Czy paragon może być dowodem księgowym?

Co znajdziesz we wpisie:

Księgowanie zazwyczaj odbywa się na podstawie rachunku bądź faktury VAT. Można jednak dokonać go w oparciu o zwykły paragon fiskalny. Sytuacje oraz warunki, które muszą być spełnione, aby to paragon stał się dowodem księgowym, wyjaśnia księga przychodów i rozchodów.

Czym właściwie jest dowód księgowy? To dokument, na podstawie którego dokonamy zapisu księgowego. Powinien być kompletny oraz zawierać szczegółowe informacje dotyczące zakupu. Będą to na przykład faktury, faktury bez VAT, rachunki bądź dokumenty celne.

Kiedy paragon będzie takim dowodem?

Paragon fiskalny jest traktowany jako dowód księgowy tylko w niektórych sytuacjach.

Według rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą to być następujące wydatki [i]:

zakup materiałów biurowych, środków czystości oraz BHP,
wydatki na zakup olejów oraz paliwa poniesione za granicą,
przejazd płatną autostradą.

Co musi się znaleźć na paragonie?

W pierwszej kolejności data i stempel jednostki, która go wydaje. Ponadto, paragon musi określać ilość, cenę jednostkową i wartość, za jaką dokonano zakupu. Nie można też zapomnieć o tym, aby uzupełnić go o takie dane jak nazwisko (nazwa zakładu) czy adres i rodzaj zakupionego towaru.

Poznaj możliwości SaldeoSMART, które ułatwi Ci pracę w Biurze Rachunkowym jaki w Firmie Skontaktuj się z nami. Nasz doradca odpowie na wszystkie Twoje pytania i przedstawi rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb.

Należy również wykazać, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także miał lub mógł mieć wpływ na przychody.

Jak odliczyć podatek VAT na podstawie paragonu?

Zazwyczaj to faktura jest uznawana za podstawowy dokument służący do odliczenia VAT-u. Istnieją jednak przypadki, gdy podatnik może użyć także paragonu fiskalnego.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur przedsiębiorcy odliczą podatek VAT od wydatków popartych paragonem za [ii]:

przejazdy autostradami płatnymi (w związku z podróżą służbową),
jednorazowe bilety (przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 kilometrów).

Jeśli podróż odbywała się za granicą, to należy przeliczyć kwotę na złotówki, a następnie ująć ją w księdze przychodów i rozchodów.

Jakie dane będzie musiał zawierać paragon za przejazd autostradą, aby odliczyć od niego podatek?

datę i numer wystawienia,
imię, nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
numer identyfikujący sprzedawcę na potrzeby podatku,
kwotę podatku,
kwotę należności,
informacje dające opcję identyfikacji rodzaju usługi, np. nazwy autostrady, którą podróżował płatnik.

Znając określone sytuacje, w którym możemy posłużyć się paragonem, księgowanie będzie dużo prostsze. Samo odliczenie podatku VAT również nie musi być skomplikowane, jeśli tylko spełnimy wszystkie warunki. Trzeba jednak pamiętać, kiedy jest to możliwe oraz o elementach, których nie może zabraknąć na paragonie fiskalnym.