Przejść na nowy KSeF czy czekać?

Z danych podanych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do kwietnia 2022 roku zarejestrowano jedynie 258 uwierzytelnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Zainteresowanie nową platformą utrzymuje się na razie na niskim poziomie, na co na pewno wpływa fakt, że korzystanie z niej jest jeszcze dobrowolne. Czy warto czekać z zapoznaniem się z KSeF do czasu, aż system stanie się  obowiązkowy, czy lepiej zrobić to już teraz?

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur jest kolejnym z etapów cyfryzacji usług administracji oraz transformacji cyfrowej Polski. Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, w którym korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie obligatoryjne. Przed Polską takie zmiany wprowadziły Włochy, Hiszpania i Portugalia.

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych zostało zatwierdzone przez KE 30 marca 2022 roku. Teraz trzeba poczekać kilka tygodni, aby projekt decyzji derogacyjnej uzyskał akceptację Rady Unii Europejskiej. Derogacja dotyczyła  wyrażenia zgody na odstępstwo od art. 218 i 232 Dyrektywy Rady 2006/112/WE.

KSeF ma służyć do ujednolicenia wzorów faktur, a także – czego nie da się ukryć – do większej kontroli nad funkcjonowaniem polskich przedsiębiorstw. Zasada działania KSeF jest prosta – przedsiębiorca wystawia fakturę za pośrednictwem systemu lub inwestuje w program księgowy, który robi to automatycznie. Dane z faktur są zbierane w ogólnym systemie Ministerstwa Finansów, a przedsiębiorca nie musi martwić się o konieczność archiwizowania i przechowywania rachunków w papierowej formie lub na dysku.

Obserwując nastroje polskich przedsiębiorców, można jednak zauważyć, że niespecjalnie spieszy im się do logowania na platformie, co potwierdzają zresztą dane z Ministerstwa. Co więcej, wielu dotychczasowych użytkowników zgłasza różnego rodzaju błędy – od dublujących się faktur, po te związane z funkcjonalnością i działaniem platformy.

Nieidealny KSeF nadal na etapie testów

Chociaż system KSeF został oficjalnie oddany do użytku już 1 stycznia 2022 roku, korzystanie z możliwości wystawiania ustrukturyzowanych faktur jest jeszcze dobrowolne. Firmy, które miały już okazję przetestować w praktyce platformę, wychwytują jednak wiele nieprawidłowości. Według ekspertów aktualnie działający KSeF jest wersją nieidealną, która powinna być jeszcze w fazie beta testów, a nie oddaną do korzystania przez faktycznych użytkowników. Tym bardziej że błędy w postaci źle wystawionych faktur mogą kosztować podatników sporo problemów.

Czy warto już teraz korzystać z KSeF, czy lepiej poczekać?

KSeF ma być obowiązkowy od 1 stycznia 2024 roku, choć może się zdarzyć, że ten termin zostanie przesunięty w czasie. Czy warto zatem korzystać z systemu już teraz?

Zdania są podzielone. Z jednej strony główną z zalet systemu ustrukturyzowanych faktur jest wygoda ich wystawiania i systemowe potwierdzenie odbioru faktury przez kontrahenta. Dobre aplikacje księgowe umożliwiają automatyczne przesyłanie faktur do KSeF, co sprawia, że wykorzystanie jego potencjału nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi czynnościami.

Z drugiej strony jednak wiele błędów systemowych i brak szybkiej reakcji na ich zgłaszanie sprawia, że platforma, która według założeń ma usprawniać przebieg wystawiania faktur, przysparza wielu kłopotów i frustracji.

E-book od Saldeo o KSeF

Niezależnie od tego, jaki termin przejścia na KSeF wybierze firma, na pewno warto się do tego procesu odpowiednio przygotować. Eksperci Saldeo opracowali i udostępnili rzetelną, bezpłatną publikację E-book o KSeF, która w przystępny sposób wyjaśnia i analizuje nowe przepisy.  Dowiesz się z niego:

• Co to jest KSeF?
• Kogo dotyczy?
• Od kiedy będzie obowiązywał?
• Jak się do niego przygotować?

Na idealnie dopracowaną wersję KSeF trzeba jeszcze poczekać. Osoby, które już testują działanie systemu Ministerstwa Finansów i zauważają ewentualne błędy, powinny na bieżąco zgłaszać je administratorom strony. To z pewnością pomoże w udoskonaleniu Krajowego Systemu e-Faktur i sprawi, że w momencie, w którym jego obowiązywanie stanie się obligatoryjne, nie będziemy musieli mierzyć się z niepotrzebnymi trudnościami.

Źródło: [1] Wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w celu upoważnienia do stosowania środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 tej dyrektywy.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.