Kamila Cieszkowska 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Cyfryzacja biura rachunkowego – dużo o niej mówię. Dbam też o to, żeby w naszym biurze wykorzystywać jak najwięcej przydatnych technologii. Wciąż jednak spotkam się z pytaniami – po co to wszystko? Odpowiedź jest prosta – dla pracowników i klientów firmy. Bo dzięki cyfryzacji ich życie jest lepsze i łatwiejsze.
Tradycyjna księgowość kojarzyła się z papierowymi dokumentami. Ponieważ to one królowały, współpraca z biurem rachunkowym wyglądała kiedyś zupełnie inaczej. Na początku miesiąca klient biura przyjeżdżał do księgowej i wręczał jej naręcze papierów. Co więcej – bardzo często razem z tymi dokumentami przywoził gotówkę do zapłaty faktur. Tak było w czasach, gdy przelewy były mało popularne.
Jak w takim momencie wyglądało biuro? Przede wszystkim był w nim bardzo duży ruch. Cały czas kręciło się dużo osób. A jeśli ktoś dostarczał np. 300 faktur, księgowe nie miały czasu na to, by sporządzić protokół i sprawdzić faktura po fakturze, czy wszystko się zgadza. Zdarzało się więc, że faktury nie docierały czy też po prostu ginęły w transporcie. Trudno było w takim przypadku stwierdzić, kto odpowiada za zaginięcie takiego dokumentu. Później oczywiście jeszcze trzeba było wszystko rozliczyć, umieścić w segregatorach, przechować i na koniec przekazać klientowi. Nie było to przyjazne ani dla księgowych, ani dla klientów biur.
Cyfryzacja biura rachunkowego – nowa era pracy w księgowości
Całe szczęście pojawiły się technologie, które zupełnie zmieniły zasady współpracy na linii biuro-kontrahent. Weźmy pod uwagę SaldeoSMART, z którego korzystamy na co dzień w naszym biurze rachunkowym. Udostępniając je klientowi, dajemy mu jednocześnie elektroniczne archiwum, do którego nie tylko może dodać każdy dokument, ale też sprawdzić, jakie dokumenty przekazał już księgowej, a jakie wciąż musi załączyć. Nie ma więc takiego ryzyka zaginięcia faktury i pytania o to, czy na pewno wszystkie dokumenty dotarły do księgowej? Do systemu można załączać dokumenty, które przedsiębiorca dostał w formie elektronicznej, ale też skany dokumentów papierowych. I ich oryginałów nie trzeba już przechowywać ani tym bardziej przewozić do biura rachunkowego.
A gdy wejdzie KSeF, takie systemy jak SaldeoSMART będą jeszcze pożyteczniejsze. Wszystkie faktury będą wtedy z konieczności elektroniczne. Przedsiębiorca będzie wystawiał faktury i wysyłał je do KSeF, a system sam będzie pobierał z KSeF niezbędne dokumenty.
Co cyfryzacja biura rachunkowego oznacza dla klienta? Już wyjaśniam.
Oszczędność czasu
Czas jest dziś na wagę złota. A tradycyjna księgowość wymagała przeznaczenia na kontakty z biurem rachunkowym sporej jego ilości. Kompletowanie dokumentów, dojazd do księgowej lub wyprawa na pocztę, by nadać przesyłkę. Sprawdzenie, czy ta przesyłka na pewno dotarła do miejsca przeznaczenia. A w przypadku gdy po terminie wysłania dokumentów do przedsiębiorcy trafiła kolejna faktura (lub znalazła się w stosie innych papierów) – znów wyjazd do księgowej lub wysłanie do niej kuriera.
Z nowoczesnymi systemami wszystko działa szybciej. Dokumenty do SaldeoSMART można dodawać na bieżąco. A w razie dodatkowej faktury wystarczy mail czy wiadomość do księgowej lub po prostu komentarz w SaldeoSMART, który trafi bezpośrednio do biura rachunkowego, by poinformować o dodaniu nowego pliku. Nie trzeba gnać przez miasto. Moim zdaniem dzięki temu komfort przedsiębiorcy we współpracy z biurem rachunkowym bardzo mocno idzie do przodu.
