delegacje pracownicze

Delegacja pracownicza: wszystko, co musisz o niej wiedzieć

Udostępnij:

Jakie zasady obowiązują podczas delegacji pracowniczej w kraju i za granicą? Ile wyniosą diety, jakie koszty wyjazdu zwróci pracodawca, na czym polega rozliczenie delegacji? Czy pracownik może odmówić służbowego wyjazdu? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym przewodniku.

O delegacji pracowniczej mówimy w przypadku podróży służbowej pracownika, który na polecenie pracodawcy wykonuje obowiązki służbowe poza siedzibą firmy lub stałym miejscem wykonywania pracy.

 

Zasady delegacji pracowniczej reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej, wewnętrzny regulamin zakładu pracy i ewentualnie umowa o pracę.

Delegacja pracownicza – krajowa, zagraniczna

Przyjrzyjmy się jakie zasady obowiązują podczas wyjazdów służbowych na terenie kraju i podczas delegacji zagranicznych oraz sprawdźmy jak je rozliczyć.

Delegacja krajowa

Pracodawca wskazuje jakimi środkami komunikacji będzie poruszał się delegowany pracownik. Delegowana osoba otrzymuje diety czyli ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia. Pracownikowi w delegacji przysługuje zwrot poniesionych i udokumentowanych kosztów.

 

Do kosztów delegacji pracowniczej, które pracodawca zwraca pracownikowi zaliczamy:

 

  • przejazdy między miastami, 
  • przejazdy komunikacją miejską, 
  • noclegi,
  • inne niezbędne wydatki uznane przez pracodawcę (np. bilety za przejazd autostradą lub parkowanie).

Pracownik otrzyma zwrot kosztów o ile je odpowiednio udokumentuje, np. przedstawi bilety na pociąg lub rachunki za nocleg w hotelu.

 

Pracownik może pojechać w delegację, za zgodą pracodawcy, własnym samochodem. Pracodawca zwróci mu koszty – liczbę kilometrów pomnożoną przez stawkę za kilometr (górną granicę stawek określa ministerialne rozporządzenie). 

Delegacja krajowa – dieta

Dieta pracownicza wynosi minimalnie 30 zł za dobę podróży. Przysługuje w całości jeśli delegacja pracownicza trwa ponad 12 godzin oraz w wysokości 50 proc. jeżeli trwa 8 – 12 godzin.

 

Dieta będzie niższa jeżeli pracownik otrzyma bezpłatne wyżywienie (np. w hotelu). Kwota zwrotu za nocleg w hotelu nie może przekroczyć 600 zł czyli dwudziestokrotności diety. 

 

Delegacja zagraniczna

W przypadku delegacji zagranicznej, pracownik również otrzymuje diety. To ekwiwalent kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków. Również w przypadku wyjazdu za granicę pracodawca wskazuje środek transportu.

 

Przed wyjazdem w delegację zagraniczną, pracodawca wypłaca delegowanemu pracownikowi zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów.

 

Dieta podczas delegacji pracowniczej zagranicznej zależy od kraju docelowego. Przy obliczaniu wysokości diety stosuje się stawki określone przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Jeśli pracodawca sam ustala stawki, to minimalna dieta nie może być niższa od diety w delegacji krajowej.

 

Należy pamiętać, że za podróż służbową zagraniczną trwającą do 8 godzin przysługuje ⅓ diety, 8 – 12 godzin – 50 proc., a za ponad 12 godzin – 100 proc.

 

Bezpłatne całodzienne wyżywienie zmniejsza dietę delegowanego pracownika do 25 proc.

 

Limit zwrotu kosztów za zagraniczne noclegi ustala ministerialne rozporządzenie. 

 

Pracownik ma ryczałt w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z lotniska lub dworca. W przypadku choroby, pracodawca zwraca niezbędne i uzasadnione koszty leczenia pracownika.

 

Rozliczenie delegacji krok po kroku

Spójrzmy, jak wygląda rozliczenie delegacji pracowniczej. Oto poszczególne etapy związane z rozliczeniem podróży służbowej.

  1. Po powrocie z delegacji, pracownik przystępuje do rozliczenia podróży służbowej.
  2. Wypełnia dokument, w którym podaje m.in. swoje dane osobowe, cel podróży, miejsce wyjazdu i miejscowości docelowej, datę wyjazdu i powrotu, poniesione koszty.
  3. Pracownik przedstawia pracodawcy bilety, rachunki i faktury, które dokumentują poniesione koszty – ma na to 14 dni.
  4. Jeżeli pracownik nie może udokumentować poniesionego wydatku, to składa pisemne oświadczenie oraz podaje powód dlaczego nie jest w stanie załączyć rachunku, faktury lub biletu.

Warto pamiętać, że pracownik nie musi dokumentować wydatku diet. Nie ma również obowiązku przedstawiać faktur za koszty podróży odbytej prywatnym samochodem.

Ryczałt na dojazdy: delegacja

Ryczałt na dojazdy w delegacji zagranicznej obejmuje pokrycie kosztów dotarcia i powrotu z dworca kolejowego/autobusowego, portu, lub lotniska.

Ryczałt wynosi jedną dietę. Będzie zmniejszony o 50 proc. jeśli dojazd odbył się w jedną stronę.

Jeśli pracownik korzystał z komunikacji miejskiej, to przysługuje mu ryczałt w wysokości 10 proc. diety.

W przypadku delegacji, która odbywa się własnym pojazdem pracownika, ryczałt na dojazdy nie obowiązuje.

Na koniec warto zauważyć w jakich sytuacjach pracownik może odmówić wyjazdu w delegację. Co do zasady polecenie wyjazdu na delegację pracowniczą jest poleceniem służbowym. Odmowa jego wykonania może oznaczać poważne konsekwencje, łącznie ze zwolnieniem dyscyplinarnym. Jednak pracodawca musi zapytać pracownika o zgodę na wyjazd służbowy jeśli jest nim kobieta w ciąży lub osoba opiekująca się dzieckiem do lat czterech.

Szukasz narzędzia do rozliczania zaliczek pracowniczych? Sprawdź Panel Pracownika SaldeoSMART
Poprzedni
Płaca minimalna 2022 i stawka godzinowa netto
Następny
Pomysły na prezenty dla księgowych

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *