usprawnij pracę z SaldeoSMART

Jak SaldeoSMART usprawnia pracę w biurze rachunkowym i firmie

Udostępnij:

Aż 54% księgowych uważa, że technologie, które wykorzystują w pracy, pozwalają im zapewnić klientom dobrą obsługę. 43% z kolei widzi wpływ nowoczesnych narzędzi na poziom satysfakcji swoich kontrahentów, wynika z raportu „Practice of Now 2020[i] opracowanego przez Sage. Jakie technologie warto zastosować w księgowości? Przedstawiamy pomysły na usprawnienie działań biura rachunkowego by SaldeoSMART!

Odczytuj dokumenty

Jak wyeliminować ręczne wprowadzanie dokumentów do systemu i oszczędzić poświęcany na to czas? Pomoże w tym mechanizm OCR (optical character recognition), który rozpoznaje litery oraz cyfry w plikach graficznych i zmienia je na pliki tekstowe.

Co zyskują na tym księgowi w biurach rachunkowych oraz firmach? Otrzymują wszystkie dane z faktury, które są im potrzebne do pracy w programie księgowym. Skuteczność algorytmu pakietu Odczytywanie dokumentów potwierdzają liczby – jest to ponad 95%.

Dodatkowo, korzystając z nowoczesnych narzędzi online, ograniczasz pracę z papierowymi dokumentami, zyskujesz więcej miejsca na biurku oraz dbasz o ekologię.

Gromadź dokumenty w e-archiwum

Archiwum w elektronicznej formie pozwala oszczędzić czas, miejsce i pieniądze. Do zgromadzonych w nim plików można zajrzeć w każdej chwili, logując się z dowolnego miejsca, również poza firmą. Wystarczy jedynie dostęp do internetu.

Potrzebne dokumenty znajdziemy szybciej niż papierowe – ułatwia to możliwość wyszukiwania według takich informacji jak nazwa kontrahenta czy wartości z faktury. To także oszczędność miejsca, które zajmowały dotychczas w biurze regały z teczkami i segregatorami wypełnionymi papierowymi dokumentami.

Zadbaj o dobry obieg dokumentów

Zaczyna się od opóźnień. Umowa, która nie została wysłana do klienta na czas, brak ostatecznej wersji dokumentu lub jego długie poszukiwania w stosie papierów. Niekiedy nie ma też wyznaczonej osoby, która mogłaby zaakceptować plik. Brzmi znajomo?

To pierwsze sygnały wskazujące na to, że potrzebujesz Obiegu dokumentów. Dzięki temu pakietowi pracownicy mogą stworzyć indywidualne obiegi dla ważnych faktur, umów czy zamówień. W pracy pomaga także możliwość sprawdzenia historii edycji plików oraz opiniowania.

Wdrożenie obiegu dokumentów w firmie bądź biurze rachunkowym pozwoli zatem usprawnić pracę z ważnymi plikami.

Zarządzaj zespołem

Zgodnie z danymi firmy Sage z zeszłego roku, 56% księgowych trenuje umiejętności zarządzania projektami. Wymuszają to między innymi stale zmieniające się przepisy prawne, na których przyswojenie trzeba poświęcić więcej czasu, co skutkuje zmianami w sposobie pracy. Zwraca na to uwagę aż 79% księgowych.

Jak zatem stworzyć dobrze zorganizowane biuro rachunkowe, w którym księgowi nie muszą doszkalać się w biegu? Zarządzanie Biurem daje taką możliwość!

Wystarczy przydzielić pracownikom zadania, zaś system przypomni w odpowiedniej chwili o mijających terminach na dany okres rozliczeniowy.

Ponadto, narzędzie monitoruje, ile czasu zajmuje obsługa danego klienta, a także czy cena za nią jest odpowiednia.

Zarządzanie Biurem pomaga też przyśpieszyć pracę związaną z odpowiadaniem na maile, ponieważ wszystkie niezbędne informacje są zebrane razem, a co za tym idzie – na pytania klientów można odpowiedzieć w jednym systemie.

Praca online podczas pandemii i nie tylko staje się zatem dużo prostsza do zorganizowania dzięki jasnym i uporządkowanym procesom.

Sprytnie komunikuj się z klientem

Kontakt z klientem i sprawna wymiana dokumentów to stały element pracy księgowych. Spóźnione faktury mogą wprowadzić chaos do ich pracy. Można jednak temu zapobiec i to w całkiem prosty sposób.

Komunikacja z klientem pomaga pracownikom biura rachunkowego kontrolować wszystkie terminy i należności z kontrahentami, a także wystawianie faktur przez przedsiębiorstwa. System gromadzi też niezbędne dokumenty kadrowe w formie elektronicznej i przypomina o ważnych terminach. Jeśli pracownikowi kończy się umowa bądź termin ważności badań okresowych, program przypomni o tym odpowiednio wcześniej. Obejmuje to również informacje o podatkach czy składkach ZUS.

Pod koniec miesiąca łatwo więc przesłać do klienta podsumowanie dotyczące wyników finansowych, kosztów i innych opłat. Wymiana informacji oraz dokumentów między przedsiębiorcami a biurem rachunkowym staje się dużo wygodniejsza. Używanie technologii, która oszczędza czas zarówno biura rachunkowego, jak i firmy, pomaga zwiększyć produktywność i może być atutem przy wyborze księgowego.

Co łączy wszystkie wymienione wyżej pakiety? Zawierają narzędzia, które pozwalają odzyskać czas tracony dotąd przez księgowych na powtarzalne czynności, zaś przez firmy na poszukiwanie ważnych dokumentów. Według 91% badanych technologia jest wartością dla ich biznesu, pozwala bowiem księgowym znacznie lepiej poznać potrzeby swoich klientów i odpowiadać na nie we właściwy sposób. Dzięki rozwiązaniom SaldeoSMART jest to możliwe!

[i] Practise of Now 2020, dostęp: 8.11.2021 r.

Poprzedni
PPK zasady – kto może uczestniczyć, jak zrezygnować z programu?
Następny
CIT: co musisz wiedzieć o podatku CIT?

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *