Regulowana praca zdalna. Nowe obowiązki pracodawców

Zwolennicy pracy niestacjonarnej doczekali się szczęśliwego finału. 6 lutego 2023 roku Nowelizacja Ustawy o pracy zdalnej została oficjalnie opublikowana w Dzienniku Ustaw. Sprawdzamy, jakie regulacje zostały wprowadzone i czego mogą spodziewać się osoby zlecające pracę zdalną lub wykonujące pracę w takiej formie.

Praca zdalna na stałe trafia do Kodeksu pracy

Okres pandemii przyczynił się do popularyzacji pracy zdalnej i jednocześnie sprawił, że w praktyce przekonano się, że jest on nie mniej efektywny od pracy w biurze. Jednak do tej pory taki model pracy nie był szczegółowo uregulowany. Dzięki nowelizacji w Kodeksie pracy pojawił się nowy rozdział IIa – Praca zdalna.

Czasochłonne prace legislacyjne, którymi przez ostatnie miesiące zajmowały się Sejm i Senat, doprowadziły do wprowadzenia regulacji pracy zdalnej do Kodeksu pracy. Najważniejsze zmiany dotyczą nowych uprawnień w zakresie nie tyle sposobu, ile miejsca wykonywania pracy. Dzięki nim można pracować całkowicie zdalnie lub w formie hybrydowej (kilka dni w domu, kilka dni w biurze).

Zarządzaj pracą zdalną! Przydzielaj swoim pracownikom obowiązki z programem do zarządzania pracą SaldeoSMART!

Co dają nowe regulacje?

Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw oferuje przede wszystkim większą elastyczność w zakresie wyboru miejsca wykonywania pracy. Teraz pracodawca może zawrzeć w umowie z pracownikiem zapis umożliwiający wykonywanie pracy zdalnej:

• w domu (lub innym ustalonym miejscu poza siedzibą firmy),
• w firmie,
• lub w formie hybrydowej.

Nie ma konieczności zawierania takiej adnotacji w umowie o pracę. W trakcie zatrudnienia można zmieniać tryb pracy np. ze zdalnej na hybrydową czy ze stacjonarnej na zdalną, a zmiany nie będą wymagały formy pisemnej.

Praca zdalna w wyjątkowych przypadkach

Co ciekawe, nawet jeżeli pracodawca nie przewiduje możliwości pracy z dala od siedziby firmy, dzięki nowym przepisom zdobywa uprawnienia do polecenia wykonywania pracy zdalnej w następujących przypadkach:

• Po ogłoszeniu zagrożenia epidemicznego lub stanu nadzwyczajnego, a także do 3 miesięcy po ich oficjalnym odwołaniu.
• W czasie, w którym czasowo nie jest możliwe zapewnienie pracownikom warunków pracy zgodnych z zasadami BHP.

Wymienione sytuacje umożliwiają wykonywanie pracy zdalnej jednak tylko pod warunkiem złożenia przez pracownika stosownego, pisemnego oświadczenia, że dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna – 24 dni w roku

Możliwa będzie również praca zdalna – okazjonalna, która może być zatwierdzona przez pracodawcę na wniosek pracownika. Przepisy umożliwiają zatrudnionym skorzystanie z 24 dni tego typu pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Pracodawca ma jednak prawo do odrzucenia wniosku.

Uprawnienie pracodawcy a praca zdalna

Warto pamiętać, że nowelizacja Kodeksu pracy w zakresie regulacji pracy zdalnej to uprawnienie pracodawcy, a nie jego obowiązek. Należy mieć na względzie, że pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy hybrydowej lub zdalnej. Powinien to zrobić z minimum 2-dniowym wyprzedzeniem.

W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiających wykonywanie pracy zdalnej pracownik jest zobowiązany natomiast do niezwłocznego poinformowania o tym pracodawcy, który w takiej sytuacji powinien cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Powrót z pracy zdalnej do stacjonarnej a przepisy

Kolejnym punktem w nowelizacji jest uregulowanie zasad powrotu do formy pracy stacjonarnej. W takiej sytuacji pracownik lub pracodawca powinni wystąpić z wnioskiem o powrót do pracy stacjonarnej pracy na terenie firmy. Termin powrotu z pracy zdalnej do stacjonarnej nie powinien być dłuższy niż 30 dni od daty doręczenia wniosku. Po tym czasie prawo przewiduje automatyczne przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.

Praca zdalna a wewnętrzne regulacje w przedsiębiorstwie

Nowa Ustawa obliguje również pracodawcę do ustalenia wewnętrznych zasad wykonywania pracy zdalnej. Powinny być one umieszczone w:

• regulaminie pracy lub
• w porozumieniu pracodawcy ze związkiem zawodowym.

Nawet jeżeli tryb pracy zdalnej nie zostanie uregulowany w wymienionych dokumentach, nadal można wykonywać pracę zdalnie! Jeżeli w zakładzie pracy nie ma związków zawodowych ani regulaminu, pracodawca określa zasady pracy zdalnej:

• w poleceniu lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Mało tego! Jeżeli powyższe regulacje wewnętrzne nie zostaną sformalizowane, praca zdalna będzie możliwa:

• na wniosek pracownika – pod warunkiem że zostanie on rozpatrzony pozytywnie przez pracodawcę.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Prawo zakłada jednak kilka sytuacji, w których pracodawca nie będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnie (chyba że rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie poza siedzibą przedsiębiorstwa). To między innymi wniosek o pracę zdalną:

• rodzica dziecka z niepełnosprawnością,
• osoby sprawującej opiekę nad członkiem rodziny z niepełnosprawnością,
• kobiety w ciąży,
• opiekuna, który wychowuje dziecko do 4 roku życia.

Praca zdalna staje się coraz bardziej popularna, dlatego jej oficjalne uregulowanie było koniecznym krokiem. Wymienione regulacje w zasadzie nie rewolucjonizują zasad jej wykonywania, ale dają większe uprawnienia pracodawcom i pracownikom.