Jak wdrażać nowe rozwiązania w biurze rachunkowym?

Termin “zmiany”, zwłaszcza w kontekście prawa podatkowego, jest w biurach rachunkowych znany aż nadto. Na szczęście, obecnie istnieje szereg zaawansowanych narzędzi, zwiększających efektywność pracy specjalistów w biurach rachunkowych. Aby jednak nowe rozwiązania zostały maksymalnie wykorzystane, trzeba uprzednio zaplanować ich prawidłowe wdrożenie. Jak to zrobić i na co zwrócić szczególną uwagę?

Co nagle, to po diable – najpierw zdiagnozuj potrzeby

Nie od dziś wiadomo, że pośpiech nie jest dobrym doradcą. Nawet najnowocześniejszy system może zawieść, jeżeli decyzję o jego implementacji podejmiemy bez głębszej analizy wszystkich korzyści i wad. Warto pamiętać, że potrzeby lokalnego biura rachunkowego są inne niż np. oczekiwania dużej firmy mającej w swoich strukturach własny dział księgowości.

Dlatego też w pierwszej kolejności należy zastanowić się, jakie funkcjonalności nowego oprogramowania będą miały kluczowe znaczenie dla naszej działalności. Dopiero potem można przejść do tematu, jak wdrażać nowe oprogramowanie.

Prowadzenie biura rachunkowego to przede wszystkim praca z przedsiębiorczym klientem, który nie zawsze ma czas na stacjonarne wizyty i ponad wszystko ceni swój czas. Warto zatem wybór nowego rozwiązania uzależnić od tego, czy jest ono w stanie odpowiedzieć nie tylko na potrzeby biura jako działalności gospodarczej, ale również (a może przede wszystkim) na potrzeby jego klientów.

Co ma ogromne znaczenie dla współczesnych przedsiębiorców? Możliwość zdalnego załatwienia wszystkich spraw przy jednoczesnym utrzymaniu dobrego kontaktu ze specjalistami. Nie bez znaczenia jest też ograniczenie i zautomatyzowanie powtarzalnych, rutynowych czynności, dzięki czemu pracownicy biura mają więcej czasu na najważniejsze sprawy swoich klientów. 

Chaos nie popłaca – wszystko należy zaplanować!

Zarządzanie zmianą jest bardzo dużym wyzwaniem niezależnie od ilości pracowników zatrudnionych w firmie. Ludzie z natury czują się niepewni wobec zmian, zwłaszcza jeśli związane są one z wdrożeniem nieznanej technologii. Dlatego też do wprowadzenia nowego rozwiązania należy się odpowiednio przygotować. I choć nie zawsze bezbolesne wdrożenie jest możliwe, to istnieje kilka dobrych praktyk, dzięki którym implementacja nowego oprogramowania może przebiec sprawnie i bezkonfliktowo.

A o co należy zadbać w pierwszej kolejności? O odpowiednią ilość czasu, który jest potrzebny na przeprowadzenie wdrożenia oraz zapoznanie się z nowym oprogramowaniem. Nie wszyscy uczą się obsługi nowych programów natychmiast, nawet jeśli są proste, więc warto mieć bufor czasowy na to, aby każdy pracownik mógł komfortowo nauczyć się jego obsługi. To również czas przeznaczony dla dostawców i samego kierownictwa na wzajemne zrozumienie swoich interesów oraz wypracowanie modelu wdrożenia opartego na zaangażowaniu i współpracy.

Wyznacz kierownika projektu

Bardzo ważne jest także wyznaczenie osoby z biura, która będzie nadzorować cały proces, odpowiadać za jego komunikowanie w zespole oraz – co najważniejsze – podejmowanie kluczowych decyzji w oparciu o politykę biura rachunkowego. W przeciwnym razie odpowiedzialność za strategiczne decyzje rozmyje się, a cały proces kilkukrotnie wydłuży w czasie. Dzięki wskazaniu kierownika projektu reszta personelu będzie miała pewność, że nad wdrożeniem czuwa osoba znająca kulturę biura na wylot. To również duże ułatwienie dla dostawcy, który dzięki wsparciu pracownika “z wewnątrz” o wiele szybciej przeprowadzi konfigurację systemu.

W przypadku wdrożenia SaldeoSMART zawsze wyznaczamy Administratora, który sprawuje pieczę nad kontem dostępowym do programu. Co ważne, to nie zawsze musi być ta sama osoba, co kierownik projektu.

Implementacja nowego rozwiązania to nie wszystko – na nic zda się cały proces, jeśli nie zadbamy w nim o ludzi. To właśnie pracownicy są esencją każdej zmiany i ich komfort pracy powinno się brać pod uwagę w pierwszej kolejności. Aklimatyzacja zespołu do nowego systemu wymaga dużych pokładów czasu i cierpliwości. Zwłaszcza w stosunku do tych specjalistów, którzy ze zmianami raczej są na bakier. Warto w takiej sytuacji zaplanować w biurze pracę z nowym programem i zadbać o to, aby każdy miał szansę na bezstresowe poznanie jego możliwości. Każdy pracownik powinien również poznać korzyści oprogramowania, aby móc potem maksymalnie zoptymalizować swoją pracę. Pamiętajmy, że nowe technologie mają przede wszystkim wspierać pracę personelu, a nie komplikować!