Dokumentacja księgowa w wersji elektronicznej – jak ją prawidłowo przechowywać?

Każdy księgowy wie, jak ważne jest prawidłowe przechowywanie firmowej dokumentacji. I choć tradycyjna archiwizacja dokumentów bywa uciążliwa, to istnieje rozwiązanie, dzięki któremu nie tylko ułatwimy sobie pracę, ale też zaoszczędzimy mnóstwo czasu i pieniędzy. Mowa oczywiście o prowadzeniu dokumentacji księgowej w formie elektronicznej, co już dawno umożliwiła nowelizacja ustawy o rachunkowości.

Mimo że żyjemy w czasach postępującej cyfryzacji, to wciąż można znaleźć biura rachunkowe, które preferują tradycyjną formę prowadzenia księgowości. A to zadanie bardzo czasochłonne, biorąc pod uwagę stosy dokumentów, które trzeba skrupulatnie porządkować. Nie trudno wówczas o uchybienie, a nawet najmniejsza pomyłka może nas słono kosztować. Zwłaszcza taka, która wyjdzie na jaw podczas rutynowej kontroli skarbowej.

Na szczęście coraz więcej przedsiębiorstw korzysta z nowoczesnych programów komputerowych, które skutecznie eliminują przymus borykania się z uciążliwą papierologią. Używanie profesjonalnych systemów księgowych nie tylko umożliwia szybkie uporanie się ze wszystkimi dokumentami, ale przede wszystkim oszczędza nasz czas i pieniądze, a także przyczynia się do dbania o środowisko naturalne. To również niezawodny sposób na opanowanie biurokratycznego chaosu i zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów w firmie.

E-regulacje

Podobnie jak w przypadku tradycyjnej archiwizacji, również ta elektroniczna posiada liczne obostrzenia prawne, których trzeba skrupulatnie przestrzegać. Wszystkie regulacje związane z przechowywaniem dokumentacji w postaci zapisu elektronicznego określają dwie ustawy: o rachunkowości oraz podatku od towarów i usług. Przepisy regulujące zasady korzystania z nowoczesnej księgowości nie są zbyt skomplikowane i podkreślają głównie konieczność ochrony danych przetrzymywanych w komputerze.

Jakie warunki zatem muszą zostać spełnione, aby móc swobodnie pracować, mając do dyspozycji tylko laptop?

Po pierwsze, musimy zadbać o dostęp do dokumentacji na wypadek problemów z łącznością internetową. W tym celu wystarczy po prostu zapisywać każdy dokument na dysku twardym w postaci elektronicznego pliku (zazwyczaj w formacie PDF). Warto również pamiętać o robieniu profesjonalnych back-upów bo tylko wtedy zyskamy pewność, że w razie awarii nie zostaniemy pozbawieni dostępu do cennych informacji.

Księgowanie w formie elektronicznej nie zwalnia nas z obowiązku przechowywania dokumentów przez okres od 5 do 50 lat, w zależności od rodzaju danych w nich zawartych. Poza przestrzeganiem czasu upływu terminu przedawnienia, należy również zadbać o chronologię dokumentów, podział na okresy sprawozdawcze czy właściwy opis – wszystko po to, aby w każdej chwili można je było łatwo odnaleźć.

Co najważniejsze, elektroniczna dokumentacja księgowa musi być należycie chroniona zarówno przed niedozwolonymi zmianami, jak i nieupoważnionym rozpowszechnianiem czy zniszczeniem. Niezależnie od polityki bezpieczeństwa, jaką zdecydujemy się zastosować, jesteśmy też zobowiązani do systematycznego tworzenia zapasowych kopii wszystkich dokumentów na bezpiecznych nośnikach cyfrowych danych, umożliwiających odczyt i wydruk informacji za pomocą innych urządzeń.

Wszystkie chwyty dozwolone?

Choć nowoczesne księgowanie niesie ze sobą wiele wymiernych korzyści, to warto podkreślić, że nie każdy dokument może być poddany elektronicznemu zapisowi. Na liście dokumentów, których nie zarchiwizujemy w takiej formie, znajdują się raporty z kasy fiskalnej oraz ewidencje przychodów, sprzedaży bezrachunkowej czy przebiegu pojazdu. Ponadto, wyłącznie w postaci elektronicznej możemy przechowywać tylko te dokumenty, które pierwotnie zostały sporządzone właśnie w tej formie. W przypadku pozostałych musimy zawsze mieć w zanadrzu ich papierowe oryginały.

Co możemy zapisać w wersji elektronicznej? Zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, są to przede wszystkim księgi przychodów i rozchodów, ewidencje wyposażenia i środków trwałych, rejestry VAT sprzedaży i zakupów oraz faktury sprzedażowe i kosztowe. Aby proces przetwarzania dokumentacji przebiegał sprawniej, warto rozważyć wdrożenie systemu wspomagającego pracę programu księgowego. Takim rozwiązaniem jest aplikacja SaldeoSMART, która dzięki zaawansowanej technologii OCR odczytuje zeskanowane dokumenty z niemal 100% skutecznością i usprawnia ich obieg w firmie.

Elektroniczne przechowywanie dokumentacji księgowej ma kluczowy wpływ na zarządzanie pracą całego biura rachunkowego. Zaprzyjaźnienie się z nowoczesną technologią nie tylko znacznie obniży koszty działalności, ale też pozwoli zaoszczędzić czas, który będziemy mogli przeznaczyć na najważniejsze obowiązki zawodowe. I choć prowadzenie księgowości za pomocą laptopa wymaga przestrzegania wielu zasad bezpieczeństwa, to w rzeczywistości wdrożenie takiego rozwiązania jest kamieniem milowym w rozwoju każdego specjalisty, który do tej pory wierny był tradycyjnym metodom pracy. Powiedz NIE papierologii i postaw na nowoczesną księgowość!