Księga Przychodów i Rozchodów – czy na pewno wiesz o niej wszystko?

Księga Przychodów i Rozchodów to powszechna forma prowadzenia księgowości w przypadku mikro i małych przedsiębiorstw. Służy do ujmowania wszelkiego rodzaju operacji gospodarczych w uproszczonej i przejrzystej formie. I choć samo ewidencjonowanie firmowych przychodów i wydatków na pierwszy rzut oka wcale nie wydaje się skomplikowane, to w rzeczywistości prowadzenie KPiR określają ścisłe zasady wyznaczone przez Rozporządzenie Ministerstwa Finansów, których nieznajomość może nas słono kosztować. Co warto wiedzieć o prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów?

Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR?

Obowiązkowi rozliczania się na podstawie tego rodzaju ewidencji podlegają przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółki cywilne, jawne i partnerskie, jeżeli osiągnięte przez ich właścicieli przychody netto ze sprzedaży nie przekroczył w poprzednim roku 2.000.000 euro (w roku 2022 limit w złotówkach wynosi – 9 188 200 zł). Warto zaznaczyć, że po przekroczeniu tej kwoty przedsiębiorcy zobligowani są do prowadzenia pełnych (i bardziej skomplikowanych) ksiąg rachunkowych, do czego kwalifikacje posiadają jedynie osoby prawne.

Do prowadzenia KPiR zobligowane są również osoby wykonujące działalność w formie agencji i umów zlecenia, osoby zajmujące się działami produkcji rolnej oraz duchowni, którzy sami zrezygnowali z prawa do zryczałtowanego podatku dochodowego.

Co i dlaczego księgujemy w KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów służy do ewidencjonowania wszystkich zdarzeń gospodarczych w przedsiębiorstwie, czyli przedstawienia osiąganych przychodów i poniesionych kosztów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dokument ten niezbędny jest nie tylko do rozliczenia z Urzędem Skarbowym czy wyliczenia kwoty należnego podatku dochodowego, ale również do oceny efektywności działań przedsiębiorstwa w danym okresie. Nic tak bowiem nie przemawia za dalszym prowadzeniem działalności gospodarczej jak świadomość wzrastających dochodów i finansowej stabilności!

W Księdze Przychodów i Rozchodów dokumentujemy przede wszystkim wszelkiego rodzaju przychody, wydatki (w tym wynagrodzenia), a także zakupy towarów i materiałów handlowych. Od 2016 roku w KPiR ujmujemy również koszty prac badawczo-rozwojowych. Treść księgi jest ściśle określona przepisami prawa (jej wzór jest wskazany w załączniku do aktualnego Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

KPiR to nie wszystko – jakie ewidencje należy jeszcze prowadzić?

Prowadząc PKPiR, łącznie z PKPiR trzeba prowadzić:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• ewidencję sprzedaży – jeżeli prowadzenie księgi powierzyliśmy biuru rachunkowemu i nie prowadzimy ewidencji na kasie fiskalnej
• ewidencję przebiegu pojazdów – jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcemy odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie\
• ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych – przy prowadzeniu działalności kantorowej.

Elektroniczna Księga Przychodów i Rozchodów

Tradycyjne prowadzenie KPiR polega na ręcznym wpisywaniu w specjalny formularz wszystkich operacji gospodarczych dokonywanych przez przedsiębiorstwo. Jest to nie tylko uciążliwe i czasochłonne, ale przede wszystkim naraża przedsiębiorcę na popełnienie wielu błędów. Na szczęście ręczne rejestrowanie zdarzeń gospodarczych zostało niemal całkowicie wyparte przez elektroniczną Księgę Przychodów i Rozchodów, czyli programy księgowe.  I nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ takie rozwiązanie nie tylko usprawnia cały proces wyliczania kwot podatków czy automatycznie generuje formularze KPiR oraz rejestry i deklaracje VAT, ale też oszczędza cenny czas i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Aby jednak prawidłowo prowadzić księgi w systemie teleinformatycznym należy spełnić kilka warunków:

• należy określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja, więc może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu),
• stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
• przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Prowadzonej w formie elektronicznej PKPiR nie trzeba drukować. Dokumenty księgowe wystarczy zapisać na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych (np. w formacie PDF) i przechowywać w folderach ułożonych w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe. Warto dodatkowo zrobić kopię na osobnych (zewnętrznych) nośnikach danych, na przykład na pendrive, aby nie utracić danych w razie awarii komputera.

Prowadzenie „małej księgowości” za pomocą Księgi Przychodów i Rozchodów to najczęściej wybierana metoda rozliczania działalności. Co istotne, wpisy w tym dokumencie powinny być dodawane na bieżąco, aby na ich podstawie prawidłowo ustalić wysokość zaliczki na PIT oraz ocenić finansową wydolność własnej firmy. Pamiętajmy, że nieprawidłowo prowadzona KPiR uważana jest za wadliwą, a sam czyn kwalifikowany jako przestępstwo skarbowe. Na szczęście zdecydowana większość przedsiębiorców zdaje się na ekspertów w księgowości i powierza to zadanie w ręce specjalistów z biura rachunkowego. Bezpieczeństwo ponad wszystko!