Redakcja 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Redukcja kosztów i optymalizacja procesów w firmie to obecnie podstawa przewagi konkurencyjnej. Nie wystarczy oferować dobrego produktu czy usługi. Trzeba jeszcze robić to szybko i stosunkowo tanio. Im zatem niższe koszty prowadzenia działalności, bardziej sprawny zespół pracowników i szybsza reakcja na zapotrzebowanie rynku, tym lepiej może rozwijać się działalność. Jakie oszczędności zyskuje firma dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów?
Czy w optymalizacji kosztów może pomóc elektroniczny obieg dokumentów? Okazuje się że tak! Są oszczędności, które można zauważyć właśnie dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów. To czas, koszty i zasoby ludzkie.
 | Poznaj 5 argumentów finansowych, dzięki którym przekonasz szefa, że pora wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów |
1. Czas to pieniądz
Najważniejszą i najbardziej mierzalną oszczędnością firmową, wynikającą z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów, jest zdecydowanie oszczędność czasu. Osiąga się ją na kilka sposobów, wśród których są m.in.:
- szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu (dzięki technologii OCR i automatycznemu odczytywaniu dokumentów);
- szybsze procesowanie dokumentów;
- mniej czasu potrzebnego na wyszukanie dokumentów;
- skrócenie czasu potrzebnego na przygotowywanie zestawień i raportów;
- zintegrowanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów z programem księgowym lub innymi programami ERP funkcjonującymi w firmie;
- przyspieszenie obsługi klienta (co owocuje większym zadowoleniem kontrahentów i przekłada się na większe możliwości współpracy).
Czas to pieniądz – każda oszczędność czasu przekłada się zatem na redukcję kosztów prowadzenia działalności.
2. Koszty obsługi dokumentów papierowych
Każdy papierowy wydruk to koszt zakupu papieru i tonera. Według raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” w przeciętnej firmie marnuje się około 8,2% papieru, co przekłada się na 50 kartek na pracownika miesięcznie. Taka ilość wydaje się mała, ale już przy 50-osobowej firmie mamy zmarnowanych 5 ryz papieru – a rocznie to ponad 600 zł strat (nie licząc tonera). Do tego dochodzi kwestia miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów, które powinny być zawsze „pod ręką” oraz teczek czy segregatorów, w których są archiwizowane.
Mając zaś archiwum online i wdrożony elektroniczny obieg dokumentów zmniejszają się zarówno koszty druku, jak i koszty przechowywania dokumentów.
3. Oszczędność zasobów ludzkich
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pomaga sprawniej zarządzać procesami zachodzącymi w firmie. Uporządkowane, elektroniczne archiwum online pozwalające na szybkie wyszukanie każdego dokumentu, jego podgląd w systemie (bez konieczności sięgania po papierowy wydruk) oraz szybka informacja na temat tego, kto aktualnie pracuje nad dokumentem i na jakim etapie znajduje się każda sprawa, to również redukcja poziomu stresu w miejscu pracy, jaki odczuwa pracownik.
Według Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy stres w pracy, który ujawnia się, kiedy wymagania środowiska przekraczają zdolności i kompetencje pracowników, bardzo mocno oddziałuje na ich zdrowie i samopoczucie. Przy stresogennym środowisku podwładni częściej cierpią na dolegliwości psychofizyczne, chorują (czyli opuszczają więcej dni pracy), spada ich efektywność, a do tego rośnie ich rotacja (generująca dodatkowe koszty związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników). Usprawnienie obiegu dokumentów wpływa zatem pośrednio na redukcję kosztów osobowych w firmie. Tworzy bardziej przyjazne i sprzyjające efektywności miejsca pracy. Co więcej, łatwiej także wdrażać nowych pracowników, jeśli przepływ firmowych dokumentów jest jasny i uporządkowany.
