Planowanie budżetu w biurze rachunkowym. Jak zrobić to dobrze?

Początek jesieni to najlepszy moment na planowanie budżetu na kolejny rok. Z jednej strony wiemy już, jakie koszty ponieśliśmy w bieżącym roku, z drugiej – mamy już plany rozwojowe na kolejne miesiące. Na co zwrócić uwagę, planując budżet, by ze spokojną głową wejść w nowy rok?

W naszym biurze rachunkowym zaczynamy planowanie budżetu już we wrześniu. To doskonały moment na weryfikację tego, co przyniósł nam ten rok. Robimy więc podsumowanie. Jakie koszty ponieśliśmy, jakie nakłady finansowe przeznaczyliśmy na konkretne rzeczy. Planując kolejny rok, trzeba patrzeć na to, co jest teraz. Warto sprawdzić, jakie kwoty mieliśmy założone w ubiegłym roku i jak mają się one do rzeczywistości. To podstawowa rzecz, od której trzeba wyjść. Ona pokazuje nam ewentualne rozbieżności między planami a wykorzystaniem budżetu. Wiedząc to, możemy lepiej przygotować się do kolejnego roku. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę w tym procesie?

Rozwój firmy

Po weryfikacji aktualnej sytuacji należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chcemy się w przyszłym roku rozwijać. Czy nasz zespół będzie się powiększał, czy będziemy przyjmować więcej klientów do obsługi? Jeśli tak należy się do tego przygotować. Porozmawiać z firmami, z którymi będziemy chcieli nawiązać współpracę. Sprawdzić, jak to wpłynie na przychody i na koszty. Bo nowy klient łączy się z wyższymi cenami serwisu IT, z rozbudową serwera, zakupem dodatkowych licencji itd. Jeśli chcemy współpracować z dużą firmą, która chce przesyłać dokumenty tylko w formie elektronicznej, choćby za pomocą SaldeoSMART, potrzebujemy do tego odpowiednich zasobów serwera.

To także dobry moment na to, aby przeanalizować rentowność klientów. Może z niektórymi warto porozmawiać o wzroście ceny usług, może z innych czas już zrezygnować, jeśli współpraca nie przynosi satysfakcji obu stronom? I jeśli zrezygnujemy – znaleźć w to miejsce nowych usługobiorców. To wszystko także trzeba wziąć pod uwagę w budżecie.

Podobnie rozbudowanie zespołu to nie tylko wynagrodzenia, ale też dodatkowa przestrzeń biurowa, sprzęty, komputer, oprogramowanie, szkolenia itd. Nie da się bez rozważenia tych aspektów przygotować dobrego budżetu.

Zmiany prawne

Jak wszyscy doskonale wiemy, polskie prawo nie pozwala nam się nudzić. Co roku pojawiają się nowości, z którymi biura rachunkowe muszą się zmierzyć. Także w przyszłym roku dużo się będzie działo. Dodatkowo rząd zapowiada, że będzie zmieniał zasady rozliczania składki zdrowotnej. Co to oznacza? Szkolenia i konieczność dostosowania się do nowych warunków.

W tym roku dużym tematem jest ustawa o sygnalistach, która właśnie weszła w życie. Nie każde biuro rachunkowe wie, że ona obowiązuje także nas – biura. I to nawet te, które zatrudniają tylko jedną osobę. Biura to szczególne podmioty, które zostały ustawą zobowiązane do stosowania AML, czyli ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Z automatu podlegamy zatem ustawie o sygnalistach. A to oznacza konieczność wprowadzenie procedur i narzędzi, które pozwolą na dokonywanie zgłoszeń. To wszystko kosztuje. Ci, którzy nie zrobili tego do tej pory, muszą ponieść te koszty w przyszłym roku.

