Kamila Cieszkowska 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Wycena usług księgowych zbyt często stanowi problem i dla biur rachunkowych, i dla klientów. Biura nie wiedzą, jak ustalić poziom wynagrodzenia, klienci mają wątpliwości, czy kwoty nie są za wysokie. Te trudności pojawiają się wtedy, gdy obie strony nie wiedzą, co składa się na wynagrodzenie biura rachunkowego i co należy wziąć pod uwagę, ustalając cenę. A są to elementy bardziej i mniej oczywiste.
Do najbardziej oczywistych należą oczywiście polisa ubezpieczeniowa, koszty pracownicze, wyposażenie i utrzymanie biura, technologie i narzędzia ułatwiające lub wręcz umożliwiające pracę. Do mniej oczywistych – rozwój kompetencji zespołu, budowanie sieci zewnętrznych ekspertów, zapewnienie dodatkowego bezpieczeństwa i wygody klientowi. Jak? Choćby w postaci podwójnej weryfikacji czy dostępności usług i księgowych. Ustalając wynagrodzenie biura rachunkowego, należy wziąć pod uwagę każdy z tych elementów.
Polisa ubezpieczeniowa
Co ciekawe, biura rachunkowe mogą, ale nie muszą posiadać polisy ubezpieczeniowej. Odkąd weszła deregulacja zawodu, biura, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych, czyli tak zwanej pełnej księgowości, w ogóle nie muszą mieć polisy. I prawda jest taka, że bardzo dużo biur, które oferują tak zwaną uproszczoną księgowość, albo nie ma polis, albo ma tylko takie, które kiedyś były wymagane dla pełnej księgowości. To podstawowe polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej na 10000 euro. Trzeba mieć świadomość, że one w sobie praktycznie nic nie zawierają i niczego nie gwarantują klientowi. To dlatego na rynku są dodatkowe klauzule, które zabezpieczają zarówno biuro, jak i klienta.
Czy te klauzule są istotne? Jak najbardziej. Nam w biurze zdarzyło się raz uruchomić taką polisę. Jako biuro wzięliśmy na siebie odpowiedzialność, szybko skompletowaliśmy niezbędne dokumenty i klient następnego dnia miał pieniądze na koncie. Pomyłki mogą przytrafić się każdemu, ważne jest jednak to, jak się na nie zareaguje. A klienci doceniają odpowiedzialne podejście biura, partnerską współpracę, szybkie podjęcie działania. To buduje zaufanie i poczucie bezpieczeństwa.
Co ważne, dodatkowe klauzule chronią nie tylko klienta, ale też biuro i jego pracowników. O ile przyjemniej się pracuje, gdy wiadomo, że nawet w przypadku ewentualnego błędu – świat się nie kończy. Księgowa może być spokojniejsza i pracować w większym komforcie, bo wie, że w razie problemów nie zostanie pociągnięta do odpowiedzialności finansowej.
Pracownicy
No właśnie – pracownicy. Zespół to największa wartość biura rachunkowego, a także bardzo istotny czynnik składający się na wynagrodzenie za obsługę księgową. Na wysokość pensji pracowników wpływa doświadczenie tych osób. Jeżeli korzystamy głównie ze studentów i stażystów, to te koszty nie są takie wysokie. Jeśli jednak stawiamy na wykwalifikowanych specjalistów – sytuacja jest już zupełnie inna.
Trzeba też pamiętać o tym, że dzisiaj ludzie mają inne podejście do pracy. Chronią swoją prywatność, akcentują, że nie chcą pracować w nadgodzinach. Zatem w zespole trzeba mieć odpowiednią liczbę osób. Pracownicy są też bardzo świadomi. Chcą się rozwijać, podnosić kompetencje. I jeśli właścicielowi zależy na tym, by miał zaangażowanych ludzi, musi zapewnić im warunki, które sprawią, że oni będą chcieli się angażować.
Szkolenia
Na to zaangażowanie wpływa oferta, którą pracodawca ma dla swoich pracowników. Do tej oferty należą różnorodne kursy, szkolenia, czyli po prostu możliwość rozwoju dla pracownika. Prawda jest taka, że praca księgowych to jest nauka przez całe życie. I to nauka w zakresie zarówno kompetencji miękkich, jak i twardych, wiedzy czysto merytorycznej. Im większy zespół, tym te koszty są większe. Jeżeli chcemy się szkolić i oferować klientowi usługi najlepsze z możliwych i dawać mu poczucie maksymalnego bezpieczeństwa, to wybieramy najlepszych szkoleniowców i trenerów. Szkolimy z kompetencji miękkich, żeby pracownik umiał zrozumieć klienta i miał taką naturalną chęć pomocy w danej sytuacji. By umiał się komunikować nawet w sytuacjach napiętych, stresowych. By zachował spokój i wiedział, jak poprawić komfort klienta biura. Dzięki temu klient otrzymuje usługi na wysokim poziomie, a zespół jest spokojny, merytoryczny i zmotywowany.
