E-mail marketing a RODO – sprawdź, czy wiesz już wszystko!

Wielkimi krokami zbliża się data wejścia w życie unijnego rozporządzenia RODO, wprowadzającego zaostrzenie przepisów w zakresie przetwarzania wrażliwych danych. Nowa regulacja obowiązywać będzie we wszystkich krajach Unii Europejskiej, a w Polsce zastąpi dotychczasową ustawę o ochronie danych osobowych. Jak dostosować firmowy e-mail marketing do nowych wymogów?

Ustawa eliminuje obowiązek zgłaszania zbiorów danych do GIODO, ale wprowadza szereg innych obostrzeń, którym trzeba stawić czoła. Do najważniejszych z nich należą m.in.:

• Privacy by design oraz privacy by default – czyli uwzględnianie przepisów narzuconych przez RODO jeszcze na etapie projektowania strony internetowej czy innych serwisów, a także unikanie zbierania „na zapas” niepotrzebnych danych osobowych
• Wprowadzenie rejestru czynności przetwarzania – czyli utworzenie i aktualizowanie na bieżąco specjalnego dokumentu, w którym dokładnie określimy rodzaj przetwarzanych danych, sposób ich ochrony oraz osoby upoważnione do administrowania nimi
• Zgłaszanie zdarzeń niepożądanych – innymi słowy, jest to obowiązek zgłoszenia sytuacji, w której przepisy o ochronie danych zostały naruszone. Na poinformowanie o takim zajściu odpowiednich organów będziemy mieć tylko 72 godziny od momentu wykrycia zdarzenia
• Rozszerzony obowiązek informacyjny – oznacza to kompleksowe informowanie klientów o fakcie przetwarzania ich danych oraz dokładnym celu, w jakim to robimy. W tym przypadku konieczne będzie powołanie się również na przepisy prawa, zgodnie z którymi będziemy wykorzystywać wszystkie wrażliwe informacje.

 E-mail marketing – co się w nim zmieni?

Chcąc dostosować się do nowych przepisów RODO, nie możemy zapominać o tym, że również i sposób komunikacji newsletterowej ulegnie pewnym zmianom, unijne rozporządzenie bowiem będzie miało duży wpływ także na obszar e-mail marketingu.

Najważniejszą informacją dla wszystkich administratorów danych jest fakt, że nowe przepisy dotyczyć będą tylko procesu pozyskiwania nowych odbiorców do bazy wysyłkowej. Oznacza to, że nie musimy wysyłać do naszych dotychczasowych subskrybentów prośby o ponowne udostępnienie swoich danych – zakładając oczywiście, że do tej pory prowadziliśmy nasz e-mail marketing zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi wcześniej przepisami.

Kolejnym ważnym aspektem RODO jest wspomniane wcześniej privacy by default w kontekście prowadzonych zapisów do newslettera. Od maja nie będziemy mogli prosić naszych klientów o żadne dane, które – z punktu widzenia funkcjonalności newslettera – nie będą nam po prostu potrzebne (wyjątkiem są sytuacje, w których DOKŁADNIE uzasadniamy, dlaczego prosimy w formularzu o wypełnienie konkretnego pola i do czego użyjemy udostępnionych danych). Do tego rodzaju informacji należy np. adres zamieszkania, numer telefonu czy firmowy adres internetowy.

Zgoda na przetwarzanie danych

Każdy z nas „podpisał” w swoim życiu przynajmniej kilka zgód na przetwarzanie danych osobowych i wie, że z jasnym i jednoznacznym przekazem miały one dotychczas niewiele wspólnego. Od 25 maja ma się to radykalnie zmienić – po wejściu w życie RODO zgody na przetwarzanie danych osobowych mają napisane być oczywistym, przystępnym i zrozumiałym dla każdego językiem!

Checkboxy i darmowe e-booki

Kolejną, istotną zmianą w e-mail marketingu jest wyeliminowanie możliwości zachęcenia naszych klientów do pobrania darmowego e-booka w zamian za podanie adresu mailowego, a potem wykorzystywanie udostępnionych danych, np. do regularnej wysyłki newsletterów.

Nowe rozporządzenie unijne nakazuje nam przede wszystkim zawczasu i kompleksowo poinformować użytkowników o zamiarze wykorzystania przekazanych informacji oraz wyraźnie rozdzielić zgody na wykorzystywanie tych danych na te przeznaczone do celów marketingowych oraz, osobno, do celów handlowych.

Co najważniejsze, każdy checkbox (czyli inaczej „okienko”, które zaznaczamy podczas wyrażania zgody) musi być domyślnie odznaczony, aby zgoda została wyrażona stuprocentowo świadomie.

Nie ulega wątpliwości, że unijne rozporządzenie zmieni wiele w polityce prywatności polskich przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które aktywnie korzystają z e-mail marketingu do informowania klientów o wprowadzonych w ofercie nowościach czy też przypominania o ważnych wydarzeniach z życia firmy.

Niezależnie od tego, jak dalece zaawansowana jest nasza komunikacja newsletterowa, musimy pamiętać o tym, że po 25 maja musimy bezwzględnie dostosować się do nowych regulacji i lepiej dbać o ochronę wrażliwych danych naszych klientów, ponieważ wszelkie uchybienia mogą skutkować dotkliwymi sankcjami finansowymi.

Specjalisto, zadbaj o swój newsletter, zanim RODO wejdzie w życie!