5 trendów w księgowości 2018

Jakie zmiany przyniesie w księgowości 2018 rok? Na jakie trendy warto się przygotować i otworzyć by  – jako biuro rachunkowe – zachować konkurencyjność, a jako klient, wiedzieć jak wybrać to najlepsze i najbardziej nowoczesne?

Trend 1 – większa rola outsourcingu

Do niedawna księgowość biurom rachunkowym zlecały jedynie firmy mniejsze. Większe podmioty wolały realizować zadania księgowe poprzez własne działy księgowe.  Wraz z rozwojem usług outsourcingu oraz Centrów Usług Wspólnych, działania księgowe dużych firm i korporacji zostały przejęte przez centra outsourcingowe, których lwia część znajduje się obecnie w Polsce. Średnie podmioty nadal wolały zatrudniać wewnętrznych księgowych. 2018 rok może przynieść zmianę tej sytuacji, bo coraz częściej można zauważyć outsourcing usług księgowych w firmach średnich – 50-200 pracowników.

Firma średniej wielkości zlecając na zewnątrz usługi księgowe, najczęściej pozostawia w firmie 1-2 osoby w dziale księgowości, które dbają o przepływ informacji i znając firmę, zarządzają wszystkimi procesami. Operacje księgowania dokonują się jednak w firmie zewnętrznej, która komunikuje się z klientem za pomocą oprogramowania. Dzięki możliwości przesyłania elektronicznych wersji dokumentów, taki outsourcing może być łatwiejszy i tańszy niż utrzymywanie własnego rozbudowanego działu księgowego.

Trend 2 – automatyzacja procesów

Dzięki sztucznej inteligencji i możliwości oprogramowania niemalże wszystkiego, we wszystkich branżach można zauważyć wzrost automatyzacji pracy. Nie omija to także księgowości. Manualne, proste, nużące czynności są wykonywane przez odpowiednie oprogramowanie, które usprawnia i przyspiesza pracę na wielu poziomach. Dla księgowości oznacza to większą ilość czasu na doradztwo i budowanie z klientem relacji.

Maszyny nie zastąpią księgowego, który wie jak zinterpretować przepisy, potrafi wybrać najbardziej efektywną dla klienta formę rozliczeń i doradzić mu w aspekcie kolejnych kroków finansowych. Mogą jednak sprawić, że życie księgowego będzie łatwiejsze. Dzięki automatyzacji procesów, zyskują również klienci biur, bo mają szybszy i bardziej aktualny dostęp do danych finansowych.

Trend 3 – zdalny dostęp do dokumentów i ich digitalizacja

Każdy rok w księgowości to coraz mniejsza ilość papierowych dokumentów, które wypierane są przez wersje elektroniczne. Takie rozwiązanie jest tańsze i bardziej efektywne również z punktu widzenia archiwizacji. Niestety, obowiązujące w Polsce przepisy nie pozwalają jeszcze na to, by wszystkie dokumenty finansowo księgowe przedsiębiorcy były dostępne jedynie w formie elektronicznej, ale stopniowe zmiany w przepisach (np. w Kodeksie Pracy w zakresie planowanego skrócenia obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat) będą zdecydowanie faworyzować cyfrowe wersje dokumentów, które mogą być dostępne online 24 godziny na dobę z każdego miejsca na ziemi.

Trend 4 – cyberbezpieczeństwo

W związku z coraz częstszymi i bardziej zaawansowanymi atakami hackerskimi, rośnie zapotrzebowanie na zabezpieczenie danych – zwłaszcza tak ważnych, jak dane finansowe przedsiębiorstwa. Z tego powodu, bardzo ważnym elementem w wyborze dostawcy usług księgowych jest wybór takiego podmiotu, który zapewni pełne bezpieczeństwo danych i będzie używać nowoczesnego oprogramowania, nie pozwalając na żadne przechwycenia danych czy ich utratę.

Dla biur księgowych oznacza to konieczność inwestycji w takie rozwiązania na VPN, profesjonalne usługi chmurowe, bezpieczne, szyfrowane połączenia. Niestety przekazywanie klientowi danych finansowych mailem, to za mały poziom bezpieczeństwa.

Trend 5 – client experience pokolenia Y

Trend dbania o klienta na każdym etapie relacji dociera również do księgowości. Z jednej strony jest to efekt tego, że nastawienie proklienckie obserwujemy w wielu obszarach usług, zatem klienci niejako się go domagają, a z drugiej kwestia tego, że coraz większa ilość klientów biur to pokolenie Milleniasów (pokolenie Y – osób urodzonych miedzy 1980 – 2000 rokiem). To grupa, dla której technologia jest czymś zupełnie naturalnym. Jej przedstawiciele wiedzą  jak z niej korzystać i robią to chętnie. Oczekują korzystania z technologii również w obszarze księgowości. Chcą móc komunikować się z księgowym nie tylko osobiście czy telefonicznie, ale również przez maila czy czat. Chcą mieć dostęp do swoich dokumentów online i mobilnie.

To, że klientami biur księgowych stają się przedstawiciele pokolenia Y sprawia, że biura rachunkowe muszą się do ich potrzeb dopasować. W przeciwnym razie zaczną być postrzegane jako przestarzałe i niewygodne.

A czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na nowe trendy w księgowości?

Księgowy wczoraj i dziś – trendy zmian na rynku usług księgowych