Papierkologia – ile kosztują cię papierowe dokumenty?

Czasochłonna konsolidacja informacji, odtwarzanie zgubionych dokumentów, a nawet stanie przy drukarce – oto prawdziwe koszty posiadania wciąż papierowego archiwum dokumentów i braku systemu ich obiegu. Ile to kosztuje?

Koszty papierowych dokumentów w firmie

Czy koszt posiadania papierowych dokumentów w firmie to tak naprawdę jedynie kwestia papieru i druku? Zdecydowanie nie. To koszt zmarnowanego czasu na przeszukiwanie stosów teczek, odtwarzania zagubionych dokumentów, a nawet czasu spędzonego przy drukarce. To również ryzyko wycieku poufnych informacji i większej ilości błędów związanych z edycją dokumentów.

Z badań przeprowadzonych kilka lat temu przez organizację ICD[i] w krajach Europy Zachodniej wynika, że pracownicy stanowisk związanych z przetwarzaniem i tworzeniem dokumentów (m.in. prawnicy, marketingowcy, PRowcy, księgowi, sekretarze) w ciągu tygodnia pracy poświęcają dokumentom aż 11,2 godzin, przy czym około 6 z tych godzin to czas zmarnowany. Na co? Najczęściej na:

• Łączenie informacji z kilku dokumentów i tworzenie jednego zbiorczego arkusza (około 1 godziny tygodniowo),
• Szukanie (bez sukcesu) papierowych dokumentów (niecałe 2 godziny tygodniowo),
• Odtwarzanie dokumentów, bo aktualna wersja została zagubiona bądź nie została odnaleziona (około 1,5 godz.),
• Radzenie sobie z innymi problemami związanymi z drukowanymi dokumentami (np. zacięta drukarka, brak wydruku, konieczność wzywania serwisu, frustracja i stres – ok. 0,7 godz. tygodniowo),
• Ryzyko – jeśli dokumenty drukowane są na drukarce do której dostęp ma wielu pracowników – wycieku poufnych informacji.

W sumie – ponad 6 godzin, czyli prawie jeden roboczy dzień. Prawie dwa miesiące (około 34 dni) pracy pracownika. Koszt – w zależności od pensji od 5.000 – kilkunastu tysięcy złotych brutto. Na jedna osobę. A mówimy tu jedynie o przetwarzaniu dokumentów a nie ich przechowywaniu (miejsce, koszt zakupu teczek, segregatorów i szafek).

W skali całego przedsiębiorstwa, zajmowanie się papierowymi dokumentami to strata na poziomie prawie 20% produktywności. Czy jednak wystarczy przejść na dokumenty elektroniczne, by pozbyć się strat? Niekoniecznie. Wprawdzie elektroniczne archiwum niweluje niektóre  punkty zapalne – związane np. z drukowaniem czy wyciekiem danych, ale aby mogło również poradzić sobie z problemem wyszukiwania czy konsolidacji informacji, musi zostać odpowiednio przygotowane.

Poznaj korzyści wdrożenia elektronicznego archiwum dokumentów w firmie

Efektywne elektroniczne archiwum dokumentów:

• Każdy dokument jest odpowiednio opisany i otagowany w systemie, tak by możliwe było łatwe sortowanie i przeszukiwanie dokumentacji,
• W firmie istnieje jedna wspólna nomenklatura związana z tytułowaniem plików (dokumentów),
• Archiwum jest regularnie porządkowane (również w zakresie usuwania niepotrzebnych kopii dokumentów),
• Zakres odpowiedzialności za dokumenty jest odpowiednio ustalony (dostępy do dokumentów, oraz możliwości ich edycji),
• Istnieje opracowany system obiegu dokumentów w najważniejszych i typowych sprawach, który pozwala uniknąć przetrzymywania dokumentów oraz zrzucania odpowiedzialności za zadania na innych pracowników.

Nie wystarczy zatem samo wdrożenie systemu elektronicznego archiwum, trzeba jeszcze opracować to, jak będzie – w ramach struktury firmy i jej potrzeb – działał. (Oczywiście, nasi konsultanci chętnie w tym pomogą ?)

[i]  Bridging the Information Worker Productivity Gap ine Western Europe / Adobe