Praca w biurze rachunkowym – jak ją usprawnić?

Ilość pracy w biurze rachunkowym nigdy nie jest równomierna i zdarza się, że nagły natłok dokumentów utrudnia jego funkcjonowanie. Jeśli wymagania klientów wciąż rosną, a Ty nie masz pomysłu, jak poradzić sobie z organizacją pracy w Twoim biurze, mamy dla Ciebie kilka wskazówek.

Zadbaj o odpowiednią komunikację z klientem

Jednym z najistotniejszych czynników mających wpływ na sprawne funkcjonowanie biura rachunkowego jest dobra komunikacja z klientem. Jeśli nie będzie ona satysfakcjonująca, możemy stracić nie tylko klientów, ale i reputację. Często osobiste dostarczanie dokumentów przez klientów bywa dla nich uciążliwe, a otrzymywanie firmowej dokumentacji przez biuro rachunkowe w ostatniej chwili bardzo dezorganizuje jego pracę. Co więcej, w pełnej skrzynce mailowej łatwo przeoczyć ważną wiadomość. Na szczęście mamy do wyboru całą gamę narzędzi, które pozwolą nam usprawnić komunikację z naszymi klientami. Jednym z nim jest chociażby platforma służąca do komunikowania się z nimi. Dzięki niej klient nie musi osobiście fatygować się do biura ze swoją dokumentacją – wystarczy, że umieści ją w „chmurze”. Daje to nam szybszy dostęp do dokumentów i usprawnia rozliczenia, które od razu możemy przesłać do klienta.

Skanuj faktury i dokumenty rejestrowe

Zamiast ręcznie wpisywać każdą fakturę, znacznie szybciej jest ją zeskanować. Dzięki temu nie tylko będziemy mogli wprowadzić do komputera więcej dokumentów w krótszym czasie, ale także uniknąć błędów, które mogą się zdarzyć przy ręcznym przepisywaniu danych. Co więcej, skanowanie dokumentów pozwala szybciej je odnaleźć w komputerze i sprawia, że zawsze mamy je pod ręką, a co ważne – w każdej chwili możemy je wydrukować bądź przesłać do klienta. Jeśli dodatkowo mamy do tego odpowiedni program, będziemy mogli od razu wprowadzić faktury do księgowości danej firmy.

Podziel pracę między pracowników

Kolejnym sposobem na to, aby usprawnić pracę w biurze rachunkowym, jest podział obowiązków między pracowników. Jeśli wszyscy odpowiadają za wszystko, możemy mieć do czynienia z olbrzymim chaosem. Dlatego też należy zadbać o to, aby część pracowników biura była odpowiedzialna za księgowość, a część za kadry. Dzięki temu wszystkie terminy i formalności będą zawsze dopilnowane. Podział kompetencji pomiędzy pracownikami pozwala także na uporządkowanie pracy, a co za tym idzie efektywniejsze wykonywanie swoich obowiązków.

Skorzystaj z nowoczesnych narzędzi informatycznych

Często wystarczy zmienić jedną rzecz, aby ułatwić sobie pracę. Tak jest w przypadku nowoczesnych aplikacji księgowych, które pozwalają usprawnić wszystkie procesy, jakie zachodzą w biurze rachunkowym, zaoszczędzić masę czasu i pieniędzy, poprawić komunikację z klientem oraz niemal całkowicie wyeliminować ryzyko popełniania błędów. Takie możliwości dostarcza platforma SaldeoSMART, która usprawni Twoją pracę poprzez odczytywanie skanowanych dokumentów i automatyczne uzupełnianie informacji z faktury. Co więcej, gwarantuje ona lepszy kontakt z klientem dzięki aplikacji do komunikowania się, rozszerzonej o program do wystawiania faktur oraz zapewni właściwy obieg dokumentów na linii klient–biuro. Co ważne, jest ona kompatybilna z większością dostępnych na rynku programów księgowych. Jeśli chcesz usprawnić pracę w swoim biurze, zwiększyć efektywność swoich pracowników, zapewnić obsługę większej liczbie klientów oraz zaoszczędzić czas i pieniądze, wystarczy Ci do tego jedna aplikacja – SaldeoSMART.