Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?

Na szukaniu tego, który nas akurat interesuje, nierzadko tracimy kilka godzin, a na kolejne faktury i umowy zaczyna już brakować miejsca w szafie. Jak więc zaoszczędzić trochę czasu, miejsca i stresu związanego z bałaganem w firmowych dokumentach? Podpowiadamy, co zrobić, aby właściwie zarządzać dokumentami w firmie i usprawnić ich obieg w przedsiębiorstwie.

Firma jak organizm

Tak jak w organizmie do sprawnego funkcjonowania potrzebna jest praca wszystkich jego członków, tak samo właściwe funkcjonowanie firmy zapewniają pracujący w niej ludzie. Dlatego też aby dokumenty w przedsiębiorstwie przemieszczały się sprawnie i płynnie, dbać o to musi każdy jeden pracownik. Najlepiej jest ustalić dla wszystkich odgórne zasady postępowania z dokumentami. Powinny być one opisane i ponumerowane w jednolity sposób, a następnie chronologicznie posegregowane według ustalonych reguł. Jednakże tradycyjna archiwizacja dokumentów jest bardzo czasochłonna, a także wymaga dużej sumienności i dokładności ze strony pracowników. Aby zaoszczędzić czas i ułatwić wszystkim pracę, warto zdecydować się na elektroniczne przechowywanie dokumentów.

E-dokumenty

Najlepszym sposobem na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie jest przechowywanie ich w formie elektronicznej. Dzięki temu możemy pozbyć się pękającej w szwach szafy, łatwo odnaleźć interesujące nas dokumenty oraz zapewnić ich właściwy przepływ. W tym przypadku również należy pamiętać o kilku zasadach. Dokumenty powinny być zapisywane w określony sposób i w określonym folderze. Należy je odpowiednio nazwać, tak aby ich późniejsza klasyfikacja była szybsza. Pliki z dokumentami warto opatrzyć datą oraz dla pewności utworzyć ich kopię. Mogą być one przechowywane na komputerach pracowników, jednak lepiej jest zamieścić je w „chmurze”. Dzięki temu, za pośrednictwem internetu, skorzystać z nich będzie mógł każdy w dowolnej chwili.

Nadaj dokumentom odpowiedni kierunek z SaldeoSMART

Obieg Dokumentów SaldeoSMART jest nowoczesną aplikacją, która pomoże Ci usprawnić obieg dokumentów w firmie. Dzięki systemowi OCR nie musisz ich ręcznie opisywać i wprowadzać do obiegu. To system sam wykryje odpowiednie dane i zrobi to za Ciebie. Wszystkie dokumenty wędrują do dostępnego 24 godziny na dobę uporządkowanego archiwum, w którym szybko i sprawnie odnajdziesz interesującą Cię pozycję, a w razie konieczności dokonasz w niej odpowiednich zmian. SaldeoSMART pozwoli Ci zmniejszyć koszty, zaoszczędzić czas, usprawnić pracę oraz zoptymalizować przepływ dokumentów w firmie, które dzięki e-archiwum możesz monitorować na bieżąco. Ryzyko zagubienia ważnej faktury zostaje ograniczone do minimum. Zaufaj SaldeoSMART już dziś!