KSeF okiem księgowego. Za mało czasu, za dużo zmian

KSeF – gorący temat, angażujący przedsiębiorców, dostawców IT i oczywiście księgowych. Nic dziwnego, że w mediach jest od lat odmieniany przez wszystkie przypadki. I jeszcze przez lata będzie, bo termin, w którym nowy system będzie obowiązkowy dla wszystkich, wciąż jest przesuwany. Choć jestem wielką zwolenniczką wprowadzania innowacyjnych rozwiązań w branży – w tym przypadku uważam, że wyznaczanie coraz odleglejszych dat jest słuszne.

Nie, nie dlatego że idea KSeF mi się nie podoba. Wręcz przeciwnie. Według mnie Krajowy System e-Faktur jest naprawdę świetnym rozwiązaniem. I to zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla biur rachunkowych. Przede wszystkim pomoże rozwiązać problem zagubionych faktur, dokumentów, które nie docierają na czas, bo są przewożone w aucie, przechowywane w domach itd. W wielu przypadkach trafiają do księgowego w momencie, w którym nie da się już odliczyć podatku VAT. Każdy system, który pomoże to ustrukturyzować, uporządkować i gromadzić dokumenty w jednym miejscu, jest dobrym pomysłem.

Problemem jest czas, przygotowanie techniczne i konieczność zmian w procesach wystawiania faktur, z którymi zmierzyć się będą musieli nie tylko księgowi, ale właśnie przede wszystkim przedsiębiorcy.

Zmiany, na które nikt nie czeka

Środowisko księgowych podchodzi do KSeF dość jednoznacznie. Dla nas jest to kolejna zmiana wprowadzana w bardzo krótkim czasie. To skutkuje tym, że naprawdę brakuje nam czasu na to, aby na spokojnie usiąść i się do KSeF-u przygotować. Zwłaszcza że wciąż nie wiemy, kiedy stanie się obowiązkowy. Według mnie nawet 2025 rok jest na dziś mało prawdopodobny.

Praca księgowego wygląda teraz zupełnie inaczej niż jeszcze kilka lat temu. Właściwie przez cały miesiąc coś się dzieje, ciągle gonią nas terminy, wciąż musimy się uczyć czegoś nowego. Coraz częściej słyszę od księgowych, że są zwyczajnie zmęczeni. Nie dziwi mnie więc brak entuzjazmu po stronie branży, która nie ma ochoty na kolejne nowości. Zwłaszcza niedostatecznie przetestowane, co będzie skutkowało przestojami, błędami systemu i frustracją – nie tylko księgowych, ale też klientów biur rachunkowych. Również zmęczonych zmianami, które w ostatnich latach zafundował im ustawodawca.

Dla nas, księgowych, KSeF to przede wszystkim konieczność opracowania nowych procedur współpracy z klientami, ale też edukacja klientów, bo to oni będą musieli zrozumieć, że zmienia się sposób wystawiania faktur. I to nie tylko w zakresie narzędzia, ale też czasu i procesu.

Fakturowanie od nowa

Powiedzmy sobie szczerze – dla wielu przedsiębiorców KSeF będzie utrudnieniem. Dla nikogo nie jest tajemnicą, że klienci biur rachunkowych cofają się czasem z datą wystawienia faktury w systemie do fakturowania. Czasem zmieniają szczegóły faktury, edytują ją już po wystawieniu, a jeszcze przed wysłaniem do kontrahenta. I w końcu – wielu z nich (zwłaszcza firm oferujących cykliczne usługi) wystawia faktury ostatniego dnia miesiąca. Dziś to wystarczy, bo rozliczyć fakturę na poczet miesiąca, w którym została wystawiona. Z KSeF-em nie będzie to takie łatwe.

Co bowiem zmieni KSeF? Jeśli usługodawca wystawi fakturę rano i od razu wyśle ją do KSeF, prawdopodobnie wszystko będzie dobrze i do godziny 24 zostanie pobrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Jeśli jednak UPO zostanie pobrane dwie minuty po północy – faktura będzie wystawiona z datą pierwszego dnia nowego miesiąca. Bo datą wpływu faktury do kontrahenta jest data UPO. A to zmienia na przykład datę odliczenia VAT, co sprawia, że przedsiębiorcy przestają czuć się komfortowo i tracą poczucie stabilności.

Dodajmy do tego fakt, że wystawionych i wysłanych do KSeF faktur nie można edytować (można jedynie wystawiać korekty), nie można też wystawić faktury ze wsteczną datą – i naprawdę przestaje mnie dziwić to, że przedsiębiorcy niechętnie patrzą na nowy system.

Zadziała czy nie zadziała?

I w końcu temat, którego nie można pominąć – mianowicie przygotowanie samego systemu. Wiem, że są dziś księgowi, którzy wystawiają już ustrukturyzowane faktury. I wiem, że natrafiają na problemy techniczne, a zgłoszenia, które wysyłają do ministerstwa, czekają na rozpatrzenie wiele, wiele miesięcy. Nie bardzo wyobrażam sobie, jak to będzie działać, gdy nagle wszyscy zaczną przesyłać faktury do KSeF. A pamiętajmy, że są firmy, które dziennie wystawiają po kilka tysięcy faktur. Nauczona doświadczeniem z innymi systemami obawiam się, że KSeF po prostu sobie z tym nie poradzi. Do dziś w systemach, które działają od dłuższego czasu – np. do przesyłania deklaracji JPK czy ZUS – zdarzają się błędy. Narzędzia się blokują, serwery zawieszają.

Do tego dochodzi problem integracji z KSeF narzędzi do fakturowania, z których na co dzień korzystają przedsiębiorcy. Oczywiście najwięksi dostawcy są już gotowi, zintegrowani. Ale są małe, niszowe programy, których producentom integracja z KSeF po prostu nie będzie się opłacać. To kolejny kłopot dla właścicieli firm. Ale też dla nas kolejny argument do tego, by przekonać naszych klientów to wystawiania faktur w SaldeoSMART, do którego dostęp dostają od nas w cenie usługi księgowej. Saldeo jest już zintegrowane z KSeF, a biura rachunkowe na pewno nie przestaną korzystać z niego po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur.

Pobierz kompendium wiedzy o Krajowym Systemie e-Faktur!

Co nas zatem czeka? Na pewno dużo pracy. Po stronie biur księgowych przygotowanie nowych procedur, zebranie upoważnień i edukacja klientów. Po stronie przedsiębiorców – zrozumienie nowego sposobu wystawiania faktur, a także ograniczeń, które się z tym wiążą. Ale też – ostatecznych korzyści, jakie KSeF naprawdę ma szansę przynieść. Szczerze wierzę, że jeśli KSeF będzie działał poprawnie, okaże się naprawdę świetnym narzędziem. Ale żeby tak było – wszyscy musimy mieć czas. Ministerstwo na dopracowanie rozwiązania, my na przygotowanie siebie i klientów. Wierzę w to, że przy odrobinie rozsądnego podejścia ze strony ustawodawców i twórców systemu wszyscy z sukcesem przejdziemy przez ten proces.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy