Elektroniczne archiwum pomocne w rekrutacji

Co znajdziesz we wpisie:

Posiadanie elektronicznego archiwum, które pozwala na tworzenie własnych wymiarów dla dokumentów, dodawanie do nich opisów i oznaczanie konkretnymi informacjami to również możliwość prowadzenia bardziej sprawnej rekrutacji i tworzenia bazy kandydatów. Jak wykorzystać elektroniczne archiwum SaldeoSMART do rekrutacji?

Jak zazwyczaj wygląda proces rekrutacyjny od strony archiwizacji dokumentów?

Otóż kandydaci przesyłają CV na konkretny adres mailowy (np. praca@) ewentualnie, jeśli firma korzysta z systemu ATS, maile z aplikacjami trafiają do bazy zewnętrznego, opłacanego abonamentem systemu do rekrutacji. CV są oglądane, segregowane, niekiedy ściągane na dysk by wysłać je w paczkach do innych osób zaangażowanych w rekrutację bądź archiwizowane są wewnętrznym dysku w firmie. Na potrzeby rozmowy kwalifikacyjnej często się je drukuje (choć coraz częściej można zauważyć korzystanie z tabletów podczas rozmów). A po zakończonej rekrutacji, papierowe CV są niszczone, a elektroniczne (jeśli nie zostaną usunięte z dysku) po prostu „wiszą na skrzynce mailowej”, czyli pozostają w folderach programu pocztowego i na serwerach firmy. Czy się do nich wraca? Z reguły nie. Niekiedy, jeśli rekruter otrzyma CV osoby, która wydaje mu się znajoma, bywa że sprawdza czy ten ktoś już wysyłał CV używając maila bądź nazwiska kandydata, ale na tym z reguły kończy się dalsze wykorzystywanie zgromadzonych CV.

Dlaczego rekruterzy rzadko korzystają z już otrzymanych przy innych rekrutacjach CV?

Z dwóch powodów. Po pierwsze część CV okazuje się już „nieaktualnych” (czyli kandydat nie jest już zainteresowany pracą), po drugie zaś, przeglądanie starych CV i ponowne przekopywanie się przez maile jest po prostu męczące. Reskruterzy nie posiadając systemów, które pozwoliłyby im sprawnie zarchiwizować i uporządkować CV kandydatów po prostu wolą przygotować i wyemitować kolejne ogłoszenie (za około 400 zł) niż „bawić się” w szukanie igły w stogu siana.

A gdyby tam móc każde CV zarchiwizować za pomocą systemu odczytującego treść dokumentu i dodatkowo móc każdy z dokumentów opisać tak, by ich wyszukiwanie i sortowanie było łatwe? W takiej sytuacji korzystanie z już zgromadzonych aplikacji byłoby banalnie proste. Przykładowo, dwa lata temu szukaliśmy Specjalisty ds. e- marketingu. Dziś, ponieważ firma się rozwinęła, chcemy zatrudnić dedykowanego specjalistę Adwords. Czy mamy takiego w bazie? Wystarczy sięgnąć do archiwum i sprawdzić ustawiony wcześniej wymiar „adwords” bądź po prostu przeszukać bazę pod kątem konkretnego słowa kluczowego. Rok temu mieliśmy na rozmowie kandydata, który dziś sprawdziłby się idealnie, ale nie pamiętamy jak się nazywał? Nic trudnego! Jeśli przy archiwizacji CV wprowadziliśmy taki wymiar jak spotkanie rekrutacyjne – tak / nie, to możemy z łatwością przypomnieć sobie wszystkich kandydatów.

Dlaczego warto wykorzystać elektroniczne archiwum przy prowadzeniu projektów rekrutacyjnych?

Możliwość archiwizowania CV „w chmurze” pozwala na łatwą dystrybucję dokumentów aplikacyjnych do wszystkich zainteresowanych osób,
Gromadzone CV mogą zostać skategoryzowane w oparciu o opracowane wcześniej wymiary, co ułatwia ich przeszukiwanie,
Zeskanowane za pomocą programu OCR dokumenty, które zostaną zarchiwizowane mogą być następnie przeszukiwane pod kątem określonych słów kluczowych (np. konkretnych kompetencji czy certyfikatów),
Przechowywanie CV na własnym dysku czy w chmurze uniezależnia firmę od konieczności stałego opłacania abonamentu za system rekrutacyjny i nie powoduje utraty zgromadzonych danych przy zmianie systemu,
Przy rotacji na stanowiskach HRowych, firma zachowuje pełny dostęp do zgromadzonych CV, a wdrożenie się przez nowego rekrutera jest łatwiejsze (np. może on łatwo sprawdzić czy dana osoba była już kiedyś na rekrutacji czy nie).

Powyższe korzyści to tylko niektóre z możliwości, jakie daje wykorzystanie elektronicznego archiwum do prowadzenia archiwizacji i tworzenia bazy CV i kandydatów. A przy dzisiejszych, jakże wysokich kosztach rekrutacji, każde usprawnienie i idąca za nim oszczędność czasu mają bardzo wyraźny wymiar finansowy.

Pamiętaj o klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych na poczet przyszłych rekrutacji

Jeśli chcesz archiwizować CV i korzystać z nich w przyszłości musisz pamiętać o tym, że kandydaci powinni wyrazić zgodę na ich przechowywanie do celów przyszłych rekrutacji. Musi to być wyraźnie zaznaczone w CV, dlatego już przy umieszczaniu ogłoszenia, należy umieścić w nim informacje o oczekiwanej treści klauzuli, która zawiera informacje o tym, że CV będą gromadzone również na poczet przyszłych procesów rekrutacyjnych. W przeciwnym razie, nie będziesz mógł umieścić ich w chmurze i korzystać z nich np. za rok.