Co powinny zawierać faktury ustrukturyzowane?

Faktury ustrukturyzowane są w 2022 roku fakultatywne. To znaczy, że polscy przedsiębiorcy mogą z nich korzystać, ale nie muszą. Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego w 2024 roku. Właścicielom firm zostało zatem niewiele czasu na przygotowanie się do nowego sposobu dokumentowania transakcji czyli formatu faktur ustrukturyzowanych.

Czym charakteryzuje się e-faktura?

E-faktura ustrukturyzowana jest trzecim rodzajem faktur wystawianych przez przedsiębiorców, obok faktur papierowych i elektronicznych. Czym charakteryzuje się e-faktura, która weszła do obiegu 1 stycznia 2022 r.? Oto jej najważniejsze cechy:

• e-faktury mają format xml, który można zwizualizować i np. wydrukować,
• można je wystawiać w Krajowym Systemie e-Faktur (państwowy system teleinformatyczny) lub za pośrednictwem oprogramowania wspierającego księgowość, np. wielofunkcyjnej platformy SaldeoSMART, w której użytkownik wyśle i odbierze faktury z KSeF,
• dokument wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur staje się fakturą ustrukturyzowaną po nadaniu mu numeru w KSeF,
• każda e-faktura ma indywidualny numer,
• na otrzymywanie e-faktur ustrukturyzowane z KSeFi należy wyrazić zgodę – w przypadku odmowy trzeba wystawić fakturę tradycyjną lub elektroniczną (np. zwizualizować e-fakturę w postaci PDF),
• przedsiębiorca nie musi przechowywać faktur wystawionych (będą w KSeF przez 10 lat),
• faktura ustrukturyzowana uwierzytelniana jest za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego oraz pieczęci kwalifikowanej,
• po nadaniu identyfikatora faktura jest automatycznie udostępniana odbiorcy i uznana za dostarczoną.

Klasyczna faktura a faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to automatyzacja obiegu faktur oraz nowy sposób księgowania faktur. To również kolejny przykład cyfryzacji ogarniającej każdy aspekt działalności biznesowej.

Klasyczna faktura – w formie papierowej – przechodzi do lamusa. Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje w świecie cyfrowym. Nie ma namacalnej formy, można ją tylko zwizualizować. W Krajowym Systemie e-Faktur KSeF będzie zapisana w formacie xml.

Przedsiębiorca wystawiający faktury ustrukturyzowane musi pamiętać, że Krajowy System e Faktur nie będzie przechowywał załączników do faktury. Trzeba je dostarczyć odbiorcom poza systemem KSeF.

W przeciwieństwie do klasycznych, faktury ustrukturyzowane mają ustalony i niezmienny wzór (strukturę logiczną zgodną z FA_VAT) zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów. Wymiana faktur sprzedażowych i zakupowych odbywa się w KSeF.

Krajowy system e faktur sprawi, że skończy się problem z zawieruszonymi dokumentami – e-faktury nie można zgubić.

Korzystanie z Krajowego systemu e faktur jest od 1 stycznia 2022 r. dobrowolne. Ministerstwo Finansów zapowiada, że obowiązek wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych wejdzie w życie w 2024 roku.

Zalety faktur ustrukturyzowanych

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego przy użyciu systemów informatycznych np. SaldeoSMART.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych wymaga zmian organizacyjnych w firmach. To m.in. integracja systemów fakturowych i finansowo-księgowych z platformą KSeF.

Przedsiębiorców czeka sporo pracy, przede wszystkim w dużych spółkach, jednak nie mają wyboru: po okresie przejściowym e faktura i KSeF będą jedynym legalnym sposobem udokumentowania wzajemnych rozliczeń.

Na szczęście cyfryzacja to również duże plusy. Do najważniejszych zalet faktur ustrukturyzowanych należy:

• brak konieczności archiwizacji faktur,
• standaryzacja i jeden wzorzec ułatwiający proces wystawiania faktur,
• skrócenie zwrotu podatku VAT – podatnicy wybierający e-fakturę, otrzymają zwrot podatku VAT 20 dni wcześniej (po 40 dniach),
• przyspieszenie obrotu faktur,
• standaryzacja wzajemnych rozliczeń w ramach krajowego systemu e faktur,
• koniec z obawą o zniszczenie lub zgubienie faktury,
• e faktura nie wymaga wystawiania duplikatów,
• podatnik wystawiający faktury w KSeF nie musi wysyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – są dostępne w KSeF

KSeF – krajowy system e faktur

Krajowy System e Faktur działa od 1 stycznia 2022 r. Już teraz służy pierwszym firmom do odbierania faktur elektronicznych i ich wystawiania. Ministerstwo Finansów stara się zachęcić kolejnych przedsiębiorców do przejścia na e-faktury. Czekają na nich profity, np. otrzymają zwrot VAT szybciej niż ich koledzy nieużywający systemu KSeF.

System teleinformatyczny KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych i ich otrzymywanie. Jednocześnie będzie służył jako repozytorium dla faktur. Dla służb skarbowych stanie się narzędziem do analizy i kontroli danych oraz uszczelnienia systemu podatkowego. Celem jego wprowadzenia jest również ograniczenie nieprawidłowości w rozliczeniu podatku VAT.

Jakie korzyści może przynieść korzystanie z faktur elektronicznych?

Korzyści wynikające z użycia faktur ustrukturyzowanych wybiegają poza aktualne propozycje Ministerstwa Finansów związane np. z szybszym zwrotem VAT.

Polscy przedsiębiorcy, właściciele firm i działy księgowe mają w przyszłości docenić krajowy system e faktur: brak konieczności przechowywania faktur, wygodę rozliczeń wynikającą z wprowadzenie jednego standardu faktury oraz zwiększenie szybkości wymiany danych (wszystkie faktury znajdą się w cyfrowym repozytorium).

Już teraz warto poznać system e faktur KSeF – od wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie ma odwrotu, a szybsze dostosowanie systemów IT i systemów księgowych ułatwi firmie bezkolizyjne przejście cyfrowej rewolucji.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART