Zaliczki pracownicze w firmie – Jak je sprawnie zorganizować?

Zaliczki wydawane pracownikom (Zaliczki pracownicze) to codzienność dla wielu firm, tak jak ich rozliczanie dla księgowych. Jednak bardzo często wiąże się z tym wiele kłopotów, a to dlatego, że przy wielu pracownikach kontrola wydawania i rozliczania zaliczek może sprawiać niemałe trudności. Jak tego uniknąć?

Co kryje się pod słowem „zaliczka”?

Zaliczki rozumiane są w firmach na dwa sposoby – mogą to być pieniądze pobierane przez pracownika na poczet przyszłego wynagrodzenia lub pieniądze przekazane pracownikowi na wydatki ponoszone w imieniu firmy, czyli zakupy firmowe. W tym artykule skupimy się właśnie na wydatkach firmowych i ich właściwym kontrolowaniu. Rozliczanie wydatków służbowych dotyczy szczególnie tych firm, których pracownicy pracują zdalnie lub często wyjeżdżają w podróże służbowe, delegacje, na spotkania z klientami czy wdrożenia.

Rozliczanie zaliczek pracowniczych w firmie

Dlaczego zaliczki są tak ważne? Ponieważ dotyczą wydawania firmowych pieniędzy i muszą być skrupulatnie rozliczone, zwłaszcza jeśli firma jest na pełnej księgowości, czego na pewno nie musimy tłumaczyć. Do poprawnego rozliczenia zaliczki księgowy potrzebuje informacje kiedy i w jakiej formie zaliczka została wypłacona pracownikowi oraz na jakie wydatki spożytkowana i w jakich kwotach. Wtedy będzie mógł odpowiednio przyporządkować konta w programie księgowym i dokonać właściwej dekretacji takich wydatków, tak aby strona WN zgadzała się z MA. Wiąże się to również z kontrolą salda rozrachunków zaliczek i wydatków (czy pracownik powinien zwrócić resztę z zaliczki, czy firma musi wyrównać pracownikowi brakującą kwotę itp.).

Zaliczki pracownicze – jak je najlepiej zorganizować w firmie?

Skąd trudności związane z organizacją wydawania i rozliczania zaliczek pracowniczych? Powodów może być kilka:

• zaliczki wydawane są w różnej formie (gotówka, przelew na konto, karta płatnicza)
• zaliczki mogą wydawać różne osoby i odnotowywać ten fakt w kilku miejscach
• pracownicy nie pamiętają o potwierdzeniach wydatków (paragonach, fakturach)
• problem może wystąpić z właściwym przypisaniem wydatku do konkretnej zaliczki

Rozwiązanie wbrew pozorom jest proste – sukces tkwi w tym, aby w łatwy i wygodny sposób rejestrować wydawanie zaliczek (komu, w jakiej kwocie, w jaki sposób i kiedy). Z drugiej strony pracownik w ten sam sposób powinien wpisywać, na jakie wydatki przeznaczył otrzymane pieniądze i kiedy to zrobił. W idealnej sytuacji do systemu z rejestrem wydawanych zaliczek i wprowadzanych przez pracowników wydatków mają dostęp także osoby przełożone, które akceptuję te wydatki oraz księgowi, którzy na tej podstawie mogą wykonać rozliczenie zaliczki w programie księgowym. Prosto i bez zbędnych komplikacji, ponieważ wykorzystanie narzędzia informatycznego gwarantuje, że żadna zaliczka wydana pracownikowi nie umknie, a stan rozliczenia zaliczek będzie łatwy i szybki do sprawdzenia. W ten sposób można uniknąć wielu komplikacji, które pojawiają się w sytuacjach, kiedy wydawanie zaliczek na zakupy firmowe nie jest zorganizowane w taki sposób.