Jak bezboleśnie przejść przez kontrolę US i ZUS?

Kontrola – któż nie krzywi się na sam dźwięk tego słowa? Każde biuro rachunkowe przechodzi przez proces sprawdzania swoich klientów przynajmniej kilka, kilkanaście razy w ciągu roku. Jak się do niego przygotować i co zrobić, by kontrola przebiegła szybko i bez perturbacji?

Kontrola kontroli nierówna. To, czego się spodziewać, zależy od kilku czynników. Przede wszystkim od tego, czy kontrola jest oczekiwana, sprawdzająca, czy nagła. A także od tego, kto ją przeprowadza – ZUS czy urząd skarbowy.

Zacznijmy od tego drugiego.

Urząd skarbowy – czynności sprawdzające

To chyba najbardziej przewidywalny rodzaj kontroli. A to oznacza, że można się do niego bez problemów przygotować. Pojawia się najczęściej wtedy, gdy biuro rachunkowe występuje w imieniu klienta z wnioskiem o zwrot podatku VAT. Jeśli ta kwota jest znaczna, należy spodziewać się kontaktu ze strony urzędu skarbowego. W pierwszej kolejności wysyła maila z informacjami, jakich dokumentów potrzebują kontrolerzy. I to jest taki standardowy zestaw. Urząd może zapytać o przedmiot działalności klienta, czym się zajmuje, z kim współpracuje, czy ma pracowników. Taki szablon łatwo jest wcześniej przygotować i dostosować później do danej branży i konkretnego przedsiębiorcy. Zwykle urzędnicy proszą też o tytuł prawny do lokalu, umowę najmu i skany faktur. Takie dokumenty oczywiście biuro rachunkowe powinno mieć w swoim posiadaniu.

Tu warto zaznaczyć, że liczba kontroli powinna spaść, gdy wejdzie KSeF. Dlaczego? Wtedy bowiem urząd będzie miał dostęp do pełnych informacji – łącznie z tymi o formie płatności oraz o pozycjach na fakturze. To ściągnie z biura rachunkowego obowiązek przesyłania faktur klientów do urzędu.

Kontrole losowe

Czasem kontrole znacznie trudniej jest przewidzieć, bo część z nich to po prostu kontrole losowe. Firmy są wybierane w sposób automatyczny. Mało tego. Od kilku lat funkcjonuje mechanizm STIR. To narzędzie w rękach Ministerstwa Finansów i urzędów skarbowych, które ma potężną moc. Opiera się na wymianie informacji pomiędzy Krajową Administracją Skarbową a bankami. Urząd Skarbowy i Ministerstwo Finansów ma plik JPK, który zawiera konkretną wartość sprzedaży. Instytucja finansowa natomiast ma zestawienie wpływów na rachunki bankowe. Obecnie jest coraz więcej kontroli i zapytań z prośbą o wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy wpływami na rachunek bankowy a sprzedażą, którą wykazujemy w pliku JPK. Co musi zrobić w takiej sytuacji biuro rachunkowe? Przeanalizować pliki, przygotować zestawienia, sprawdzić, co tam faktycznie do banku wpływało. Jeżeli ktoś ma niewiele faktur, to nie zajmuje dużo czasu. Inaczej jest w przypadku wielu dokumentów.

Co ciekawe, wielu z tych kontroli można by uniknąć. Zdarza się bowiem, że różnica między sprzedażą a wpływami na konto bierze się na przykład z tego, że klient dostał zwrot podatku za poprzedni rok. Lub z tego, że kontrahent zapłacił fakturę z dużym opóźnieniem. Nie ma tu zatem żadnych nieścisłości ze strony przedsiębiorcy.

Różnice między kontrolą podatku VAT i podatku dochodowego

Warto pamiętać o tym, że na kontrole w podatku VAT śmiało można się przygotować, jeżeli wiedza i kompetencje pracowników biura są wysokie. Natomiast kontrola w podatku dochodowym jest bardziej skomplikowane. Zdarza się bowiem, że urząd skarbowy kwestionuje dany rodzaj wydatków, jeśli według urzędnika nie ma związku z przychodami. Oczywiście przedsiębiorcy, o ile księgowi ich edukują, mają świadomość, co może być kosztem. Dodatkowo biuro pilnuje tych wydatków i ich odpowiedniej kwalifikacji. Bywa jednak, że urząd kwestionuje prozaiczne rzeczy, np. czy dana rzecz w konkretnej branży może zostać uznana za koszt powiązany z rodzajem prowadzonej działalności.

Choć – przyznaję szczerze – urzędy prezentują obecnie coraz liberalniejsze podejście. Dodatkowo zmieniają swój język komunikacji i podejście do podatnika. Dawniej dużo częściej zdarzały się sytuacje, w których urzędnik po prostu zakładał, że przedsiębiorca próbuje go oszukać. I skoro już jest kontrola, to chodzi o to, żeby znaleźć jakieś nieprawidłowości. W ostatnich latach podejście do podatnika wyraźnie się zmieniło. Naprawdę widać – także podczas konsultacji Ministerstwa Finansów z księgowymi – większą otwartość na potrzeby podatników. Otwartość na to, żeby nie straszyć, nie karać, tylko dać jakiś czas na naprawienie ewentualnych błędów.

Kontrole z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Przedsiębiorcy, a wraz z nimi i obsługujące ich biura rachunkowe, mogą się też spodziewać kontroli z ZUS-u. ZUS sprawdza przedsiębiorców na dwa sposoby. Są oczywiście kontrole losowe – automat losuje firmy, do których zapukają kontrolerzy. Są też kontrole związane z podejrzanymi zatrudnieniami. Np. przedsiębiorca przyjmuje do pracy osobę, która za chwilę idzie na dłuższe L4. W takich przypadkach ZUS zadaje standardowe pytania pracownikowi i pracodawcy. Te pytania są powtarzalne, biuro rachunkowe może zatem przygotować swojego klienta do odpowiedzi na nie.

W przypadku kontroli losowych ZUS może np. podważyć zasadność umowy o dzieło lub sprawdzić, czy za pracownika na pewno są odprowadzane wszystkie konieczne składki.

Kontrola – wyzwanie dla biura i dla przedsiębiorcy

Każda czynność sprawdzająca ze strony urzędu czy ZUS-u dezorganizuje pracę biura rachunkowego. Szczególnie taka niezapowiedziana. Urzędnicy są bardzo skrupulatni. Bardzo często przeprowadzają kontrolę w biurze. Zespół ma zatem dodatkowe obowiązki, by odpowiadać na pytania czy przygotowywać dokumenty. To, czy czas ten będzie względnie spokojny czy nie, zależy od kilku czynników.

Po pierwsze – przygotowanie samego biura rachunkowego. Jeśli w biurze wdrożone są odpowiednie procedury, np. dwuetapowa weryfikacja księgowania, pomyłki zdarzają się naprawdę bardzo rzadko. Dodatkowo biuro może też mieć gotowe standardowe dokumenty na wypadek kontroli, które wystarczy uzupełnić i czekać na wizytę urzędnika.

Po drugie – podejście urzędnika. Jak wspominałam, to podejście zmienia się stanowczo na lepsze. Ale zdarzają się kontrole, których celem jest doszukanie się nieprawidłowości. Jeśli np. firma urośnie za szybko, zdobędzie dużego klienta – pojawiają się pytania, w jaki sposób go pozyskała, jak przebiegała transakcja. To jest bardzo stresujące dla przedsiębiorcy.

Po trzecie – sytuacja samego przedsiębiorcy. Oczywiście najłatwiej jest, gdy klient dostarcza do biura wszystkie dokumenty. Natomiast zdarza się, że tak nie jest. Czasem też klient podmieni jakąś fakturę, ale nie poinformuje o tym księgowego. To rodzi dodatkowe problemy podczas kontroli. Co ciekawe, ważne jest też to, jak długo dana firma współpracuje z biurem rachunkowym. Jeśli ta współpraca jest długa, urzędnicy są w stanie patrzeć na przedsiębiorcę łaskawszym okiem niż wtedy, gdy zmienia on biuro co roku.

Po czwarte – wynik kontroli. Jeśli urząd coś znajdzie podczas kontroli, np. w zakresie VAT, coś, co wynika z winy przedsiębiorcy, to za chwilę rusza lawina kolejnych kontroli. Biuro rachunkowe bywa tu w trudnej sytuacji, zwłaszcza jeśli okazuje się, że klient coś zataił. Z jednej strony chce bronić interesów klienta, z drugiej to zaufanie zostało już nadszarpnięte. Takie kontrole są bardzo niekomfortowe.

Automatyzacje, czyli jak sobie pomóc

Kontrolę pożerają czas księgowego i niszczą spokój przedsiębiorcy. Jednak, można się do nich sensownie przygotować. Jednym ze sposobów jest automatyzacja. Takie systemy jak SaldeoSMART bardzo ułatwiają życie podczas kontroli. Mamy wszystko w elektronicznym archiwum. Faktury, umowy np. leasingu, umowy o pracę, akty notarialne. W każdym momencie można te dokumenty łatwo odszukać, wyeksportować, udostępnić urzędnikom. Nie trzeba się przekopywać przez papierowe archiwa, przewozić niczego z siedziby firmy do biura rachunkowego. Wszystko jest pod ręką.

Mając dostęp do tego typu dokumentów i wiedząc o kontroli, można spokojnie przygotować niezbędne pliki potrzebne urzędnikom i zaoszczędzić tym samym cenny czas.

Urzędnik też człowiek – warto być pomocnym i empatycznym

Nie bez znaczenia jest również nasze podejście do kontrolerów. Ja w ogóle wyznaję taką zasadę, żeby w biznesie budować pozytywne relacje. Ważne jest, żeby mieć otwartość na drugiego człowieka, nawet jeśli się czasem pomyli. W takiej sytuacji lepiej podejść do niego ze zrozumieniem i łagodnością. Współpracując, osiągniemy więcej, niż wchodząc w konflikty. A nawet w sytuacjach na pierwszy rzut oka konfliktowych da się rozmawiać kulturalnie i na wysokim poziomie. W przypadku współpracy z urzędami bardzo liczy się też wywiązywanie się z terminów. Jeśli obiecujemy, że doślemy dokumenty w konkretnym czasie, zróbmy to. Dobra wola po naszej stronie sprawi, że nawet jeśli w jakimś momencie nie będziemy w stanie się z czymś wyrobić, ale poinformujemy o tym urzędnika, on to zrozumie.

Zatem empatia i zrozumienie są podstawą współpracy podczas kontroli. A także docenienie urzędnika. On naprawdę ma ciężką i często niewdzięczną pracę. Warto o tym pamiętać.

Kontrole dezorganizują pracę biura. Czasem ciągną się latami. Czasami nawet wtedy, gdy współpraca ze sprawdzanym klientem już się skończyła. Warto pamiętać jednak o tym, że biura rachunkowe nie zostawiają przedsiębiorców samych z kontrolami. Zawsze starają się pomóc, doradzać, uspokajać. Taka jest nasza rola. I przywilej reprezentowania naszych klientów. Dobra współpraca na linii biuro-przedsiębiorca-urząd wsparta odpowiednimi narzędziami technologicznymi plus odrobina empatii i zrozumienia sprawiają, że proces kontroli jest szybszy i przyjemniejszy dla każdej ze stron. Naprawdę polecam 😊

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy