Bałagan w firmowych dokumentach – jak je dobrze tytułować?

„Umowa z Respol1.doc”, „Nowa_umowa_zRespol.doc”, „umowa_po_poprv3”, „resp-umowa-poprawiona.doc” – tak nierzadko wygląda lista tytułów dokumentów znajdujących się w jednym zaledwie folderze pracownika. Czy łatwo wskazać ostatnią wersję umowy? Niekiedy nie wiadomo nawet, czego dany dokument dotyczy. Mniejszy problem jest wtedy, gdy gubi się w takich oznaczeniach sam właściciel dokumentu, ale kiedy zaczniemy dodatkowo umieszczać pliki w archiwum, to bałagan może okazać się niemały. Jak go opanować?

Sprawne zarządzanie dokumentami w biurze to podstawa produktywnej pracy. Z badania PriceWaterhouseCoopers Survey wynika, że statystyczny pracownik tworzy 19 kopii zapasowych dokumentu bez potrzeby, ale gubi 1 na 20 (i to pewnie zgodnie z prawem Murphy’ego ten, którego kopii nie zrobił). Według innych badań rocznie pracownik marnuje 1,5 dnia na szukanie dokumentów. I to wszystko dotyczy komputera jednego podwładnego. A teraz wyobraźmy sobie, że przenosimy dokumenty do archiwum w „chmurze”, nie stosując przy tym odpowiednich procedur dotyczących ich nazewnictwa. Co za chaos!

Nazwa pliku – najważniejsze informacje

Co powinno znaleźć się w nazwie pliku, by łatwo można było zorientować się, czym jest dany dokument? Biblioteka Stanforda (czyli miejsce, w którego archiwum znajdują się tysiące plików) radzi, by w nazwie umieszczać takie elementy jak:

• nazwę projektu lub akronim, który go dotyczy;
• kategorię (np.: umowa, faktura);
• nazwisko twórcy pliku;
• numer wersji;
• datę;
• trzyliterowe rozszerzenie wskazujące na typ dokumentu (np.: .doc, .pdf).

Ważne, by przed stworzeniem jednolitej zasady nazywania dokumentów przemyśleć to, jak będziemy ich szukać – i pod tym kątem zaprojektować system nazewnictwa. Przykładowo, można uznać, że najważniejsza będzie data (i wtedy umieszczamy ją na początku nazwy), następnie kategoria projektu, jego nazwa i numer wersji. Kolejność poszczególnych informacji zawartych w nazwie pliku zależy od sposobu ich szukania i tego, co w danej firmie będzie najważniejszym kryterium.

Jak nazywać pliki, by je łatwo znaleźć? Kilka trików

• Nie stosuj zwykłych spacji – czasami oprogramowanie ich nie rozpoznaje i wypełnia je symbolami. Lepiej zastosować podkreślnik „_” (np. „Umowa_ramowa”), nie używać separatora (np. „umowaramowa”) bądź poszczególne słowa oznaczać wielką literą (np. „UmowaRamowa”).
• Jeśli stosujesz numerację, nie zaczynaj od zera. Jeśli wersji będzie więcej niż dziewięć, będziesz musiał stosować dwie cyfry – zaciemni Ci to obraz całości. Lepiej od razu stosować numerację typu 01, 02, 03.
• Najlepszy system datowania to rok, miesiąc i dzień bez żadnych separatorów (np.: 20160412 lub 160412). Dzięki temu masz pewność, że dokumenty zawsze będą ustawione w chronologicznym porządku.
• Przy dużej liczbie pracowników same inicjały do oznaczania twórcy dokumentu mogą nie wystarczyć (wiele osób może mieć podobne). Stwórz jeden spójny system, który pozwoli uniknąć pomyłek (np. litera imienia i nazwisko).
• Jeśli tworzysz kilka wersji dokumentu (lub tworzą je pracownicy), ważne, by każdy po jakiejkolwiek poprawce zmieniał nazwę pliku i dodawał do niej kolejny numer wersji – dzięki temu zawsze będzie wiadomo, na której wersji rozpoczęto pracę.
• Unikaj bardzo długich nazw plików, ale staraj się, by były maksymalnie treściwe.
• Warto wyznaczyć jedną osobę (np.: twórcę dokumentu bądź osobę, która jako ostatnia zatwierdza dokument) jako odpowiedzialną za usuwanie z dysku wszystkich pozostałych kopii roboczych pliku.

A jakie Wy macie sposoby na zapanowanie nad biurowym chaosem?