisy nie przewidują wskazywania miejsca przechowywania księgi. Dopuszczalne będzie przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej, np. w chmurze lub systemach zewnętrznych. Po zakończeniu roku podatkowego, podatnik zostanie zobowiązany do przesłania pełnej wersji podatkowej księgi przychodów i rozchodów w formacie JPK_KPiR do urzędu skarbowego wraz z deklaracją roczną PIT.

Aby ułatwić integrację z KSeF (Krajowy System e-Faktur), nowy wzór KPiR zostanie rozszerzony o kolumny na dane związane z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.

Jak się przygotować?

Jeśli Twoja firma jeszcze nie przeszła na w pełni cyfrowy obieg dokumentów, warto poważnie rozważyć wprowadzenie tej zmiany jak najszybciej. 

Ważne jest dobre przygotowanie się od strony technicznej, czyli w pierwszej kolejności sprawdzenie oprogramowania pod kątem integracji z nowymi zobowiązaniami oraz przeanalizowanie stosowanych procedur. Kompleksowe przeszkolenie pracowników przeprowadzone z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli się lepiej przygotować na nadchodzące zmiany i z pewnością zaoszczędzi sporo stresu, gdy przepisy wejdą w życie. 

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, dobrym posunięciem będzie przeanalizowanie listy obsługiwanych klientów pod kątem tego, jakie zmiany w praktyce ich obejmą i czy korzystają już z rozwiązań zgodnych z nowymi wymogami. Pomoże Ci to upewnić się, że wszystkie obsługiwane firmy będą gotowe na cyfrową KPiR od pierwszego dnia obowiązywania nowych przepisów.

Cyfrowa księgowość jako nowy standard

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia KPiR wyłącznie w formie elektronicznej to kolejny duży krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów podatkowych i zwiększenia przejrzystości rozliczeń. Można odnieść wrażenie, że zmiana ta będzie wiązała się ze zwiększeniem liczby codziennych obowiązków, ale w rzeczywistości jest to przede wszystkim szansa na usprawnienie codziennej pracy poprzez uporządkowanie i zautomatyzowanie procesów.

Nadchodzące zmiany w praktyce wymagają przygotowania, inwestycji w odpowiednie oprogramowanie i zmiany przyzwyczajeń. Warto już teraz zapoznać się z pełnym projektem rozporządzenia i zaplanować wdrożenie nowych zasad.

Wojciech Frankiewicz

Adwokat | Doradca podatkowy I Partner Kancelarii Staniek&Partners Specjalizuje się w doradztwie prawno-podatkowym dla biznesów działających w rozmaitych sektorach. Jego praktyka obejmuje szeroki zakres kompetencji, w tym prawo korporacyjne, podatkowe, compliance, umowy oraz prawo pracy, co umożliwia mu skuteczne działanie w złożonych kwestiach prawnych i podatkowych. Z sukcesem przeprowadził szereg transformacji biznesowych klientów, dostosowując struktury i formy prowadzenia biznesu do potrzeb. Wojciech Frankiewicz jest Partnerem Kancelarii Staniek & Partners, wiodącej kancelarii prawną, świadczącej najwyższej jakości usługi doradcze. Specjalnością kancelarii są kompleksowe optymalizacje podatkowe, w tym zaawansowane rozwiązania w zakresie JPK_CIT, ulgi podatkowe, szeroko pojęte prawo pracy, ochrona sygnalistów, ceny transferowe i inne. Kancelaria działa w oparciu o dogłębną analizę sytuacji prawnej, podatkowej oraz biznesowej klienta, co pozwala oferować rozwiązania nie tylko skuteczne, ale również precyzyjnie dopasowane do indywidualnych potrzeb. Ekspertyza obejmuje również profesjonalne podejście do tematów związanych z ESG, co pozwala klientom na budowanie zrównoważonych i odpowiedzialnych przedsiębiorstw w zgodzie z najnowszymi regulacjami. Z powodzeniem reprezentuje klientów w sporach z organami podatkowymi, zawsze zorientowani na osiągnięcie najlepszych możliwych wyników. Działania mają na celu nie tylko rozwiązanie bieżących problemów, ale również długoterminowe wsparcie w zakresie stabilności podatkowej i prawnej. Kontaktu z kancelarią: kancelaria@staniekandpartners.com lub poprzez stronę internetową: staniekandpartners.pl