Katarzyna Ptak 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej dotyczy każdej firmy prowadzącej działalność gospodarczą, niezależnie od jej wielkości czy formy opodatkowania. Księgi podatkowe, faktury czy rejestry VAT muszą być odpowiednio archiwizowane, ponieważ stanowią podstawę ewidencji finansowej firmy i są niezbędne w przypadku kontroli podatkowej — jeśli wydaje Ci się teraz, że to mało istotne, to czytaj dalej, aby zrozumieć, jak ważna jest cała dokumentacja księgowa: i przechowywanie, i jej prowadzenie.
Przechowywanie dokumentacji księgowej. Najważniejsze informacje w jednym miejscu
Przepisy prawne precyzują nie tylko to, które dokumenty należy przechowywać, ale także jak długo oraz gdzie powinny być one trzymane. Przyjrzyjmy się teraz Twoim najważniejszym obowiązkom.
Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej — co musisz mieć?
Dokumenty objęte obowiązkiem to między innymi:
- księgi przychodów i rozchodów (dla podatników rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego),
- ewidencje przychodów (dla rozliczających się ryczałtem),
- rejestry VAT,
- faktury sprzedaży i zakupu,
- inne dowody księgowe, takie jak faktury korygujące, noty księgowe czy noty korygujące.
Należy też przechowywać ewidencje środków trwałych, kilometrówki oraz dokumenty dotyczące inwentaryzacji, jak np. spis z natury.
Jak widzisz, przechowywanie tych dokumentów w formie fizycznej może generować koszty — co możesz zrobić, aby tego uniknąć? Na przykład pomyśleć o digitalizacji dokumentów z SaldeoSMART. Korzystając z naszego programu zamiast faktur sprzedaży czy kosztowych w formie papierowej będziesz wystawiać e-faktury, czyli dokumenty w wersji elektronicznej — to wygodne i oszczędne rozwiązanie i jak najbardziej zgodne z przepisami. Zobacz sam: Przechowywanie e-faktur – jak robić to zgodnie z prawem?
Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej. Jak długo trwa?
Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji księgowej nakładają na podatników obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z nimi dokumentów przez czas, który pokrywa się z okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zazwyczaj jest to 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku (podstawa prawna: art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej).
Ze względu na to, że okres przedawnienia jest jednolity i wynosi 5 lat, dokumenty firmowe należy grupować w latach podatkowych, a nie według indywidualnych dat wystawienia. W przypadku rocznych deklaracji podatkowych należy je przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym zostały złożone.
Poznaj też 7 zalet elektronicznego archiwum dokumentów kadrowych!
Miejsce przechowywania dokumentacji księgowej — wszystko, co musisz wiedzieć
Miejsce przechowywania dokumentacji księgowej to lokalizacja, w której przechowywane są wszystkie dokumenty związane z rachunkowością firmy, takie jak wymienione wyżej księgi podatkowe, faktury, rejestry VAT czy ewidencje.
Według 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości wszelkiego rodzaju dowody księgowe należy przechowywać w siedzibie zarządu lub oddziału firmy w oryginalnej postaci. Wyjątkiem jest współpraca z biurem rachunkowym — jeśli to firma zewnętrzna prowadzi Twoje księgi rachunkowe, to miejscem przechowywania dokumentacji księgowej będzie jego siedziba.
Poznaj nasze wskazówki dotyczące porządkowania archiwum przedsiębiorstwa i zobacz, jakie praktyczne funkcje ma SaldeoSMART. Monitoring płatności za faktury nigdy nie był tak prosty!
Zmiana adresu przechowywania dokumentacji księgowej. Jak to zrobić?
Zdarzają się sytuacje, w których zmienia się adres przechowywania dokumentacji księgowej (np. gdy firma zleca prowadzenie księgowości podmiotowi zewnętrznemu, takiemu jak biuro rachunkowe, albo zmienia adres biura). Warto pamiętać, że ta z pozoru nieistotna zmiana jest bardzo ważna z punktu widzenia dokumentacji księgowej! Przechowywanie rachunkowości w nowym miejscu przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do urzędu. Zmianę tę należy zaktualizować za pomocą formularza NIP-2, zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Masz na to 7 dni od momentu dokonania zmiany.
Podsumujmy — 3 najważniejsze punkty
- Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej trwa 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
- W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, przedsiębiorca jest zobowiązany zgłosić ten fakt odpowiednim organom podatkowym, np. przez formularz NIP-2.
- Przechowywanie dokumentacji księgowej online jest dobrym pomysłem dla wszystkich przedsiębiorców, którzy chcą zoptymalizować działania. Poznaj elektroniczne archiwum SaldeoSMART i zredukuj koszty!
