Kategoryzacja, wymiary i analiza danych w SaldeoSMART

Archiwum elektroniczne jest zbiorem skanów wielu firmowych dokumentów. Znajdziemy tam w głównej mierze faktury kosztowe czy sprzedażowe. Jak wprowadzać dokumenty do elektronicznego archiwum i nadawać je za pomocą SaldeoSMART oraz ile na tym może zyskać nasze przedsiębiorstwo?

Kategoryzacja

Każdy dokument, który trafi do archiwum elektronicznego, podlega automatycznej kategoryzacji. Odpowiednie skategoryzowanie danej faktury pozwala na określenie, w jaki sposób ma ona zostać później zaksięgowana. Kategoryzacja odbywa się przez nadanie dokumentom odpowiednich kategorii, które zawierają w sobie informacje na temat numerów kont księgowych czy opisów zdarzeń. Aby całkowicie wyeliminować proces ręcznego przenoszenia dokumentów, dla niektórych programów przygotowana została automatyczna synchronizacja kategorii. Dzięki temu, możemy stworzyć całą listę tych, które były już przez nas stosowane. Kategorie możemy tworzyć także pojedynczo, dostosowując aplikację do swoich indywidualnych potrzeb.

Wymiary – wsparcie dla kategoryzacji

Oprócz nadawania kategorii dokumentom, pomocne mogą okazać się także wymiary. Stanowią one uzupełnienie informacji księgowych zawartych w danej kategorii, jak również mogą przenosić te dane, które nie są ujmowane w ramach kategorii.  Wymiary tworzone są indywidualnie na potrzeby każdej firmy. Dzięki nim, możemy bardziej szczegółowo opisać takie dane jak: miejsce powstania kosztów, dział firmy lub projekt, którego dotyczy dany wydatek, czy pracownika, który go dokonał. W większości obecnie wykorzystywanych programów księgowych, przenoszenie wymiarów zależy głównie od zakresu integracji, uwzględniających ich wykorzystanie. Uzupełnienie kategoryzacji o wymiary, pozwala kompleksowo i bardziej szczegółowo opisać każdy koszt. Dzięki temu, możemy nie tylko poprawnie zaksięgować dany dokument, ale także dokonać analizy oraz kontroli wydatków w naszej firmie.

Więcej o tym jak panować nad wydatkami w firmie można przeczytać tutaj.

Analiza danych – wygenerowanie raportu w Excel

Każdy jeden dokument, który wprowadzamy do archiwum elektronicznego posiada ogromną ilość istotnych informacji. Analiza firmowych danych jest nieocenionym i niezwykle pomocnym narzędziem, które może przynieść Twojej firmie wiele korzyści. SaldeoSMART umożliwia pobranie do pliku Excel wszelkich dokumentów, takich jak: faktury kosztowe, sprzedażowe czy towarowe wraz z ich opisami. Następnie, mamy możliwość wygenerowania, raportów dotyczących, m.in.: sumy wydatków według kontrahentów, sumy wydatków według rodzaju zakupu, sumy wydatków według kategorii księgowej czy sumy wydatków według działów firmy z podziałem na pracowników. Jeśli wciąż rozwijasz swoje przedsiębiorstwo, możesz skorzystać z zestawienia, które szczegółowo przedstawia wydatki na realizowane projekty z podziałem na działy firmy. Z funkcji „Pobierz do Excel” możemy skorzystać w dwóch miejscach: na liście faktur/dokumentów, bądź w wyszukiwarkach. Dzięki analizie firmowych danych możemy sprawdzić, jakie koszty pojawiają się najczęściej, a także jakiego rodzaju są to wydatki, jak również, który dział generuje ich najwięcej. Co więcej, możemy także sprawdzić sumę faktur, które zostały zapłacone przez kontrahentów, a które nie, dzięki czemu możemy skuteczniej i szybciej ściągnąć zaległe należności i zadbać o naszą płynność finansową. Świadomość struktury kosztów w firmie jest niezwykle istotna w planowaniu dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.