Zdalny pracownik? Te aplikacje ci się przydadzą!

Pracownik, który nie przychodzi do biura i z którym widzimy się tylko przez kamerkę? Taka sytuacja jest coraz częstsza. Jeśli zamierzasz zacząć zatrudniać w systemie pracy zdalnej (home office), to kilka poniższych aplikacji zdecydowanie jest dla Ciebie.

Zalety pracy zdalnej

O pracy zdalnej słyszy się już od kilku lat. Firmy w Polsce coraz chętniej sięgają po to rozwiązanie, które – zwłaszcza kiedy na rynku pracy trudniej o pracownika – świetnie się sprawdza. Otwarcie się na możliwość pracy zdalnej daje firmie duża przewagę:

• Łatwiejsze znalezienie pracownika, bo do dyspozycji jest nie tyko własne miasto, ale cały kraj, a nawet Europa czy świat,
• Redukcja kosztów związanych z wynajmem przestrzeni biurowej,
• Możliwość manipulowania kosztami pracy dzięki zapraszaniu do współpracy pracowników z regionów o niższych wynagrodzeniach,
• Łatwiejsze zatrudnianie w niepełnym wymiarze godzin (bo pracownik na pół etatu nie „blokuje” biurka).

Aby jednak komunikacja była sprawna, a praca efektywna warto zainwestować w kilka narzędzi, które pozwolą zautomatyzować i przyspieszyć pracę oraz zarządzać całą pracą w sposób zdalny.

Aplikacje do komunikacji

Przy pracy zdalnej nie można polegać wyłącznie na mailach. Konieczny jest komunikator, który pozwoli zarówno rozmawiać całej grupie jak i prowadzić rozmowy 1:1. Serca użytkowników na całym świecie podbił w tym zakresie Slack.

Czasem warto się również zobaczyć. Tu możliwości jest wiele – od Google Hangout czy Skype, po nowoczesny Zoom, który pozwala nagrywać spotkania, dzielić się ekranem, kiedy trzeba coś pokazać lub szybko wyciszyć rozmowę jeśli nagle zadzwoni klient.

Aplikacje do zarządzania zadaniami

Jest ich naprawdę mnóstwo, a każda ma nieco inne funkcje. Nie da się jednoznacznie stwierdzić, która z nich jest najlepsza, bo zależy to w dużej mierze od Twojego biznesu. Do ciekawszych lub bardziej popularnych należą:

• Trello – oparte na metodologii kanban, proste narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami,
• IDoneThis – przejrzysta prezentacja zadań z możliwością tworzenia raportów. Dość zbliżone są Asana i
• Teamweek – działa podobnie jak Trello, ale pozwala podglądnąć, co każda osoba ma zaplanowane na dany tydzień pracy.

Aplikacje do zarządzania dokumentami

Gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów – w tym obszarze nieoceniony jest najpopularniejszy w tym obszarze Google Drive, który może stanowić repozytorium wszystkich dokumentów. Wiele firm korzysta również z Dropbox bądź nieco mniej znanego Huddle, który pozwala również na zarządzanie zadaniami.

Aplikacje do zadań specjalnych

W zależności od tego czym firma się zajmuje, będziesz potrzebował również dodatkowych aplikacji umożliwiających automatyzację i ułatwienie codziennej pracy i zarządzania pracownikami.

Jeśli pracownicy często wyjeżdżają w delegacje przyda się możliwość rozliczania zaliczek (ma ją np. SaldeoSMART).

Jeśli pracownicy mają być dostępni w systemie zmianowym (np. w wirtualnym biurze obsługi klienta, ciekawą opcją na zarządzanie ich czasem pracy jest aplikacja When I work).

Twoja firma ma wielu klientów i chcesz wiedzieć ile czasu pracy zabiera każdy z nich by móc odpowiednio wyceniać obsługę? Sprawdź jak działa Freckle.

Masz klientów z całego świata (bądź pracowników którzy się cyfronomadyzują w Tajlandii?) koniecznie zainteresuj się WorldTimeBuddy, który pozwoli zaplanować spotkania i telekonferencje w optymalnym dla wszystkich czasie.

Zdalny pracownik w biurze rachunkowym

Biurom rachunkowym, które chcą zdalnie zatrudniać księgowych polecamy oczywiście  SaldeoSMART, które umożliwia pracę z dokumentami klienta w 100% zdalnie. Dzięki aplikacji SaldeoSMART, księgowy nie potrzebuje mieć dostępu do papierowej faktury czy wyciągu – wszystkie dane ma zagregowane w systemie, a poprzez elektroniczne archiwum może mieć dostęp do każdego dokumentu w dowolnej porze.

O księgowości home office i przydatnych wtedy rozwiązaniach przeczytasz także w naszym wpisie

Testuj, sprawdzaj, porównuj

Zanim zdecydujesz się na konkretną aplikację, sprawdź jej demo, porównaj z innymi, zapytaj użytkowników o opinie. Świetnym narzędziem pozwalających wyszukiwać analogiczne narzędzia do już używanych jest strona aternativeto.net.