Prezenty dla kontrahentów – jak je rozliczyć?

Świąteczny okres w pełni, wiele firm w tym czasie kupuje prezenty świąteczne dla swoich kontrahentów, kluczowych klientów lub dostawców. To jeden z elementów utrzymywania pozytywnych relacji, ale też miły akcent na zakończenie roku. Jak rozliczyć prezenty dla kontrahentów?

Kiedy prezent jest przychodem?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym przychodem są nie tylko świadczenia pieniężne, czyli różnego rodzaju prezenty lub gratisy także mogą się do nich zaliczać. Na szczęście nie zawsze prezenty podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych nie dotyczy to prezentów o małej wartości, masowych, które wręczamy osobie fizycznej niepozostającej w stosunku pracy lub cywilnoprawnym z obdarowującym. Taki prezent dla osoby fizycznej nie może być droższy niż 200 zł[i], a w przypadku podatku dochodowego (od osób prawnych) oraz podatku VAT – 100 zł[ii]. Jeśli prezent przewyższa taką wartość obdarowany powinien zapłacić od niego podatek z racji uzyskania przychodu z innych źródeł.

Czy prezenty można wliczyć w koszty?

Aby wydatki na prezenty dla kontrahentów móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, powinny one mieć charakter reklamowy. Wynika to z faktu, że wydatki reklamowe zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu, a reprezentacyjne nie. Niekiedy bardzo trudne jest rozdzielenie charakteru reklamowego i reprezentacyjnego, więc w przypadku wątpliwości warto skonsultować planowane upominki z księgowym, który na podstawie swoich doświadczeń będzie mógł doradzić, tak aby w przypadku kontroli poniesione wydatki nie zostały zakwestionowane. W dużym uogólnieniu gadżety reklamowe są najczęściej wręczane masowo i są stosunkowo tanie. Prezenty zaliczane do reprezentacji zazwyczaj są droższe i wręczane wybranej grupie kontrahentów, mają charakter przede wszystkim wizerunkowy.

Sprawdź, jakie są 4 pułapki księgowe przy zakupie prezentów dla pracowników

Prezenty dla kontrahentów z logo firmy

Prawdopodobieństwo uznania prezentu za wydatek reklamowy znacznie zwiększa jego obrandowanie, czyli zamieszczenie na nim logo firmy lub jej nazwy. Taki prezent nabywa charakteru reklamowego i można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. A jak się to ma w przypadku bardzo popularnych koszy np. ze słodyczami? Te zazwyczaj są uznawane za wydatek reprezentacyjny i nie stanowią koszu uzyskania przychodu. Aby kosz zaliczył się do wydatków reklamowych, wszystkie znajdujące się w nim produkty powinny mieć logo, jeśli tak nie jest lub logo jest na części produktów i w dyskretnym miejscy – nadal jest to wydatek reprezentacyjny, który nie obniży podatku dochodowego.

Jak rozliczyć spotkania świąteczne?

Czy spotkanie świąteczne z kontrahentami można zaliczyć do kosztów firmy? Tak pod warunkiem spełnienia warunku, który wynika z przepisów i interpretacji Ministerstwa Finansów. Jeśli spotkaniu przyświecają cele biznesowe – tak, gdy jest to tylko spotkanie budujące pozytywne relacje z kontrahentami – nie.

Wiele firm decyduje się na zorganizowanie  wigilii firmowej dla pracowników. Przeczytaj czy i kiedy związane z tym wydatki można wliczyć w koszty.

[i] Ustawa podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt. 68a) – dostęp 19.12.2019 r.
[ii] Ustawa o podatku od towarów i usług (art. 7 ust. 3 i 4) – dostęp 19.12.2019 r.