Czy skan faktury jest dokumentem księgowym?

Wokół e-faktur oraz skanów faktur narosło w ostatnich miesiącach i latach wiele mitów. Czy skan faktury jest dokumentem księgowym? Jeśli tak, to jakie warunki muszą być spełnione, żeby skan faktury został w księgach rachunkowych? Czy na podstawie skanu można uznać koszt za podatkowy lub odliczyć podatek VAT przez nabywcę? I co z wymaganą zgodą otrzymującego na przekazanie wyłącznie skanu faktury? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Czy skan faktury jest dokumentem księgowym? Skan a e-faktura

Zacznijmy od odpowiedzi na zasadnicze pytanie: czy skan faktury to e-faktura? Czy oba dokumenty mogą stanowić swoje synonimy w sensie księgowym?

Nie – wystawiona w formie papierowej faktura, nawet jeśli zeskanowana i zapisana w formacie PDF, nie jest tożsama z e-fakturą. To zwyczajny dokument przesłany odbiorcy (nabywcy) w formie elektronicznej. Musi ona jednak spełniać pewne podstawowe wytyczne. Mowa tu o takich aspektach jak:

• zapewnienie autentyczności pochodzenia – pewność, że tożsamość podmiotu wystawiającego fakturę jest zgodna z podmiotem faktycznie odpowiadającym za sprzedaż towaru czy usługi;
  
• czytelność wszystkich elementów faktury – czyli możliwość odczytania całej faktury, włącznie z takimi elementami jak pieczęć podmiotu wystawiającego, podpis, kwota, adres czy NIP;
  
• integralność treści – czyli zapewnienie, że w fakturze nie zmieniono żadnych danych.

Pamiętaj! Przesyłanie i udostępnianie faktur w formie elektronicznej (czyli również skanów) wymaga zgody odbiorcy na taką formę komunikacji. Jednak jest to zgoda tzw. domniemana, czyli zakłada się, że nabywca akceptuje otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, na przykład mailową. Należy jednak wiedzieć, że kontrahent w każdym momencie może swoją zgodę odwołać – ma do tego pełne prawo.

Dlaczego skan faktury papierowej nie jest e-fakturą?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy przyjrzeć się art. 2 pkt 32 u.p.t.u.

Mówi on, że przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Fakt, że użyty jest tu spójnik “i”, nie pozostaje bez znaczenia – oznacza to bowiem, że aby dokument był uznany za e-fakturę, muszą być spełnione oba postanowienia.

Co zatem będzie fakturą elektroniczną (e-fakturą)?

• Faktury wygenerowane elektronicznie i przesłane lub udostępnione w formie elektronicznej – mogą wystąpić w formatach takich jak XML czy PDF.

Co nie będzie fakturą elektroniczną (e-fakturą)?

• Faktury wygenerowane elektronicznie i zapisane w takim formacie jak PDF czy XML, ale wydrukowane i przekazane kontrahentowi w formie papierowej;
  
• Faktury wystawione w formie papierowej, następnie zeskanowane (np. do PDF) i udostępnione elektronicznie.

Jak widzisz, sytuacja, o której piszemy w tym artykule, to drugi przykład tego, co fakturą elektroniczną nie jest. Ponieważ nie spełnia obu warunków określonych w ustawie, nie możemy nazywać skanu papierowej faktury e-fakturą.

Wiemy już, jak wygląda kwestia skanu faktury a e-faktur – pozostał więc temat tego, czy skan faktury może być traktowany jako dokument księgowy?

Czy skan faktury jest dokumentem księgowym? Ustawa o VAT

Mówiąc najprościej – tak, otrzymanie faktury w formie skanu przy zachowaniu odpowiednich warunków może być równoznaczne z otrzymaniem tego samego dokumentu w formie papierowej, co oznacza, że traktowanie jej jako dokument księgowy jest w pełni zgodne z prawem.

O jakich warunkach mowa? Chodzi o wytyczne wymienione w art. 106m ustawy o VAT, o których wspominaliśmy w pierwszej części artykułu, czyli:

• autentyczność pochodzenia
• czytelność faktury
• integralność treści.

Skan faktury – dowód księgowy

Wiesz już, że otrzymany drogą mailową skan faktury papierowej przy zachowaniu warunków z art. 106m ustawy o VAT może stanowić dowód księgowy. Jak powinno się więc go zaksięgować? W księgach rachunkowych kontrahenta skan faktury ujmuje się dokładnie tak jak tradycyjną fakturę papierową.

Pamiętaj, aby dokument jeszcze przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych poddać kontroli merytorycznej, formalno-prawnej oraz rachunkowej. Odpowiednie adnotacje i świadectwo kontroli powinny znaleźć się bezpośrednio na dokumencie (czyli np. wydruku skanu), chyba że program finansowo-księgowy pozwala na identyfikację osoby lub osób akceptujących dokument. Takie informacje zapisują się także w SaldeoSMART, a dodatkowo istnieje możliwość dodania do dokumentu komentarzy. Dowiedz się więcej o możliwościach, jakie daje program – zautomatyzuj księgowość z SaldeoSMART!