Szkolenia

Skoro już wspomniałam o szkoleniach, warto zaznaczyć, że planowanie budżetu na nie jest koniecznością. I nie chodzi tylko o szkolenia merytoryczne, ale też szkolenia z kompetencji miękkich. Dobrze jest już dziś pomyśleć o udziale w konferencjach i związanych z tym kosztami – nie samego udziału, ale też transportu, hoteli, wyżywienia i tak dalej. To bardzo ważny punkt w budżecie, bo dzięki niemu zespół faktycznie lepiej funkcjonuje i jest bardziej zmotywowany.

Marketing

Biura rachunkowe coraz częściej dbają o swój wizerunek. O tym też trzeba pomyśleć z wyprzedzeniem. Nie chodzi mi o reklamę, ale o koszty nawet drobnych materiałów i gadżetów marketingowych, które możemy na przykład podarować klientom przy podpisywaniu umowy. To symboliczne rzeczy, ale budują naszą relację z kontrahentami.

Technologie

Wszystkie rzeczy, o których wspomniałam wyżej, wiążą się z rozwojem biura. A jeśli chcemy się rozwijać i iść do przodu, jeśli chcemy obsługiwać coraz więcej klientów i dawać im więcej niż standardowe wyliczanie podatków – musimy inwestować w technologie. I na te technologie patrzymy z dwóch stron. Sprawdzamy, co mamy teraz i czy musimy zwiększyć wydatki na systemy, z których korzystamy, jeśli zwiększymy zatrudnienie i liczbę klientów. Czyli na przykład czy musimy dokupić więcej kredytów w SaldeoSMART.

Z drugiej strony – patrzymy na to, co dzieje się na rynku. Jakie nowe opcje się pojawiły, które z jednej strony zautomatyzują naszą pracę, a z drugiej będą dodatkową wartością dla klientów. Jeśli w systemach, które mamy, pojawiają się duże nowości, warto zaplanować także szkolenia dla klientów.

Podwyżki i integracje

Podstawą działania biura są pracownicy. Dbanie o ich dobrostan musi znaleźć odzwierciedlenie w budżecie. Planujemy zatem podwyżki dla pracowników, ale też integracje, różne wyjazdy. No i oczywiście wspomniane już wcześniej szkolenia, materiały merytoryczne dla pracowników, dostępy do różnych źródeł wiedzy, prenumeraty, e-booki, spotkania z doradcami. To są wszystko bardzo wartościowe rzeczy dla zespołu. Oraz narzędzia pracy – nowe urządzenia czy aktualizacje oprogramowania, z którego pracownicy na co dzień korzystają, a które ułatwia ich pracę i oszczędza ich czas.

Rezerwa

Rezerwa – bardzo ważny punkt w budżecie, o którym nie każdy pamięta. A przecież w biznesie zdarzają się nieprzewidywalne sytuacje. Awarie systemów, zniszczenia sprzętów, konieczność inwestycji w nowe technologie, ale też – niespodziewane rezygnacje ze współpracy ze strony klientów. A nawet – większe niż planowane powiększenie zespołu. Nie wspominając już na przykład o konieczności tłumaczenia umowy na inny język czy przygotowania z prawnikiem nowej wersji dokumentów.

Trzeba być przygotowanym także na takie wydarzenia. Wszystko po to, aby mieć spokojną głowę i pewność, że będziemy mieć na wynagrodzenia dla pracowników, opłacenie faktur od kontrahentów i właśnie – na reakcję w przypadku niespodziewanych sytuacji. Z takiej rezerwy można opłacić też dodatkowe aktywności służące integracji i dobrostanowi zespołu – np. bony pracownicze na święta, wspólne świętowanie urodzin itd.

Jak widać, planowanie budżetu jest kluczowe. Wrzesień i październik to zatem bardzo pracowity i intensywny czas dla księgowych i biur rachunkowych. Ale im szybciej zaplanujemy budżet, im szybciej zamówimy różne rzeczy, zapiszemy się na szkolenia i konferencje, tym większa pewność, że nowy rok nas nie zaskoczy. A spokojna głowa w naszej branży to podstawa. Wszystkim tej spokojnej głowy – także przy planowaniu budżetu – życzę 😊

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy