Wydatki w firmie – jak nad nimi lepiej panować?

O tym, że dokładna analiza wydatków firmowych pomaga w rozwoju biznesu, wie każdy przedsiębiorca. Przynajmniej w teorii. W praktyce jednak wiele wydatków ginie „w systemie”. Zwłaszcza tych, których nie zaliczamy w koszty prowadzenia działalności. Jak i jakie informacje na temat wydatków gromadzić, by lepiej zarządzać finansami firmy?

Sprawdzenie tego, jakie koszty ponieśliśmy w danym okresie rozliczeniowym, nie jest trudne – wystarczy zapytać o to księgową. Ale co jeśli chcemy przeanalizować również wydatki, których nie zaliczamy w koszty? I co w sytuacji, w której chcemy sprawdzić, które z realizowanych przez nas projektów były najbardziej ekonomicznie opłacalne? Dokładna analiza finansowa i ekonomiczna pozwala na prowadzenie biznesu w bardziej precyzyjny sposób. A dzięki elektronicznemu archiwum – takiemu jak SaldeoSMART – i właściwemu opisowi wydatków można za pomocą prostych raportów w Excelu zdobyć ogromną wiedzę na temat funkcjonowania własnej firmy. Przyjrzyjmy się temu, jak zapanować nad wydatkami i jakie informacje z raportów SaldeoSMART można wyciągnąć.

Efektywny opis wydatków firmowych

Zaletą i przewagą elektronicznego archiwum jest to, że można w nim przechowywać nie tylko dokumenty księgowe, ale w zasadzie wszelkie dokumenty, które chcemy. Czyli również dane dotyczące wydatków, których nie zaliczymy w koszty uzyskania przychodu (np. koszty na reprezentację bądź koszty, które naszym zdaniem są ważne z punktu widzenia firmy, ale fiskus nie jest już o tym przekonany). Aby mieć dobrą kontrolę nad wydatkami, warto przed założeniem archiwum dobrze przemyśleć, jakie parametry (nazwy) nadamy poszczególnym wydatkom i jakie ich grupy stworzymy:

• za dużo grup wydatków zaciemni ich obraz i nie pozwoli efektywnie ich analizować;
• zbyt mało grup nie da wystarczającej wiedzy – zwłaszcza kiedy będziemy chcieli optymalizować koszty prowadzenia działalności czy poszczególnych realizowanych projektów;
• stosowanie zmiennej terminologii nie pozwoli dokładnie filtrować wyników i sprawi, że część danych będzie się gubić;
• brak jasnej terminologii spowoduje, że będą problemy z przekazaniem wiedzy między pracownikami i trudności interpretacyjne związane z analizą.

Kategorie księgowe a opis wydatków

Umieszczając w archiwum dokumenty księgowe, oznacza się je za pomocą kategorii. Wprowadzając je do systemu, można jednak nadać im w SaldeoSMART dodatkowe opisy, które pozwalają na większe doprecyzowanie poszczególnych wydatków. Przygotowując listę opisów, należy wziąć pod uwagę:

• osobne nazwy na wydatki zaliczane do kosztów i do nich niezaliczane (np. jeśli z jakichś powodów część wydatków na transport zaliczamy w koszty, a część nie, to identyczny opis nie pozwoli nam mieć jasności, jaka część wydatków jest rozliczana);
• to, jakie są główne grupy wydatków (np.: czy jest sens opisywać każdy wydatek dokładnie, czy lepiej zgromadzić je w jedną większą grupę – np. osobno oznaczać monitor, komputer czy laptop, a może jednak całościowo jako „sprzęt komputerowy”);
• które wydatki są regularne, a które nie (np. różnego rodzaju abonamenty).

Wydatki na poszczególne projekty

Ułatwieniem w kontroli wydatków i analizie efektywności jest możliwość przypisania każdego wydatku do poszczególnego projektu. Wystarczy nadać im nazwy. Dzięki temu w zestawieniu w programie Excel bardzo łatwo można sprawdzić, jakie były koszty realizacji danego projektu, nawet jeśli jego wykonanie trwało dłużej niż miesiąc. To zdecydowanie ułatwia sprawdzanie tego, które projekty są bardziej, a które mniej rentowne, i wyciąganie wniosków na przyszłość.

Wydatki działowe/na pracownika

W niewielkich firmach – do 50 osób – może istnieć sens prowadzenia ewidencji na każdego pracownika. Dzięki temu będzie nieco łatwiej obliczyć osobistą efektywność podwładnego w danym dziale (np. w dziale sprzedaży). W większych firmach taka analiza powinna być prowadzona w ramach konkretnego działu. Dlatego SaldeoSMART umożliwia opisanie wydatku zarówno nazwą działu, jak i (jeśli potrzeba) przydzielenie do niego konkretnego pracownika.

Co dają dokładne opisy wydatków firmowych?

Dzięki eksportowi archiwum wydatków do Excela możliwe jest tworzenie za pomocą tabel przestawnych zestawień w oparciu o poszczególne kategorie – np.: projekty, kontrahentów, kategorie księgowe. Zestawienia te umożliwiają analizę finansową i biznesową prowadzonej działalności.

Zachęcamy do samodzielnej eksploracji możliwości eksportu raportów SaldeoSMART do Excela.