Jak księgowi postrzegają automatyzację w księgowości?

Według Oxford University, aż do 47% zawodów może w ciągu najbliższych 20 lat zostać całkowicie zautomatyzowanych. Księgowość należy do tych obszarów, w których automatyzacja rozwija się błyskawicznie i szacuje się, że będzie to jeden z 5 zawodów[1], który ze względu na rozwój technologii, przejdzie poważne przeobrażenia. Czy automatyzacja w księgowości jest zatem dla branży zagrożeniem czy zbawieniem? Jak widzą ją zarówno klienci biur rachunkowych jak i sami zainteresowani – księgowi, audytorzy, specjaliści controllingu?

Automatyzacja w księgowości – tak czy nie?

Czy w związku z automatyzacją zadań w księgowości, na pracowników Biur Rachunkowych pada blady strach związany z wizją utraty pracy? Okazuje się, że wcale nie! Zdecydowana większość widzi w procesach automatyzacji codziennych zadań same plusy.

Aż 86% księgowych[2] cieszy się z tego, że znaczna część ich zadań administracyjnych będzie mogła zostać zredukowana i przejęta przez automatyczne systemy. Dzięki temu, będą mieć znacznie więcej czasu na to, by zajmować się bardziej ambitnymi i wymagającymi kwestiami, związanymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych swoich klientów.

• 44% księgowych, dzięki automatyzacji zamierza zająć się bardziej strategicznymi z perspektywy klientów zadaniami,
• 48% widzi możliwość obsłużenia większej ilości klientów,
• 23% chce wykorzystać dodatkowy czas dla siebie i rozwoju własnej wiedzy.

Na przeciwnym biegunie jest grupa, która obawia się nowoczesności. Z badania Sage, Practise of Now przeprowadzonego w kwietniu 2017 roku, wynika, że nadal prawie 1/3 księgowych w firmach i biurach rachunkowych dokonuje wszystkich operacji ręcznie – włącznie z wprowadzaniem danych do systemu. 7% księgowych prowadzi odręczne notatki. Te osoby obawiają się nieco automatyzacji i mają poczucie (35% z nich), że pozbawi ich ona tej części pracy, którą lubią najbardziej.

Co lubią księgowi, a co ich frustruje?

Na ile powtarzalna praca związana z wprowadzaniem danych i ich księgowaniem jest tym, co najbardziej cieszy księgowych?

35% księgowych faktycznie lubi wykonywać zadania administracyjne. Dla pozostałych, najprzyjemniejsza część pracy w księgowości to:

• 24% – doradztwo w zakresie strategii biznesowych – prognozowanie, zarządzanie ryzykiem itd.,
• 22% – budowanie relacji z klientem biura rachunkowego,
• 9% – zaznajamianie się z nowym klientem i jego biznesem,
• 9% – doradztwo w sprawie rozwiązań podatkowych i przepisów.

Jak widać, dla wielu księgowych, praca to coś więcej niż zadania administracyjne. Z doświadczeń SaldeoSMART, zdobytych podczas wdrożeń naszego rozwiązania w Biurach Rachunkowych, wynika jednak, że nawet lubiący administracyjne zadania księgowi doceniają wygodę automatycznego wprowadzania danych.

Wprowadzenie automatyzacji może również pomóc zredukować wiele frustrujących dla księgowych elementów pracy. Z badania Practise of Now wynika, że najbardziej frustrujące elementy pracy księgowego to:

• proszenie (a wręcz uganianie się za klientem), by udostępnił dane. Jest to problem aż dla 46% księgowych! Możliwość przesyłania elektronicznych plików upraszcza ten proces i ułatwia współprace na linii Biuro – Klient,
• przekopywanie się przez dane i ich wprowadzanie – 37%. Automatyzacja może całkiem wyeliminować ten problem, a dodatkowo dostęp do elektronicznego archiwum z dokumentami zdecydowanie ułatwi dostęp do danych,
• pozyskiwanie nowych klientów – 25%. Automatyzacja nie zrobi tego zamiast księgowego, ale posiadanie nowoczesnych rozwiązań może pomóc przyciągnąć klientów, którzy oczekują dobrej komunikacji i efektywnej współpracy,

• śledzenie zmian legislacyjnych – 23%. Tu księgowi na razie muszą radzić sobie sami,
• windykacja klientów – 23%. Niektóre elementy tego procesu są już automatyzowane. Można je też outsourcować,

• nadążanie za zmianami technologicznymi – 15%. Warto czytać branżowe pisma i portale, w których nie brakuje przydatnych wskazówek na temat optymalizacji pracy księgowego. My oczywiście polecamy nasz Blog 😉

Jak widać z analiz badania, technologia nie naprawi wszystkich problemów Biur Rachunkowych i nie zredukuje wszystkich frustrujących elementów pracy, ale może je wyraźnie zmniejszyć.

Jakie korzyści, zdaniem księgowych, niesie ze sobą automatyzacja w księgowości?

86% księgowych ma poczucie, że dzięki zautomatyzowaniu procesu wprowadzania danych, będzie mogło zająć się projektowaniem nowych usług księgowych dla klientów i poszerzyć swoją działalność. Główne korzyści związane z wdrażaniem automatyzacji, księgowi widzą w:

• Zwiększeniu dostępności do dokumentów i ułatwieniu dostępu do nich (co daje klientowi możliwość pełniejszej współpracy z firmą księgową, a księgowym większą swobodę realizacji zadań księgowych),
• Poprawie procesów decyzyjnych – dzięki wdrażaniu automatycznych obiegów dokumentów,
• Poprawie efektywności pracy – dzięki redukcji zadań powtarzalnych i usunięciu papierkologii,
• Możliwości prowadzenia skalowalnego biznesu i rozwoju systemu księgowego w miarę rozwoju portfolio klientów.

Dla klientów biur rachunkowych, automatyzacja również jest korzystna. Aż 20% z nich oczekuje od księgowego wsparcia i doradztwa, na które nie zawsze księgowi mają czas. Dzięki automatyzacji procesów powtarzalnych, taki czas dla klienta będzie można znaleźć.

Automatyzacja = efektywność. Przekonaj się, ile pracy możesz usprawnić, wybierając SaldeoSMART

[1] za magazynem Wired, „Robots will soon do Your Taxes. Bye-bye accounting jobs” Vasant Dhar, 20.02.2017
[2] Raport SAGE Practise of Now – 05.04.2017