Atmosfera i integracje
Na odpowiedni poziom współpracy wpływa też atmosfera w zespole. Na nią natomiast składają się między innymi wszelkiego rodzaju integracje. Pracownicy naprawdę zwracają na to uwagę. A ich zadowolenie przekłada się na przywiązanie do pracodawcy. Co to oznacza? Że pozostają w biurze na wiele lat. A klienci naprawdę doceniają to, że rotacja pracowników biura rachunkowego jest mała. Doceniają, kiedy obsługuje ich zawsze ta sama księgowa, która zna i ich, i ich firmę oraz otoczenie biznesowe. Zatem zgrany zespół, który chce i lubi ze sobą pracować, bo jest zintegrowany, to kolejny element budujący zadowolenie klienta.
Dostęp do materiałów merytorycznych i wiedzy ekspertów zewnętrznych
Wiedza kosztuje. A biura, które chcą dać klientowi jak najwięcej, potrzebują dostępu do różnorodnych platform ułatwiających wyszukiwanie informacji czy śledzenie najnowszych linii orzeczniczych. Do platform szkoleniowych, e-learningowych. A także do specjalistów z innych dziedzin, bo dzięki nim nasza usługa może być kompleksowa i odpowiadać na aktualne potrzeby klienta. To dlatego budujemy sieć ekspertów, z którymi współpracujemy. Ekspertów w zakresie prawa, podatków, windykacji. Ich usługi też kosztują. Podobnie jak udział w wydarzeniach, podczas których ich poznajemy. Konferencje, targi, organizacje networkingowe – udział w nich jest płatny. Ale wartość dodana dla klienta ogromna. Bo z takich wydarzeń przywozimy nie tylko znajomości, ale i informacje o najnowszych trendach czy technologiach, które możemy wdrożyć, by jeszcze lepiej wykonywać swoją pracę.
Technologie
Może trudno w to uwierzyć, ale wciąż są biura rachunkowe, które technologie ograniczają do komputera z internetem i telefonu. Całą działalność opierają natomiast na papierowych dokumentach. Można? Teoretycznie tak, ale nie jest to ani wydajne, ani wygodne, ani dobre dla biura, pracowników i klientów.
Technologii, które wspierają pracę księgowych, jest wiele. Podstawowe to oczywiście komputery, serwery, licencje na oprogramowanie, z którego korzystamy, czyli cała infrastruktura, dzięki której działamy. My w naszym biurze mamy jeszcze dwa łącza internetowe – na wypadek, gdyby jedno miało awarię. Wszystko po to, żeby zapewnić ciągłość usługi.
No i technologie mniej oczywiste, choć dla mnie niezbędne – boty, automaty, rozwiązania takie jak SaldeoSMART. Czy musimy je mieć? Naturalnie można bez nich żyć. Ale automatyzacje pozwalają nam oszczędzić czas, który możemy poświęcić na poznanie sytuacji klienta, na szkolenia, na rozmowy. SaldeoSMART wspiera nie tylko naszą pracę, ale też kontakt z klientem i jego wygodę. Klient ma dostęp online do swojego konta w programie, może wystawiać faktury elektroniczne, może podglądnąć bieżącą sytuację, ma archiwum dokumentów, akta osobowe, możliwość generowanie przelewów i wiele innych. Technologie służą zatem nie tylko samym księgowym, a także klientom i im biznesom.
A im bardziej firma się rozwija, tym lepsze technologie są potrzebne. Już teraz widzę, że w biurze musimy wprowadzić szybsze komputery z szybszymi procesorami, jakieś zasilanie awaryjne na wypadek braku prądu z sieci. I znów – czy musimy to robić? Nie musimy. Bez technologii, systemów wspierających, ze słabym ubezpieczeniem nadal możemy działać i mieć niższe koszty. Ale też dużo niższą jakość obsługi klienta i dużo gorsze środowisko pracy. A to nie służy rozwojowi.
Dwuetapowa weryfikacja i odpowiednio duży zespół
Choć technologie bardzo pomagają w pracy i oszczędzają czas, w biurze wciąż musi pracować odpowiednia liczba ludzi. Przede wszystkim po to, aby możliwe były zastępstwa w przypadku choroby czy urlopu. I to takie zastępstwa, które będą niezauważalne dla klienta.
Łatwo to wprowadzić, gdy biuro prowadzi dwuetapową weryfikację. Polega ona na tym, że jedna samodzielna księgowa księguje, zamyka miesiąc, a druga samodzielna księgowa jeszcze ją weryfikuje, żeby ryzyko błędu było praktycznie zerowe. I to też sprawia, że ta usługa naprawdę jest bardzo rzetelna. A do tego sytuację każdego klienta znają dwie osoby, dzięki czemu łatwiej jest zorganizować zastępstwo i przekazać sprawy firmy innej, zorientowanej w temacie księgowej.
Oczywiście to oznacza, że wzrasta czas przeznaczony na obsługę klienta, ale też ten klient ma dzięki temu spokojną głowę i poczucie bezpieczeństwa. A także ciągły kontakt ze swoim księgowym. Odpowiednia liczba ludzi w biurze jest gwarantem tego, że księgowe mają czas na rozmowy z klientami. A to jest dziś w cenie.
Czterodniowy tydzień pracy a wynagrodzenie biura rachunkowego
Co jeszcze wpływa na koszty prowadzenia biura rachunkowego i tym samym cenę usługi? Oczywiście takie rzeczy jak samo wynajęcie biura, prąd i inne media, ergonomiczne fotele i biurka, odpowiednie oświetlenie i tak dalej. A co wpłynie w przyszłości? Dużo się dziś mówi o wprowadzeniu czterodniowego czy też 35-godzinnego tygodnia pracy. I oczywiście to wspaniale, że pracownicy będą mieli więcej czasu dla siebie. Ale dla firm – i to nie tylko biur rachunkowych – będzie to oznaczało konieczność inwestycji w kolejne technologie oraz zwiększenia zatrudnienia. To na pewno wyraźnie przełoży się na koszty prowadzenie działalności i tym samym na ceny. Nie jestem pewna, czy nasza nie tylko branża, ale i gospodarka jest dziś na to gotowa.
Podwyżka wynagrodzenia biura rachunkowego – jak zakomunikować klientowi?
Jak widać, na wynagrodzenie biura rachunkowego składa się bardzo wiele elementów. I biuro, które się rozwija, nie uniknie podwyżek cen. Jak przekazać taką informację klientowi? Na początku warto podziękować mu za zaufanie i współpracę. A następnie szczerze wytłumaczyć, z czego taka podwyżka wynika. Czy chodzi o nowe technologie – i jeśli tak, co dzięki nim klient osiągnie. Czy chodzi o poprawę komunikacji, lepszy kontakt, doskonalszą współpracę. Warto pamiętać, że klient, któremu już na samym początku, podczas pierwszego spotkania mówimy, co dostaje od nas w pakiecie – np. dostęp do SaldeoSMART, archiwum dokumentów, możliwość wystawiania faktur, ma świadomość, że otrzymuje od biura wartość dodaną. Wie też, że to kosztuje, ale potrafi docenić, że ten koszt przekłada się na jego wygodę i lepszą pracę. Zatem zrozumie (a przynajmniej w większości przypadków zrozumie) zmieniające się wynagrodzenie biura rachunkowego.
Oczywiście ważne jest też to, aby cała komunikacja z klientem nie dotyczyła tylko zmian cen. Istotne są również maile, w których dzielimy się wiedzą, tłumaczymy nowe funkcjonalności systemów, zawiłości podatkowe czy nowości w prawie.
Być może ktoś zastanawia się teraz, czy warto inwestować w tyle elementów i stawiać czoła konieczności podnoszenia cen i informowania o tym klientów? Otóż warto. Musimy mieć świadomość, że świat i wszystko wokół bardzo dynamicznie się zmienia. Jeżeli my nie będziemy podążać za tą zmianą i się rozwijać, to w pewnym momencie nasz biznes może się zakończyć. Albo dlatego że wykluczy nas rynek, bo przegramy z konkurencją, albo dlatego że odejdą od nas klienci, bo nie będziemy w stanie nadążyć za rozwojem ich biznesu.
Zatem – idźmy do przodu, nie bójmy się zmian i reakcji naszych klientów. Każda automatyzacja, technologia, integracja, szkolenie przekładają się na to, że tworzymy zgrany, doświadczony i mocny merytorycznie zespół, który ma czas dla klientów i dla siebie. A to jest wartość, którą docenią i pracownicy, i firmy, z którymi współpracujemy.
