Kategoryzacja i wymiarowanie faktur sprzedażowych w SaldeoSMART

Nadawanie kategorii i wymiarów fakturom sprzedażowym wystawionym w SaldeoSMART umożliwia szczegółowe opisanie faktur, tak aby ich eksport do programu księgowego zawierał kompletne informacje księgowe.

Kto może korzystać z kategoryzacji i wymiarowania faktur sprzedażowych?

Kategoryzacja faktur sprzedażowych jest dostępna dla tych użytkowników, w których pakietach dostępna jest ta funkcjonalność. Dotyczy ona następujących typów faktur: faktura zaliczkowa, fakturowa końcowa, faktura VAT, faktura dla nievatowca. Na ten moment faktury sprzedażowe z kategoriami można eksportować tylko do programu Comarch ERP Optima oraz enova365. W przygotowaniu są mechanizmy eksportu dla kolejnych programów, o czym będziemy informować na bieżąco w kolejnych aktualizacjach.

Parametry integracji są dostępne w zakładce „Parametry”. Zostały rozdzielone na parametry integracji dotyczące sprzedaży oraz osobno dotyczące kosztów. Jeśli któreś z parametrów są wspólne, to uzupełnienie ich w jednej z zakładek, np. dla kosztów, spowoduje, że będą automatycznie uzupełnione także dla sprzedaży.

Uwaga! W tym momencie eksport faktur sprzedażowych z kategoriami działa tylko dla programu Comarch ERP Optima. Dla pozostałych programów księgowych uzupełnienie Parametrów integracji sprzedaży nie będzie miało wpływu na eksport faktur sprzedażowych do tych programów.

Jak nadawać kategorie fakturom wystawianym w SaldeoSMART?

Mechanizm kategoryzowania faktur sprzedażowych działa analogicznie jak nadawanie kategorii dla dokumentów. Czyli pokrótce – kategoria zawiera informacje, na jakich kontach księgowych należy zaksięgować daną fakturę. Dostępne w ramach kategorii ustawienia są uzależnione od programu księgowego, są to najczęściej także informacje o rejestrze, opisie gospodarczym lub drugiej kategorii. Kategorie można także importować z programu księgowego.

Zanim jednak zaczniemy kategoryzować faktury, po stronie księgowego należy ustawić dwa ważne parametry (na widoku edycji danych firmy):

• Uruchomione moduły – czyli do jakich funkcji ma dostęp firma. Tu można wskazać, że nadawanie kategorii dla wystawionych faktur będzie możliwe także po stronie Panelu Firmy, czyli np. klient biura rachunkowego również będzie miał możliwość nadawania kategorii dla faktur.

• Jak kategoryzować faktury sprzedaży (na końcu części dotyczącej edycji danych firmy) – wg pozycji towarowych czy wg rejestru VAT.

Od tego, co zaznaczymy w drugim z wymienionych elementów zależy to, jak w danej firmie będzie można kategoryzować faktury. Wybór „wg Pozycji towarowych” oznacza, że system przygotuje tabelę do kategoryzacji w oparciu o poszczególne linie towarowe. Wybór „wg Rejestru VAT” oznaczać będzie podział według sum na poszczególnych stawkach VAT.

Gdzie można ustawić kategorie dla FS?

Nadawanie kategorii fakturom sprzedażowym jest możliwe na widoku detali faktury – formatka znajduje się na samym dole, pod informacjami dotyczącymi faktury.

Baza kategorii jest wspólna dla faktur sprzedażowych i dokumentów kosztowych. Kategorię główną wybieramy w pierwszej linii (1) – jeśli faktura ma być zaksięgowana tylko wg jednej kategorii to nie ma potrzeby wybierania kategorii w pozostałych polach. Jeśli jednak kategoryzujemy np. wg pozycji, to wtedy kategorie należy wybrać na każdej z widocznych linii (2). Dodatkowo każdą pozycję można jeszcze podzielić – służy do tego znak % po prawej stronie linii (3), wtedy należy wpisać, jaką kwotę w danej pozycji księgujemy na innej kategorii. Program automatycznie przeliczy, ile pozostaje na pierwszej z wybranych kategorii.

Aby ułatwić obsługę kategoryzowania faktur, formatka może być zablokowana lub odblokowana.

• Odblokowana, czyli zawsze będzie widoczna w dolnej części ekranu, bez względu na to jak będziemy przewijać stronę (przykład na grafice poniżej).
• Zablokowana, czyli formatka znajduje się na końcu ekranu i aby ją zobaczyć należy zjechać na dół strony.

Czy dla faktur sprzedażowych można korzystać z wymiarów?

Użytkownicy posiadający odpowiednie pakiety, mogą dodatkowo nadawać fakturom sprzedażowym wymiary. Wymiary umożliwiają bardziej szczegółowe i precyzyjne opisywanie dokumentów, przydzielanie ich do pracowników, działów czy projektów.

Uwzględnienie wymiarów w eksporcie do programu księgowego będzie uzależnione od tego, jaki to program – analogicznie jak jest to obecnie stosowane przy dokumentach.