Bilans księgowy – co to jest i jak go sporządzić?

Zbliżający się koniec roku sprawia, że coraz więcej przedsiębiorców przygotowuje się do podsumowania działalności swojej firmy w danym roku obrachunkowym. Jednym z niezbędnych elementów sprawozdania finansowego jest bilans księgowy. W tym artykule wyjaśnimy, co to jest bilans księgowy, jak wygląda i kto powinien go sporządzić.

Co to jest bilans księgowy?

Bilans księgowy jest jednym z kluczowych elementów sprawozdania finansowego. Jest ono jedną z obligatoryjnych formalności przedsiębiorców, którzy prowadzą księgi rachunkowe. Bilansem księgowym nazywa się szczegółowe zestawienie pasywów i aktywów przedsiębiorstwa. Wyróżniamy:

• bilans otwarcia – sporządzany na początku roku obrachunkowego,
• bilans zamknięcia – tworzony na zakończenie okresu sprawozdawczego.

Bilans rachunkowy ma za zadanie podsumować zasoby firmy, określić sposoby ich pozyskania, wyszczególnić zobowiązania firmy i obliczyć posiadany kapitał własny.

Bilans księgowy – jak zrobić go prawidłowo, aby nie stworzyć sobie dodatkowych problemów podczas ewentualnej kontroli jednostki nadrzędnej? Należy powierzyć go w ręce specjalistów!

Kto tworzy bilans księgowy?

Bilans księgowy jest sporządzany przez profesjonalnych księgowych i biura rachunkowe. Warto jednocześnie pamiętać, że bilans księgowy jest zawsze zatwierdzany przez zarząd i docelowo to on ponosi odpowiedzialność za przedstawione w nim informacje.

Jak wygląda bilans księgowy?

Do podsumowania roku obrachunkowego niezbędne jest stworzenie sprawozdania finansowego. Bilans księgowy jest jedną z jego integralnych części. Poza bilansem księgowym sprawozdanie finansowe zawiera również rachunek zysków i strat, a także opcjonalnie – dodatkowe informacje (np. rodzaj wykorzystanej metodyki wyceny itp.).

Bilans księgowy obejmuje zbiór niezbędnych informacji o firmie. Do podstawowych danych zaliczane są informacje umożliwiające identyfikację przedsiębiorstwa (nazwa i adres firmy, NIP, REGON). Aby przygotowany dokument mógł mieć moc prawną, niezbędne będzie również nadanie mu  stosownego tytułu „Bilans”, określenie momentu bilansowego (to data wyceny aktywów i pasywów), wskazanie daty i miejsca opracowania bilansu, złożenie podpisów osób zatwierdzających bilans księgowy, ale też przede wszystkim – wypisanie wszelkich pasywów i aktywów firmy zgodne z zasadą równowagi bilansowej.

• W aktywach bilansu znajdują się aktywa bieżąca i aktywa stałe.
• W pasywach umieszczone są: kapitał własny, zobowiązania bieżące i długoterminowe.
• Równowaga bilansowa zakłada, że suma pasywów i aktywów powinna być taka sama.

Przeczytaj, jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS! Opisaliśmy wszystko, w artykule!

Kiedy przygotowuje się bilans księgowy?

Chwila przygotowania bilansu księgowego nie jest przypadkowa. Kiedy tworzy się bilans księgowy? W momencie zamknięcia ksiąg rachunkowych. Do takiej sytuacji dochodzi:

• w dniu zamknięcia roku obrotowego firmy,
• po zakończeniu postępowania upadłościowego,
• po likwidacji firmy, jej sprzedaży czy zamknięciu działalności,
• w przeddzień zmiany formy prawnej przedsiębiorstwa,
• w przeddzień fuzji lub podziału firmy,
• w przeddzień ogłoszenia upadłości lub postawienia przedsiębiorstwa w stan likwidacji,
• w dniu połączenia firmy (sytuacja związana z przejęciem przez inną jednostkę),
• ale też w innych sytuacjach przewidzianych w Art. 46.  – [Bilans]  – Rachunkowość z ustawy o rachunkowości.

Od chwili powstania tzw. dnia bilansowego spółki mają 3 miesiące na sporządzenie bilansu księgowego. Jeżeli jednak rok obrotowy przedsiębiorstwa zbiega się z rokiem kalendarzowym, a więc dzień zakończenia roku obrachunkowego przypada na koniec grudnia,  przyjmuje się, że termin oddania bilansu upływa 31 marca.

Z kolei na zatwierdzenie bilansu księgowego przez zarząd jest nieco więcej czasu. Przepisy stanowią, że zaprezentowany bilans powinien być zatwierdzony przez władze firmy najpóźniej do 6 miesięcy od chwili wystąpienia dnia bilansowego. W sytuacji, w której rok obrotowy firmy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, przyjmuje się, że będzie to 30 czerwca.

Prawidłowo przygotowany bilans księgowy jest jednym z ważniejszych elementów sprawozdania finansowego firmy. Proces tworzenia bilansu ułatwiają nowoczesne aplikacje księgowe, ale nie da się ukryć, że do jego stworzenia niezbędne jest doświadczenie i branżowa, specjalistyczna wiedza z dziedziny rachunkowości. Stworzony przez system bilans należy bowiem dokładnie sprawdzić i ewentualnie wprowadzić do niego dodatkowe zapisy związane z wyceną bilansową aktywów i pasywów. Czasami konieczne jest wykonanie dodatkowego podziału i przyporządkowania sald końcowych kont bilansowych. Jest to czasochłonne i bardzo odpowiedzialne zajęcie.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.