Wolność wyboru
Możliwość kontaktu i przekazywania dokumentów w formie elektronicznej dała przedsiębiorcom także dużo większą elastyczność w zakresie wyboru biura rachunkowego. Mogą zdecydować się na takie, które naprawdę odpowiada ich potrzebom. A nie na to, które jest w tym samym mieście, a nawet w tej samej dzielnicy. Ograniczenia terytorialne przestały mieć znaczenie. Klient z Pomorza może mieć biuro rachunkowe z Krakowa. Nie ma żadnych przeciwwskazań.
Kontrola nad dokumentami
Wspominałam już o tym, że w starym systemie dokumenty po prostu ginęły. Poza tym wszyscy czekali – klient na to, czy jego dokumenty dotrą na czas do księgowej. Księgowi – na paczkę od klienta. Bywało, że takie paczki wysyłane pocztą czy kurierem nie docierały lub dochodziły do biura z dużym opóźnieniem. A jeśli nie dotarły w ogóle – ponieważ były w papierze – nie dało się ich odtworzyć. Same problemy.
Cyfryzacja biura rachunkowego może to zmienić. W systemie elektronicznym dokumenty są cały czas. To przedsiębiorca ma pełną kontrolę nad tym, czy i kiedy je tam zamieści. I w każdym momencie, z dowolnego miejsca na ziemi może mieć do nich dostęp. Dodatkowo – jeśli biuro rachunkowe współpracuje z dużym i znanym dostawcą oprogramowania – i ono, i klient ma pewność, że wszystkie dane, wszystkie dokumenty na platformie są odpowiednio chronione. A to dziś niezwykła wartość.
Aspekty ekologiczne
Mniej papieru to także ukłon w stronę ochrony środowiska, co coraz bardziej liczy się dla przedsiębiorców. To nie tylko oszczędność papieru, ale też mniej transportu i spalin. Kiedyś przedsiębiorca odbierał dokumenty od księgowej po roku. Jeśli tych dokumentów było dużo, trzeba było zamawiać specjalny transport, samochód dostawczy czy przewóz kurierem. Co zmienia cyfryzacja biura rachunkowego? Dziś księgowa wysyła klientowi instrukcję, jak ma pobrać dokumenty z systemu. I to wszystko.
Brak kosztów przechowywania
Dokumentacja w wersji elektronicznej oznacza też brak konieczności przechowywania dokumentów. To znów oszczędność choćby na segregatorach, półkach czy zamykanych szafach. Ale też na przestrzeni. Nie każdy miał w biurze wystarczająco dużo miejsca, by przechowywać dokumenty z wielu lat. Można oczywiście zlecić innej firmie archiwizację tych dokumentów, ale to są niemałe koszty.
Dodatkowo dostęp do takich papierowych dokumentów trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Nie można trzymać danych osobowych czy finansowych tak po prostu na biurku. To kolejny koszt i obowiązek przedsiębiorcy.
Elektroniczne akta osobowe
Warto pamiętać, że systemy takie jak SaldeoSMART obsługują nie tylko faktury, ale i akta osobowe. Dzięki temu akta takie można przechowywać i prowadzić w formie elektronicznej. To jest duży plus. Wcześniej klienci wszystkie dokumenty przekazywali do biura i to biuro przechowywało umowy, aneksy, zaświadczenia itd. I jeśli klient nie był pewien, jaką stawkę miał dany pracownik albo do kiedy trwa jakaś umowa, musiał zwrócić się do księgowej.
W przypadku elektronicznych akt osobowych przedsiębiorca ma do nich dostęp cały czas. Dodatkowo dostaje powiadomienia, gdy pracownikowi kończą badania lekarskie, umowa czy szkolenie BHP. Nie musi więc pamiętać o dodatkowych rzeczach. To jest świetne rozwiązanie.
