Zarządzanie dokumentami w hotelu. Jak robić to skutecznie?

Przepisy dotyczące RODO realnie wpływają na sposób przechowywania dokumentów w branży hotelarskiej. Hotelarze muszą dbać o dane osobowe gości, a przetwarzanie papierowych, fizycznych faktur, zleceń i umów zwiększa ryzyko nadużyć i łamania przepisów o bezpieczeństwie danych. Z pomocą branży hotelarskiej przychodzi EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów. Dowiedz się, jak może na nim skorzystać Twój biznes i dlaczego warto wprowadzić go tak szybko, jak to możliwe.

Do czego przyda się elektroniczny obieg dokumentów w branży hotelarskiej?

Profesjonalne zarządzanie dokumentacją w hotelach jest ważne ze względu na wiele czynników. Są  wśród nich przepisy regulujące działalność hotelową, potrzeba zachowania poufności danych gości (RODO) oraz ogólnie – zapewnienie prawidłowego funkcjonowania obiektu. Wykorzystując elektroniczny obieg dokumentów w branży hotelarskiej, można uniknąć ryzyka zgubionej faktury czy zdublowanej karty meldunkowej – wszystkie dokumenty przechowywane są online i w każdej chwili mogą być wyszukane. Bez konieczności przeglądania stosu segregatorów.

Jakie dokumenty mogą być wprowadzone do elektronicznego obiegu dokumentów w branży hotelarskiej?

Prowadzenie hotelu jest związane z koniecznością przetwarzania bardzo wielu dokumentów. Wszystkie z nich są ważne i niezbędne do prawidłowego zarządzania obiektem. W przypadku przetwarzania dokumentów w formie fizycznej istnieje duże ryzyko, że ulegną zniszczeniu lub zagubieniu, a za pomyłki w dokumentacji w tej branży można słono zapłacić… Przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów w branży hotelarskiej minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego i jest wygodniejsze w dalszym procedowaniu.

Dane osobowe gości zgodne z zasadami RODO

W hotelach prowadzi się dokumentację dotyczącą rezerwacji pokoi. Obejmuje ona dane wrażliwe gości, terminy pobytu, preferencje dotyczące pokoju, formy płatności itp. Dzięki wykorzystaniu EOD wszystkie informacje można gromadzić w jednym bezpiecznym miejscu, nie łamiąc regulacji dotyczących RODO.

Rachunki i faktury – wystawione i do zapłaty

W branży hotelarskiej wystawia się i przyjmuje ogromnie dużo faktur. Hotele przygotowują rachunki i faktury dla swoich gości, obejmujące opłaty za pokoje, dodatkowe usługi, restauracje itp. Co więcej, w EOD można przechowywać też faktury i rachunki, które hotel otrzymuje od firm współpracujących, Mogą to być np. rachunki za zaopatrzenie, za usługi firm zewnętrznych itp. W chmurze można także przechowywać, przetwarzać i bezpiecznie archiwizować umowy wynajmu nieruchomości, umowy o obsługę techniczną, umowy na dostawy itp.

Protokoły i procedury – niezbędne podczas kontroli, i nie tylko

Do elektronicznego obiegu mogą trafić także protokoły i procedury dotyczące różnych aspektów działalności hotelowej, między innymi spisane procedury bezpieczeństwa, zarządzania incydentami, protokoły z czyszczenia i konserwacji itp. Dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia spójności działań i zachowania wysokich standardów obiektu. W razie kontroli hotelu przez organ nadrzędny – wszystkie potrzebne dokumenty można z łatwością wyszukać w systemie.

Dane kadrowe, umowy itp.

Hotele muszą prowadzić również dokumentację związaną z zatrudnieniem. Zalicza się do niej umowy o pracę, zlecenia, formularze związane z płacą i świadczeniami, zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, protokoły szkoleń itp. Wszystkie dokumenty kadrowe warto przetwarzać, przechowywać i przesyłać z wykorzystaniem cyfrowego obiegu dokumentów.

Prowadzisz hotel w stylu eko? To idealne rozwiązanie dla Ciebie!

Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów przyczynia się do redukcji zużycia papieru i negatywnego wpływu na środowisko. Ograniczenie drukowania i przechowywania papierowych dokumentów pomaga w oszczędzaniu zasobów naturalnych i zmniejszaniu emisji CO2 związanej z produkcją papieru. Dlatego coraz więcej hoteli reklamujących się jako przyjazne środowisku decyduje się na wdrożenie systemów zarządzania dokumentacją elektroniczną.

Ale do najważniejszych zalet cyfrowego obiegu dokumentów w branży hotelarskiej zaliczamy…

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia przede wszystkim szybkie przesyłanie i udostępnianie dokumentów wewnątrz hotelu. Dzięki opcji tworzenia specjalnych ścieżek (jedna z opcji SaldeoSMART) wybrani pracownicy mogą łatwo udostępniać, przeglądać i edytować dokumenty. To realnie usprawnia komunikację wewnątrz hotelu i pomaga w sprawniejszym załatwieniu różnych spraw. Cenną zaletą jest również możliwość jeszcze lepszej ochrony danych osobowych klientów prywatnych i firm, którzy korzystają z usług hotelu. 

Wybierz obieg SaldeoSMART i zapanuj nad dokumentami w hotelu!

Elektroniczny obieg dokumentów w hotelarstwie? Jesteśmy na TAK! To nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia gromadzenie plików w bezpiecznej przestrzeni online. SaldeoSMART jest narzędziem w modelu SaaS. Dzięki temu nasi użytkownicy zyskują dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, nawet z różnych urządzeń (laptop, smartfon). To bardzo wygodne rozwiązanie, zwłaszcza dla hotelarzy, którzy zarządzają na odległość kilkoma obiektami. Dziś mogą to robić komfortowo, szybko i ekologicznie.