E-teczki – jakie wzory dokumentów warto mieć?

Nowy rok 2019 przyniósł zmiany przepisów dotyczących e-teczek pracowniczych. Od teraz możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akt osobowych) w formie elektronicznej. Jakie wzory dokumentów warto przygotować, by były dostępne dla pracowników i działu Kadr?

Obowiązkowe dokumenty w e-Aktach Osobowych

Nowe Akta osobowe składają się teraz z 4 części. Są podzielone logicznie na chronologiczne etapy „życia” pracownika w firmie:

1. Część A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia,
2. Część B – dokumenty z okresu trwania zatrudnienia,
3. Cześć C – informacje o karach i naganach, które — co do zasady — można anulować, dlatego ich wyodrębnienie w osobnej części ma pomóc lepiej nimi zarządzać,
4. Część D – dokumenty po okresie zatrudnienia (dawna część C).

Każda część teczki osobowej zawiera dokumenty, które będą musiały zostać zeskanowane z oryginału (np. świadectwa, zaświadczenia lekarskiej, dyplomy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy). Każda z nich zawierać będzie również dokumenty tworzone już w firmie (kwestionariusz osobowy, wnioski urlopowe, świadectwo pracy, wypowiedzenie).

Aby ułatwić życie Kadrowemu oraz samym pracownikom, warto przygotować wzory dokumentów i wniosków, które będą potrzebne do pełnego skompletowania teczek osobowych.

Jakie wzory dokumentów na potrzeby e-teczek pracowniczych warto przygotować?

• Skierowanie na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),
• Umowa o pracę zawierana z pracownikami,
• Zakres obowiązków dla poszczególnych stanowisk w firmie,
• Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy, zasadami BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą dla danego rodzaju pracy,
• Potwierdzenie poinformowania pracownika (np. o warunkach zatrudnienia, stosowanym w firmie monitoringu, ryzyku zawodowym),
• Oświadczenie o powierzeniu mienia pracownikowi,
• Wypowiedzenie umowy o pracę (zarówno ze strony pracodawcy, pracownika, jak i porozumienie stron),
• Świadectwo pracy.

Powyższe dokumenty są niezbędne w każdej firmie, która zatrudnia pracowników na umowę o pracę.

Dodatkowe dokumenty przydatne dla pracowników i działu HR

Dokumentacja pracownicza nie ogranicza się jedynie do teczki pracowniczej i jego akt. To również całe spektrum dodatkowych dokumentów, które pracownik składa, jeśli czegoś potrzebuje od swojego pracodawcy czy kadr.

Niektóre dokumenty muszą być dołączane do akt pracowniczych (np. umowa o zakazie konkurencji), ale przygotowywanie ich ma sens tylko wtedy, kiedy firma faktycznie zamierza z tego typu narzędzi korzystać.

Przygotowanie gotowych do pobrania wniosków i formularzy to doskonały sposób na:

• Wprowadzenie porządku w dokumentacji i zunifikowanie wszystkich dokumentów – dzięki temu, że każdy składa wniosek wg tego samego wzoru, łatwiej zarządzać dokumentami i je analizować.
• Zadbanie o to, by każdy dokument zawierał wszystkie niezbędne informacje – wzory dokumentów do pobrania w Internecie często bywają niekompletne bądź niezgodne z obowiązującymi przepisami.
• Ułatwienie pracownikom składania wniosków i oszczędzanie ich czasu, ponieważ nie muszą szukać wzorów w czasie pracy.
• Oszczędzenie czasu specjalistom HR, którzy dzięki temu nie muszą każdemu z osobna odpowiadać na pytanie o wzór wniosku o zaświadczenie o zarobkach czy zgłoszenie zapotrzebowania na szkolenie.

Niektóre systemy do zarządzania e-teczkami pracowniczymi (na przykład SaldeoSMART) pozwalają na umieszczenie w elektronicznym archiwum dokumentów kadrowych własnych szablonów dokumentów, które następnie mogą być wykorzystywane przez pracowników czy uprawnione osoby. Dla dokumentów kadrowych w SaldeoSMART jest to typ Inne. Warto skorzystać z tej funkcjonalności.

Przeczytaj o e-teczkach pracowniczych, czyli archiwum dokumentów kadrowych zgodnym z nowymi regulacjami

Jakie wzory dokumentów i formularzy mogą się przydać w codziennej pracy HR?

• Upoważnienie do dostępu do danych osobowych i ich przetwarzania (dla pracowników zarządzających zakładem oraz osób mających kontakt danymi osobowymi innych pracowników – np. pracownicy działu kadr),
• Umowa – zlecenie (jeśli firma zawiera takie umowy z pracownikami lub osobami zewnętrznymi) oraz wszystkie pozostałe dokumenty wymagane przy zawieraniu tego typu umów – np. oświadczenie o osiągnięciu minimalnego wynagrodzenia z tytułu innej umowy, ewidencja godzin pracy lub oświadczenie zleceniobiorcy o czasie trwania pracy nad zleceniem,
• Umowy o dzieło lub współpracę B2B,
• Wniosek o zaliczkę,
• Umowa o zakazie konkurencji (jeśli taka jest w firmie stosowana),
• Wniosek o uzyskanie zaświadczenia o zarobkach,
• Oświadczenie o ukaraniu pracownika karą porządkową,
• Wniosek o zakupy (np. urządzeń czy materiałów biurowych zgodnie z tym, w jaki sposób firma zarządza zamówieniami).

Wzory dokumentów kadrowych to ogromne ułatwienie w codziennej pracy Kadrowca. Warto przenieść je z lokalnych dysków do systemu, który pozwoli nadać użytkownikom odpowiednie uprawnienia do ich modyfikacji czy pobierania i zapewni sprawne funkcjonowanie obsługi pracowniczej.