Dane analityczne
Właściciele większych firm zyskują jeszcze w innym wymiarze. Dzięki narzędziom wspierających pracę biur rachunkowych nie muszą opisywać faktur na papierze. Zamiast tego mogą w systemie przypisywać wymiary przypisywać i potem po tych wymiarach filtrować dokumenty. W SaldeoSMART można filtrować formę płatności, kontrahenta, wymiar i nawet kategorie. Dzięki temu przedsiębiorca dostaje w jednym miejscu dużo danych – tylko z przeglądania dokumentów. To jest ważne szczególnie dla tych klientów, którzy lubią trzymać rękę na pulsie, analizować, patrzeć, porównywać i wprowadzać na tej podstawie usprawnienia.
Elektroniczny obieg dokumentów
Dużym usprawnieniem jest także dostępny w SaldeoSMART elektroniczny obieg dokumentów. To jest ogromny atut dla klienta. Kiedyś jeden dokument papierowy przechodził przez kilka działów, aby uzyskać zatwierdzenie. Ta podróż była długotrwała. Wystarczyło, że osoba, która miała podpisać taki dokument, miała na biurku dużo papierów. Faktura się zawieruszyła. Płatność jest wstrzymana. Kontrahenci dzwonią zdenerwowani, co się dzieje z dokumentem, z płatnością. Równie dobrze taki papier mógł przeleżeć dwa tygodnie na biurku prezesa, który był na urlopie. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje takie problemy. Dany pracownik ma przypisane coś do siebie, przychodzi powiadomienie, że dokument czeka na akceptację, pracownik akceptuje, dokument przechodzi dalej. To jest niesamowita oszczędność czasu.
A jak już dokument zostanie zatwierdzony, to płatności do banku też nie trzeba z ręki wprowadzać. Mamy przecież generowanie płatności z poziomu SaldeoSMART. I to też daje potężną oszczędność czasową. Mamy też rozliczanie wyciągów bankowych przez sztuczną inteligencję. Wczytujemy wyciąg bankowy (lub pobiera się on sam z konta bankowego), transakcje są rozliczane i od razu widać, które pozycje sprzedażowe są opłacone, jaki jest stan zaległości, od jakich firm.
Na bieżąco z finansami
A taka wiedza daje nam kontrolę nad płynnością finansową. Dostęp na bieżąco do informacji o tym, kto nam zapłacił, kto zalega, komu przypomnieć o płatności – pomaga w codziennym prowadzeniu budżetu. Także szybie wyłapywanie błędów – wystarczy błędny numer konta na fakturze, by nie została ona rozliczona. W systemie nierozliczone dokumenty są oznaczane i od razu wiadomo, co zrobić, żeby przyspieszyć cały proces.
Dodatkowo w SaldoSMART księgowe wpisują wyniki podatkowe klienta i ma on do nich bieżący dostęp. Widzi więc, że ma zamknięty miesiąc, ile ma narastająco od początku roku czy jest na stracie, czy ma zysk. Dzięki temu może planować wydatki i budżet.
Cyfryzacja biura rachunkowego – nieoczywiste korzyści dla księgowych
Cyfryzacja biura rachunkowego i wprowadzanie technologii w oczywisty sposób automatyzują, ułatwiają i przyspieszają pracę księgowych. Tego nie muszę tłumaczyć. Muszę natomiast wspomnieć o jeszcze jednym aspekcie cyfryzacji. Otóż korzystanie z innowacyjnych narzędzi pozwala na wprowadzenie w biurze pracy zdalnej. W dobie papierowych dokumentów praca z domu była praktycznie niemożliwa. Dzięki cyfryzacji pracownice naszego biura mogą pracować 2 dni w tygodniu z domu. A wiem dobrze, jak to jest dla nich ważne. Nie tracą czasu na dojazdy, mogą zachować work-life balance. Bez cyfryzacji nie mogłabym im tego zapewnić.
I tak, wiem doskonale, że wciąż jest dużo biur, które opierają swoją pracę na papierze. Ale ten system nie przetrwa, choćby ze względu na KSeF. Dlatego właściciele biur muszą iść do przodu, muszą stawiać na technologie. Jeśli tego nie zrobią – pozostaną w tyle. Jako biura, jako pracodawcy. Wciąż potrzebujemy edukacji i przełamania schematów. Ale na cyfryzacji naprawdę zyskują wszyscy. Dlatego warto na nią postawić jak najszybciej.
