Kiedy wolno odmówić urlopu pracownikowi

Sezon urlopowy w firmach już się rozpoczął. Niektórzy mają urlopy zaplanowane od dawna, niektórzy decydują się na wakacje ad hoc. Kiedy pracodawca może odmówić urlopu pracownikowi i jakie są tego konsekwencje?

Urlopy wypoczynkowe, czyli firma na wolnych obrotach

Każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę, ma prawo do urlopu wypoczynkowego w określonym stażem pracy wymiarze. Według Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje też prawo do odbycia nieprzerwanego, 14 dniowego urlopu (art 162 KP). Warto zaznaczyć, że jest to przywilej, a nie obowiązek (w KP użyto słowa „powinien trwać” a nie „musi trwać”).

Oznacza to, że jeśli pracownik chce mieć 14 dni nieprzerwanego odpoczynku, pracodawca powinien to umożliwić. Jeśli jednak pracownik woli wykorzystywać urlop w mniejszych, krótszych odcinkach czasu, to pracodawca powinien mu to umożliwić.

Pracodawca nie może zmusić pracownika do wzięcia urlopu w określonym czasie (wyjątkiem jest sytuacja urlopu zaległego oraz wykorzystywania urlopu na wypowiedzeniu), ale jednocześnie nie musi się zgadzać na urlop zawsze wtedy, kiedy pracownik chce.

Pracodawca może odmówić urlopu wtedy, kiedy istnieją szczególne potrzeby pracodawcy, ze względu na które nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 162.2 KP).

Do najczęstszych przyczyn należą: awarie i wypadki oraz nieprzewidziane sytuacje biznesowe, które wymagają wiedzy pracownika. Na ryzyko odmowy urlopu narażone są szczególnie te osoby, które pracują na pojedynczych, samodzielnych stanowiskach i nie ma w firmie nikogo innego, kto miałby taką wiedzę i mógłby pracownika zastąpić.

Warto pamiętać, że taką przyczyną może być również sytuacja, w której pracownik, który miał zastąpić urlopowicza odejdzie z pracy bądź się rozchoruje i nie będzie mógł pełnić zastępstwa.

Zgoda pracownika do tego, by mu odmówić urlopu bądź go przesunąć, nie jest wymagana. Pracownik może się odwołać od decyzji pracodawcy i skierować sprawę do Sądu Pracy. W praktyce takie sytuacje zdarzają się rzadko (bo czas rozpatrywania wniosku przez sąd i tak będzie na tyle długi, że pracownikowi zaplanowany termin przepadnie), ale takie zachowanie ze strony pracodawcy podważa zaufanie pracownika do szefa i może odbić się bardzo niekorzystnie na atmosferze pracy. Zwłaszcza, jeśli pracownik podzieli się frustracją z zespołem.

Czy przy przesunięciu urlopu pracownikowi należy mu się odszkodowanie?

W sytuacji odwołania pracownika z urlopu, pracodawca musi ponieść koszty powrotu pracownika do pracy oraz koszty związane bezpośrednio z urlopem, które pracownik poniósł, a z nich nie skorzystał (np.; koszt hotelu, wycieczek).

A co z kosztami pracownika, które poniósł on zanim wyjechał na urlop, który został przesunięty przez pracodawcę? Czy pracodawca musi zwrócić koszt np. zarezerwowanych znacznie wcześniej biletów lotniczych czy rezerwacji hotelu?

Praktyka Sądów Pracy wykazuje, że i owszem, pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty, które ten poniósł w związku z urlopem, do którego z winy pracodawcy nie dojdzie. Trzeba to zrobić jednak jedynie wtedy, kiedy urlop pracownika był już zaakceptowany lub widniał w planie urlopów. Jeśli pracownik dokonał rezerwacji a dopiero potem zgłosił wniosek o urlop, który został odrzucony, nie przysługuje mu odszkodowanie.

Zwrot obejmuje również jedynie udokumentowane koszty – czyli np. zaliczkę na hotel czy koszty rezerwacji biletów.

Przed odwołaniem pracownika z urlop warto zatem sprawdzić, jakie plany ma pracownik na wakacje. Może okazać się, że koszt odwołania jego urlopu będzie przewyższał zysk związany z pozostawieniem pracownika w pracy.

Urlop na żądanie i odmowa pracodawcy

W szczególnych przypadkach, kiedy pracodawca nie chce udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym terminie, pracownicy próbują „obejść sytuację” poprzez zgłoszenie urlopu na żądanie. Czy pracodawca musi zaakceptować taką sytuację?

Choć co do zasady, urlop na żądanie powinien pracownikowi przysługiwać niezależnie od powodów, dla których go potrzebuje, to przywilej ten został ustalony po to, by pracownik mógł z niego skorzystać w nagłej, losowej sytuacji. Jeśli pracownik starał się o urlop wypoczynkowy w danym terminie, ale go nie otrzymał i w te same dni zgłasza urlop na żądanie, to pracodawca ma prawo przypuszczać, że nie jest to dla pracownika ani sytuacja losowa ani też nagła.

Pracodawca może odmówić urlopu na żądanie równie wtedy, kiedy interes firmy wymaga obecności pracownika – np. pracownik jest jedynym handlowcem w firmie, a na ten czas zaplanowano wizytę ważnego kontrahenta, której nie można przełożyć. W takiej sytuacji pracownik musi przyjść do pracy.

Jak przygotować się do urlopu, aby uniknąć niespodzianek w jego trakcie?