Na czym polega obieg dokumentów księgowych?

Obieg dokumentów księgowych to jeden z najistotniejszych elementów zarządzania rachunkowością współczesnego przedsiębiorstwa. Usprawnienie tego procesu pozwala nie tylko na lepsze dopełnienie obowiązków ustawowych związanych z koniecznością dokumentowania wszelkich zdarzeń gospodarczych, ale także na kompleksowe kontrolowanie rezultatów pracy firmy, co przekłada się na jej dalszy zysk.

Istota obiegu dokumentów księgowych

Za obieg dokumentów księgowych uważa się proces przepływu dowodów księgowych służący skompletowaniu wszelkich niezbędnych informacji koniecznych do prowadzenia operacji księgowych. Rozpoczyna się on wraz z momentem powstania dokumentu i obejmuje jego dalszą drogę poprzez dekretację aż do chwili jego zaksięgowania. Na ogół zmierza się do tego, aby proces ten był jak najszybszy, najkrótszy, najbardziej przejrzysty i całkowicie usprawniony. Aby można było to osiągnąć, należy pamiętać o terminowym obrocie dokumentami księgowymi, samokontroli celem uniknięcia pomyłek i systematyczności w zachowaniu ciągłości przepływu dokumentów.

Organizacja dokumentacji księgowej

Ze względu na to, że nie wszystkie dowody podlegają księgowaniu, pierwszą czynnością jest ich segregacja na dowody księgowe i nieksięgowe. Podstawę ujęcia w księgach stanowią tzw. dowody źródłowe, potwierdzające przeprowadzenie operacji gospodarczych, które dzieli się na zewnętrzne obce (pochodzące od kontrahentów), zewnętrzne własne (wystawione kontrahentom) oraz wewnętrzne (odnoszące się do operacji zachodzących wewnątrz firmy). Możemy wyróżnić także dowody zbiorcze, korygujące, zastępcze i rozliczeniowe. Ze względu na to, że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na digitalizację firmowych dokumentów i prowadzenie ksiąg rachunkowych elektronicznie, dowodem księgowym może być także dowód komputerowy. Przed dokonaniem ujęcia w księgach rachunkowych należy posegregować, skontrolować i pogrupować dowody księgowe. Tak przygotowane dokumenty powinny zostać oznaczone odpowiednim numerem i symbolem, co ułatwi późniejszą identyfikację dowodu źródłowego. Zasady obiegu dokumentów, ich sporządzania, kontroli i archiwizacji ze wskazaniem osób za to odpowiedzialnych powinny zostać ujęte w instrukcji wydanej przez kierownika jednostki. Przejrzysta procedura obiegu dokumentów księgowych w firmie umożliwi bez przeszkód odszukać niezbędne dane na każdym odcinku trasy, którą pokonuje będąca w obiegu dokumentacja.

Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART

Niewiele małych i średnich przedsiębiorstw ma własny dział księgowości. W tradycyjnym obiegu dokumentów księgowych klient przynosi do biura rachunkowego dokumentację, która jest odbierana przez osobę pracującą w tamtejszym sekretariacie. Przekazuje ona dokumenty księgowemu, który następnie je zaksięgowuje i archiwizuje. Niestety, w tym przypadku wraz z przekazaniem dokumentacji zewnętrznej księgowości tracimy dostęp do naszych rachunków i faktur. Co więcej, rozwiązanie to wymaga dużej terminowości od każdej ze stron i poświęcenia masy swojego wolnego czasu na wymianę dokumentów i dojazd do biura, nierzadko na drugi koniec miasta. Z pomocą przedsiębiorcom i biurom rachunkowym przychodzi wspólna aplikacja SaldeoSMART, gwarantująca szybki i sprawny elektroniczny obieg dokumentów miedzy firmą a zewnętrzną księgowością. Dowody księgowe są gromadzone i archiwizowane za pomocą specjalnej aplikacji wykorzystującej platformę komunikacyjną. Każda faktura jest automatycznie przekazywana do biura drogą elektroniczną. Dzięki temu czas skontaktowania się z księgowym i przekazania mu dokumentów ulega maksymalnemu skróceniu. Co więcej, elektroniczne archiwum działające 24 godziny na dobę pozwala przeglądać dokumenty w każdym miejscu i o każdej porze przez kilka osób jednocześnie. Dzięki temu oszczędzamy nasz czas, zwiększamy produktywność i usprawniamy obieg dokumentacji księgowej. Elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART to najlepsze rozwiązanie dla zapracowanych i ambitnych przedsiębiorców oraz wspierających ich w biznesie nowoczesnych księgowych.