Jak zarządzać dokumentacją w małej firmie?

Tradycyjne metody zarządzania dokumentami powoli odchodzą w zapomnienie. Nic dziwnego, wszak stosy pism i akt są prawdziwą zmorą większości przedsiębiorców. Tymczasem nawet małe firmy mogą już korzystać z nowoczesnych rozwiązań, które usprawniają procesy przetwarzania i obiegu dokumentacji. Jak zatem opanować w pracy papierologiczny chaos i zyskać trochę cennego czasu? Podpowiadamy kilka wskazówek jak zarządzać dokumentacją w firmie.

Postaw na elektronizację

Digitalizacja papierowych dokumentów jest już nie tylko nowym trendem w branży biznesowej, ale powszechną praktyką, dzięki której przedsiębiorcy oszczędzają czas i pieniądze. Wraz z popularyzacją elektronizacji, coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnego papieru i decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów. A digitalizować można w tej chwili niemal wszystko, od faktur po kompleksową dokumentację pracowniczą. Warto więc wiedzieć, jak zarządzać dokumentacją w mniejszej firmie.

Jak taki proces wygląda w praktyce? Przede wszystkim szybko i bezstresowo. Wystarczy cyfrowo odwzorować jakikolwiek dokument (np. za pomocą skanu i opcjonalnie podpisu elektronicznego) i dodać go do systemu. Dzięki temu każda faktura, umowa czy pismo będą bezpiecznie zarchiwizowane w jednym miejscu i zawsze pod ręką.

Oszczędzaj czas na szybkim wyszukiwaniu

Prowadzenie nawet niewielkiej firmy to nierzadko wyścig z czasem. Raz pilnie potrzebna jest konkretna faktura dla kontrahenta, innym razem pracownik wnioskuje o wgląd do akt i uzyskanie jakiegoś zaświadczenia. Mając na uwadze to, że każda taka sytuacja wymaga zanurkowania w papierowym oceanie, trudno połączyć efektywność pracy z korzystaniem z przestarzałych form archiwizowania dokumentów. Łatwo się pogubić, a skutki nieprawidłowości i zaniedbań wynikających z bałaganu w dokumentacji mogę być opłakane.

Alternatywą jest elektroniczne archiwum, w którym przechowywać można wcześniej zdigitalizowane dokumenty. Tym sposobem zaoszczędzimy sporo miejsca na półkach uprzednio przeznaczonych na opasłe segregatory. Co więcej, w takim e-archiwum wyszukanie konkretnego dokumentu odbywa się błyskawicznie, wystarczy tylko posłużyć się słowami kluczowymi lub tagiem i kliknąć myszką.

Pracownicy mogą wprowadzać do e-archiwum dowolny rodzaj dokumentu, co powoduje, że staje się on kompleksowym rozwiązaniem do digitalizacji, archiwizowania i wyszukiwania dokumentów firmowych.

Zadbaj o porządek w papierach podczas wyjazdów służbowych

Nic nie wprowadza takiego chaosu do firmowej dokumentacji, jak pisma i faktury generowane podczas wyjazdów służbowych. To właśnie ten rodzaj dokumentów, który najczęściej może się zawieruszyć albo zalegać w teczkach przez wiele miesięcy. Ponadto, nierzadko pracownicy zdalni lub terenowi muszą specjalnie odwiedzać siedzibę firmy tylko po to, aby dostarczyć najpilniejsze dokumenty, co dezorganizuje ich normalny dzień pracy.

Odpowiedzią na bolączki związane z zarządzaniem dokumentacją podczas wyjazdów są systemy zintegrowane np. z mobilną aplikacją. Dzięki niej możemy już z poziomu smartfona zeskanować i wgrać do archiwum uzyskany dokument, na bieżąco zarządzać pismami, a zaoszczędzony czas przeznaczyć na kluczowe dla swojej pracy obowiązki.

Co najważniejsze, taka aplikacja umożliwia również całodobowy wgląd w dokumentację firmową (w zależności od przyznanych uprawnień), co z kolei eliminuje konieczność dzwonienia do księgowej i proszenia o szczegóły konkretnej faktury, których nagle potrzebujemy w trakcie podróży.